不管你所在的部門是否擁有崗位描述，為了更好地進員工管理，作為HR，都應制定好崗位說明書，讓員工明確職責所在。
用崗位說明書管理員工
Z公司設計部的員工流行一句口頭禪：“有事找領導”。意思是你有什么事情不要跟我說，先跟領導講，讓領導安排，我的工作都是領導安排的，我無權做主。
這讓那些到設計部辦事的員工非常頭疼，事情無論大小都要經(jīng)過設計部經(jīng)理。經(jīng)理在崗位還好，偏偏經(jīng)理又是個忙人，有時不得不打電話請示，不請示又不行，沒有領導的指示，設計部員工不予辦理，或者不敢辦理。
在年底公司的員工滿意度調查中，該部門經(jīng)理領導風格中的授權一項得分為零，沒有一個員工對經(jīng)理的授權感到滿意。沒有授權獲得了10多個員工的一致通過，這不能不說明該經(jīng)理的管理風格存在問題。
探究兩件事情的背后，我們可以發(fā)現(xiàn)，導致這個現(xiàn)象的根本原因在于這個部門的員工沒有崗位說明書。
盡管每個員工在公司的管理樹上都有一個崗位名稱，卻沒有針對各自崗位的詳細說明，沒有崗位說明書。員工的工作都由經(jīng)理安排，以一個工作周為周期，由經(jīng)理在每個周一口頭安排，周末檢查。經(jīng)理就遵循著這樣一個安排工作、監(jiān)督員工、檢查進程的管理順序，員工也是同樣，接受命令、完成任務、匯報工作，模式一成不變。
所以，員工不敢負責也是有道理的，經(jīng)理的授權得分為零也就有了原因，沒有崗位說明書就是其問題存在的根本原因。
沒有崗位說明書員工當然不知道自己該對什么負責，當然也就不敢或者不愿意負責，沒有崗位說明書，經(jīng)理也就不知道該對誰授權，不知道該授什么樣的權力。
這種現(xiàn)狀導致的最為明顯的結果是人員的流失，一般該部門的員工要么轉到其他部門，哪怕是跑業(yè)務，做與專業(yè)不相關的工作，要么干脆辭職，另謀高就。
所以該部門每年都在招人，也都在走人。另外一種結果就是員工的官僚習性，反正沒有崗位說明書，我做與不做，經(jīng)理都沒法管我，因為你沒有告訴我嘛!這種推委扯皮的不良習性不斷蔓延，令相關工作部門很是頭疼。
糾其原因，無他，就是沒有崗位說明書惹的禍。所以問題根本的解決之道還是要從崗位說明書做起，為員工編制崗位說明書，用崗位說明書管理員工。
崗位說明書不同于我們曾經(jīng)或者現(xiàn)在正在使用的崗位描述，一般的崗位描述只是一個給了我們一個工作的方向，缺乏必要的實質性內(nèi)容，缺乏有效的指導性。
不管你所在的部門是否擁有崗位描述，作為HR，都要重新審視它們，重新認識它們的重要性，從觀念上進行轉變。給員工一份工作，一個崗位的同時，一定要給他們一份內(nèi)容詳盡、職責明確，流程清晰，富有生命力的崗位說明書，這不但是有利于自己的管理，更是對員工的負責，一個負責高效的經(jīng)理一定也是個對員工負責，善于科學管理的人。
從這一點出發(fā)，經(jīng)理也要做好這項工作，用好崗位說明書這個管理的工具。
做好這項工作，有以下三點需要注意：
第一：重新定義員工的工作
不管員工有無工作描述，也不管工作描述是否詳細，經(jīng)理都要抽出專門的時間，與員工共同坐下來，重新定義員工的工作。
重新定義員工的工作不是對以前工作的全盤否定，而是結合工作的現(xiàn)狀，綜合考慮公司的遠景、戰(zhàn)略目標，對工作部門的任務與目標做出全面細致的理解。
在此基礎上全面盤點本部門的崗位與員工，對員工的工作內(nèi)容進行豐富和細化，使之富有指導性和工作標準，富有生命力，更加便于員工進行工作，便于經(jīng)理進行管理，使管理工作逐步走向科學化、規(guī)范化和標準化。
簡單地說，就是讓每名員工都有一份經(jīng)理和員工共同制定的內(nèi)容詳細、職責明確、標準清楚的崗位說明書。讓員工知道該做什么、該怎么做、該做得多好，凡事有章可循，有據(jù)可查，讓員工學著對工作負責，對自己負責，也讓員工明確知道經(jīng)理對他們的期望。
不管你是否想成為優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人，你都要帶領員工做好這件事情，因為它是你的職責所在，對員工負責的最好的表現(xiàn)就是讓員工知道自己該做什么，崗位說明書就是最好的說明。
第二：用崗位說明書管理員工
在崗位說明書的基礎上，經(jīng)理和員工不再僅僅是管理與被管理、經(jīng)理與下屬的關系，而更多的是合作伙伴的關系。經(jīng)理扮演著輔導員與教練的角色，依據(jù)員工的崗位說明書給予相應的授權，將應該授予員工的權力授予員工，員工在經(jīng)理的指導幫助下對自己負責，學會自我管理。
這種角色的改變將使經(jīng)理與員工之間的關系更為融洽，工作更有效率。
崗位說明書是用來指導工作而不是用來存檔的，所以束之高閣的做法不可取。經(jīng)理和員工應該人手一份崗位說明書，置于隨手可及的地方，隨時拿來查閱。
有了崗位說明書，員工更加明確自己的職責所在，更加愿意也更加會對自己職責范圍內(nèi)的事情負責，所以崗位說明書的本身就起到管理監(jiān)督的作用，有了事情無須經(jīng)理說，員工就可以迅速決定是否該自己負責，怎么負責，是否需要請示，是否需要獲得經(jīng)理的支持等等。