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  • 企業(yè)崗位說明書編寫誤區(qū)分析

    時間:2021-01-23 09:14:05 崗位說明書 我要投稿

    企業(yè)崗位說明書編寫誤區(qū)分析

      規(guī)范的崗位說明書明確了工作的職責權限、任職資格、工作特點、工作目標等重要因素,能為企業(yè)進行工作評價、人員招聘、績效考核、確定培訓需求、薪酬管理提供依據(jù),但是很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)崗位說明書編制后,對于改善本企業(yè)的績效、提升人力資源管理工作效率并無預期的作用,崗位說明書規(guī)范和制約作用也無法體現(xiàn)。原因何在呢?

    企業(yè)崗位說明書編寫誤區(qū)分析

      一、職責界定不明確,任務交叉沒有理順

      我國企業(yè)目前普遍存在著崗位職責不清、任務指派隨意性較大、能者多勞、出現(xiàn)問題互相推諉等管理混亂的現(xiàn)象,因此,崗位說明書不應是簡單的對目前崗位工作任務的要求和描述,而應該通過崗位說明書的撰寫達到明確各崗位的職責權限,規(guī)范工作流程,實現(xiàn)科學管理的目的。在編制崗位說明書之前,必須進行認真的工作分析和調查,了解每一個崗位的工作任務、工作目標、工作條件、上下級的關系、任職資格等因素。在實際操作中,可靈活選擇用問卷調查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法進行。

      在界定崗位職責時,首先應編寫部門職責。崗位的職責應為部門職責的分解,部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現(xiàn),即“人人有事做,事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎,因此,界定崗位職責的第一步界定部門的職責。界定部門職責時,可根據(jù)部門的工作任務進行分析,規(guī)范各項任務的工作流程,找出部門之間交叉的工作,明確各部門的職責權限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序,反映各崗位之間的工作銜接關系。當出現(xiàn)職責交叉現(xiàn)象時,應具體問題具體分析,而不是簡單“一刀切”。

      其次,將部門職責分解到部門的各個崗位,明確各崗位之間的分工關系。這一過程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務量和工作的要求,應將部門的工作任務合理分解到具體的崗位,確定部門的崗位設置和人員安排,并明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對于多個崗位承擔某一共同任務時,應用規(guī)范的'語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項:會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析。

      二、描述不規(guī)范,用語不準確

      崗位職責的描述應能準確、清晰、真實的界定崗位承擔的責任、所具有的權限和崗位工作必須達到的目標、規(guī)范性責利關系?墒呛芏嗥髽I(yè)的崗位說明書沒有注意到描述用語的選擇,籠統(tǒng)地使用“負責、管理”等詞語,導致崗位職責的描述流于一般化、普遍化,出現(xiàn)“千崗一面”現(xiàn)象,或者使崗位職責描述過小或者過大,根據(jù)崗位說明書的描述方式和用語顯得尤為重要。標準的崗位職責描述格式應是“動詞+賓語+結果”,動詞的選擇可參照表1,賓語表示該項任務的對象,即工作任務的內容,結果表示通過此項工作的完成要實現(xiàn)的目標,可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃,保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支撐”。

      三、宣傳不到位,員工不理解

      崗位說明書涉及到對各崗位的描述與規(guī)范,目的是使員工明確了解自己的工作責任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求,因此,在編制過程中必須得到全體員工的支持和參與?上Ш芏嗖块T主管都像在應付作業(yè)一樣草草完成,沒有借此機會與員工進行充分的交流,甚至在做完崗位說明書之后,員工也不知道崗位說明書的作用,有些員工還認為崗位說明書是對他們工作的限制,出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況,使崗位說明書變成可有可無的擺設。

      此外,對任職資格的界定,會使一部分員工感到恐慌或者失望。在國有企業(yè)中若是按照行業(yè)通行的標準對崗位任職資格進行界定,很多老員工的學歷或者技能達不到企業(yè)要求,他們就會認為崗位說明書是人力資源部給他們設置的障礙,擔心未來的職業(yè)發(fā)展。而另一種情況是企業(yè)為了培養(yǎng)和鍛煉人才,往往會將一些重點培養(yǎng)對象放在基層工作一段時間,這些人才的素質和技能都會遠高于崗位的要求,他們的心理就會失衡,若是不及時引導,將會導致優(yōu)秀人才的流失,給企業(yè)造成重大損失。因此,企業(yè)在編寫崗位說明書時,應由各部門的主管負責,人力資源為其提供格式和方法,并予以及時的指導和審核。而且應做好充分的準備工作,給員工宣講制定崗位說明書的意義和說明書中各項內容的含義。對現(xiàn)行人員配置達不到或者遠超出企業(yè)要求現(xiàn)象,企業(yè)應向員工解釋其原因,打消他們的思想疑慮,保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

      四、定位不明晰,高層不認同

      HR經理在編寫崗位說明書時,如果原有的崗位職責界定不清,那么就要對原有的崗位職責進行一次大盤點,編寫的工作量將會很大。這時人力資源管理就面臨著兩種選擇:對現(xiàn)狀的描述和對未來的描述,即崗位職責“是什么”和“應是什么”的問題。若編寫崗位說明書是解決崗位職責“應是什么”,則在界定崗位職責時必須對現(xiàn)存的職責交叉、職權不明的現(xiàn)象進行調整,這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動,可能招致員工的抵制和反對。

      因此,在編寫之前,HR經理應和相關的高層領導進行討論,認清規(guī)范崗位職責的意義,明確崗位說明書的定位,并取得領導對職責變革的理解和支持。在崗位說明書實施過程中高層領導應率先樹立崗位責任意識,對各項工作實行歸口管理。

      五、管理不及時

      隨著時代的進步和企業(yè)的發(fā)展,企業(yè)中部門的職責及崗位的工作內容也會不斷地發(fā)生變化,尤其是網(wǎng)絡時代的新興行業(yè)更是如此。一般而言,崗位說明書應至少每1~2年修改一次,根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責的變化情況靈活進行選擇。但是當企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調整時,應及時修訂崗位說明書。我國很多企業(yè)都注重崗位說明書的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團甚至規(guī)定每半年對崗位說明書修正一次。

      因此,崗位說明書的格式要求簡潔實用,重點突出,項目不宜過多。而且制定動態(tài)管理制度,由專人負責管理更新。

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