公關(guān)文案寫作：公函和介紹信
公關(guān)文案寫作：公函和介紹信
公函是公務(wù)文書的主要文體之一，主要用于社會組織在各種公務(wù)活動中與其他社會組織的溝通和聯(lián)絡(luò)，處理的是內(nèi)容比較嚴肅、正式的事務(wù)，一般用社會組織的專用信箋打印，撰寫時也要求具有較為規(guī)整的公文格式，從而顯得鄭重和正規(guī)。 公共關(guān)系從業(yè)人員在實際工作中，有多種場合需要撰寫公函。所撰寫的公函是否規(guī)整，往往能體現(xiàn)一個公關(guān)組織(公關(guān)公司或公關(guān)部)專業(yè)化水準的高低，并給接受這一公函者留下不同的印象。所以，無論文字和形式，均應(yīng)精心推敲和設(shè)定，不可草率行事。
公函的撰寫，首先應(yīng)注意掌握以下基本要點：
(1)要有標題。這一標題，一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下，需寫明是關(guān)于某一事項的“致函”或“復(fù)函”。
(2)頂格書寫致函單位的全稱。如公函發(fā)送對象為該單位某一負責人士，一般應(yīng)先寫上單位全稱，再換行頂格書寫該負責人姓名和職務(wù)。
(3)正文必須寫明所聯(lián)系(或交涉)事務(wù)的內(nèi)容(包括有關(guān)背景情況)。通常是一函一事，內(nèi)容盡可能單一，切忌煩瑣。
(4)行文應(yīng)該規(guī)范，文字力求簡潔，語氣則應(yīng)不卑不亢，并根據(jù)內(nèi)容和對象選擇恰當?shù)拇朕o。
(5)公函的結(jié)尾，一般應(yīng)寫上“此致敬禮”或“即頌近祺”之類的禮貌用語，并署明發(fā)函的社會組織(或代表這一組織的個人)的全稱和發(fā)函時間，加蓋公章(或親筆署名)。
當然，要能撰寫出較為規(guī)范的公函，僅把握一般寫作要點還不夠，還須根據(jù)不同的致函對象和函件的具體內(nèi)容而靈活應(yīng)用。
范文一
公函
上海市人民政府對外經(jīng)濟貿(mào)易委員會：
茲有XXXX公司全球董事會主席XXX偕夫人及隨行人員一行四人，定于1999年X月X日從北京抵達上海進行私人訪問，并擬于X月X日離滬赴香港。XXXX公司是世界500強企業(yè)中名列前XX位的跨國企業(yè)集團，XXX主席現(xiàn)為上海市市長顧
問會議成員。此次訪滬期間，他將會見市府主要領(lǐng)導(dǎo)人，商議XXXX公司進一步擴大在滬投資和發(fā)展事宜。為使XXX主席一行抵滬和離滬時感到舒適、方便，受XXXX(中國)有限公司方面委托，特申請辦理XXX主席一行的機場貴賓接待事宜。敬請審核，并予以批準。
此致
敬禮
上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)
19XX年X月 X日
附：(1)XXX主席簡歷及隨行人員名單
(2)XXX主席一行抵滬、離滬航班及時間
(3)XXXX(中國)有限公司委托書
范文二
公函
上海市XXXX事務(wù)管理處：
茲有我公司客戶經(jīng)理XXX女士，受新加坡有關(guān)方面邀請，擬于2000年X 月X日至X 月X日赴新加坡XX公司訪問并進行商務(wù)考察。經(jīng)研究，我公司同意派遣XXX女士赴新加坡訪問和考察。現(xiàn)將有關(guān)材料呈報貴處，敬請審核，并幫助辦理相關(guān)手續(xù)。
此致
敬禮
上海XX公共關(guān)系有限公司(蓋章)
20XX年X月X日
附件：(略)
范文三
公 函
中國X X 有限公司總經(jīng)理辦公室
XXX主任：
您好!
遵囑將修改后的全國XX產(chǎn)品展銷會公關(guān)宣傳工作計劃書及報價呈上，請審閱。
此次呈報的計劃書，新聞宣傳方面，展前宣傳已調(diào)整為 X家媒介，展會開幕報道調(diào)整為XX家媒介(含2家電視臺)，研討會報道則只邀請了X家媒介，前后一共是XX家媒介，共可刊發(fā)各種報道XX篇(次)。如此設(shè)想(包括所提名的媒介)，是否合適，敬請斟酌。
費用問題，考慮到與貴公司長期合作的'友好關(guān)系，本公司亦已作了調(diào)整。具體參見所附的費用預(yù)算。如有疑問，可電話聯(lián)系，繼續(xù)協(xié)商。
現(xiàn)已是X 月底，所呈計劃，尚請早日定下，以便我方早作準備。
即頌
近祺!
上海XX公共關(guān)系有限公司
副總經(jīng)理XXX(簽名)
20XX年X 月X日
附件：(略)
范文四
關(guān)于X X活動有關(guān)問題的復(fù)函
X X X X股份有限公司
X X X 總經(jīng)理：
您好!
貴公司X 月X日送來的函件收到。對貴公司提出的問題，本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行了認真研究，現(xiàn)答復(fù)如下：
由貴公司委托本公司策劃和實施的X X活動，已于日前結(jié)束。本公司認為，這一活動總體上是成功的，輿論反響也是好的。至于活動中出現(xiàn)的個別操作失誤，對整個活動并無大的影響。何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現(xiàn)場執(zhí)行人員自行其事、不按實施計劃執(zhí)行有一定關(guān)系，似不應(yīng)由本公司承擔全部職責。所以，貴公司據(jù)此提出要扣除合同中議定的公關(guān)服務(wù)費用，似于理不合。敬請貴公司領(lǐng)導(dǎo)重新審議此事。本公司不希望因為這一細節(jié)問題而訴諸法律，并因此影響雙方的友好合作關(guān)系。
專此復(fù)函，順頌商祺!
上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)
20XX年X 月X日
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