組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計最終導(dǎo)致需要由人來承擔(dān)的工作的出現(xiàn)，而這些工作需要由特定的人員來承擔(dān)。工作分析(job analysis)就是與此相關(guān)的一道程序。所謂工作分析就是一要確定工作的任務(wù)是什么;二要確定應(yīng)該雇傭哪一類人來承擔(dān)這一工作。通過這一程序，我們可以確定某工作的任務(wù)和性質(zhì)是什么，以及哪些類型的人適合被雇傭來從事這項工作。因此，工作分析的結(jié)果提供了與工作本身的要求有關(guān)的信息，而工作要求又是編寫工作說明書(job descriptions)和工作規(guī)范(job specification)的基礎(chǔ)。

　　作為一名主管人員或人力資源管理專業(yè)人員，通常需要通過進(jìn)行工作分析來搜集以下幾類信息：

　　1.工作活動：了解承擔(dān)工作者必須進(jìn)行的與工作有關(guān)的活動有哪些，應(yīng)如何對待，為什么要執(zhí)行這些活動以及何時執(zhí)行這些活動;

　　2.工作中人的行為：對承擔(dān)工作者有什么樣的要求;

　　3.工作中所使用的工具、設(shè)備以及其他輔助工作用具，包括工作過程中生產(chǎn)什么樣的產(chǎn)品，運(yùn)用哪些工具或設(shè)備，接觸或需要運(yùn)用何種知識以及需要提供何種服務(wù)等;

　　4.工作的績效標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)當(dāng)用一種什么樣的標(biāo)準(zhǔn)來對從事這一工作的人進(jìn)行評估;

　　5.工作背景：所涉及的信息包括工作的物理環(huán)境、工作時間表、工作的組織形式和社會環(huán)境，還包括在工作中將獲得何種經(jīng)濟(jì)激勵，以及非經(jīng)濟(jì)激勵方面的信息;

　　6.工作對人的要求：需要搜集工作對人的要求是什么，即工作本身對承擔(dān)工作者的知識、技能(教育水平、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗等)和個人特性(才能、生理特征、人格品行與興趣等)有何種要求。

　　總結(jié)，通過進(jìn)行工作分析所獲得的信息，實(shí)際上成為具有內(nèi)在聯(lián)系的幾種人力資源管理活動的基礎(chǔ)：

　　在大多數(shù)企業(yè)中，一般情況下均是由直線經(jīng)理而不是人力資源專家來完成工作分析，對于需要進(jìn)行工作分析的崗位而言這是最好的方法，因為由直線經(jīng)理來完成工作分析會比純粹的人力資源專家效率要高得多。

　　一、工作分析與直線經(jīng)理的工作

　　直線經(jīng)理在工作分析中有兩項主要工作：一是協(xié)助完成工作分析;二是在日常的管理活動中把工作分析的結(jié)果予以執(zhí)行。下面就討論直線經(jīng)理的這兩項工作內(nèi)容。

　　1、協(xié)助完成工作分析

　　直線經(jīng)理最急切把工作分析的最終結(jié)果在日常工作中予以運(yùn)用，這種現(xiàn)象普遍存在。這很容易導(dǎo)致兩種極端，一是直線經(jīng)理很容易很可能包攬下所有的工作分析工作。例如，一些經(jīng)理被要求撰寫所屬管理范圍內(nèi)的所有崗位的工作描述;另一個極端就是所有的工作分析工作都由人力資源部門來完成，這種情況下直線經(jīng)理只提供一些無關(guān)緊要而又難以界定的信息給人力資源部。例如，直線經(jīng)理可能會被要求明確每項工作的評估標(biāo)準(zhǔn)和人員所具備的要求。

　　直線經(jīng)理應(yīng)該檢查和評估職位描述的準(zhǔn)確性。當(dāng)崗位的工作內(nèi)容、范圍或人員具備的素質(zhì)要求發(fā)生較大變化時，直線經(jīng)理應(yīng)通知人力資源部要求對該崗位重新進(jìn)行工作分析。

　　2、執(zhí)行工作分析結(jié)果

　　我們討論過工作分析的信息可能會以多種形式運(yùn)用于企業(yè)的管理活動。直線經(jīng)理最普遍地運(yùn)用來協(xié)助確定某崗位的人員甄選標(biāo)準(zhǔn)，并把它與職員的工作責(zé)任感聯(lián)系起來。

　　確定崗位的人員標(biāo)準(zhǔn)

　　在為崗位挑選職位申請者時，直線經(jīng)理都會認(rèn)真評估工作內(nèi)容、范圍及人員的素質(zhì)要求，以便對適合崗位的職位申請者有一個清晰的認(rèn)識。這些信息有助于在面試時提出針對性強(qiáng)的問題提供參考。

　　與工作責(zé)任感相聯(lián)系

　　根據(jù)這一觀點(diǎn)，工作分析的結(jié)果應(yīng)運(yùn)用于新員工的工作方向與定位。直線經(jīng)理應(yīng)認(rèn)真向新員工解釋?shí)徫徽f明以便傳達(dá)崗位工作的責(zé)任感。一旦新員工接受培訓(xùn)，直線經(jīng)理應(yīng)時常傳達(dá)工作的績效標(biāo)準(zhǔn)以便職員能始終明白自己的工作責(zé)任與上司的期待。

　　二、人力資源部的配合工作

　　人力資源部在工作分析中主要有二項工作：一是取得企業(yè)管理高層的支持;二是計劃和實(shí)施工作分析的目標(biāo)。

　　1、取得企業(yè)管理高層的支持

　　遺憾的是，并不是所有的企業(yè)高級管理層都能夠認(rèn)識到工作分析對于獲取企業(yè)競爭優(yōu)勢中的重要性。普遍認(rèn)為工作分析的價值與效用并不是想象中的那樣高，有些則認(rèn)為執(zhí)行工作分析只會造成一些副作用。雇主一般都持后一種觀點(diǎn)，明顯認(rèn)為運(yùn)用工作分析只會束縛他們管理的判斷力。

　　因為工作分析并不為大多數(shù)雇主所認(rèn)可，所以經(jīng)常被馬馬虎虎應(yīng)付了事。雇主大多是以一種近于懶洋洋的態(tài)度憑自己在人力資源管理實(shí)踐上的直覺與猜測來完成人力資源管理中最基礎(chǔ)的工作。

　　為了避免這種方式帶來消極結(jié)果，人力資源部必須努力得到管理高層對工作分析的支持。他們能做的就是持續(xù)地向管理高層強(qiáng)調(diào)執(zhí)行工作分析對提高企業(yè)工作效率的重要性，同時必須強(qiáng)調(diào)目前工作分析信息對基礎(chǔ)管理的必要性。

　　2、計劃和執(zhí)行工作分析目標(biāo)

　　在大多數(shù)企業(yè)，計劃和執(zhí)行工作分析的首要責(zé)任落在人力資源部。人力資源部必須做好如下工作：確定目標(biāo)與對象;選擇收集和記錄工作分析信息的方式;收集數(shù)據(jù);選擇專業(yè)的主題;確定工作分析崗位的次序;把收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸檔;發(fā)布相關(guān)信息;控制工作分析的進(jìn)行。