每個(gè)你所學(xué)課程的教授乃至你將來(lái)的雇主，每天都會(huì)收到幾十到上百封郵件——email，作為國(guó)外校園和職場(chǎng)最主流和正式的交流方式之一，在每個(gè)人的學(xué)習(xí)生活中扮演了十分重要的角色。下面是小編為大家整理收集的關(guān)于留學(xué)生郵件交流的5大雷區(qū)，希望對(duì)大家有所幫助。
1. 你沒(méi)有考慮到我的時(shí)間安排
錯(cuò)誤例子：“I’d love to get your thoughts on this presentation before my meeting today.”
(我希望您能在我今天上臺(tái)之前給我的報(bào)告一些建議。)
當(dāng)教授看到這封郵件的時(shí)候，或許他的第一想法是“可以啊”，然而當(dāng)他打開(kāi)附件，才發(fā)現(xiàn)你給他發(fā)了一份65頁(yè)的報(bào)告，而且還需要今天就給你答復(fù)——如果你是他，你會(huì)怎么做呢，應(yīng)該也是直接忽視了吧?
因?yàn)檫@樣的請(qǐng)求，完全沒(méi)有考慮到對(duì)方的情況，是不切實(shí)際的;就算教授再熱情友善，想要幫助一名國(guó)際學(xué)生，他也不可能清空其他日程，抽出時(shí)間緊急幫你過(guò)一遍這份報(bào)告;反之，你甚至?xí)o他留下一個(gè)“不考慮他人安排”、“不提前做好打算”的壞印象;于是，你將來(lái)畢業(yè)求職、申請(qǐng)研究生還想要找他寫推薦信的話，他“say yes”的可能性就很低了。
正確例子：“I’d love to get your feedback on my 65-page presentation before next Friday. I know that’s a lot to read, so let me know when it would be a good time for me to send it over.”
(在下周五之前，我這里有一份65頁(yè)的報(bào)告需要一些建議。我知道閱讀量很大，所以請(qǐng)讓我知道什么時(shí)候發(fā)給您比較合適。)
總結(jié)：一定要給足對(duì)方考慮的時(shí)間，展現(xiàn)出你care對(duì)方的時(shí)間安排，不要一味只顧表達(dá)自己的需求。
2. 我不知道你到底想要什么
錯(cuò)誤例子：“Here’s my presentation for next week.”
(這是我下周的報(bào)告。)
很多同學(xué)想要教授給自己的報(bào)告或者essay一些建議，于是就直接把文件添加在附件中，僅僅在正文中提了一下附件是什么，其他啥也不說(shuō)。
也許教授見(jiàn)多識(shí)廣，大概也能揣測(cè)到你是想要一些建議，但是你沒(méi)說(shuō)啊——那么他也不會(huì)“自作多情”地就著手開(kāi)始看你的文件，這封郵件便只能永遠(yuǎn)躺在收件箱里了;因?yàn)榇蠹业臅r(shí)間都很寶貴，他沒(méi)有那么多功夫去揣測(cè)你到底是不是真的要一些建議——而建議也分很多種，他也不知道你需要的是哪方面的建議：是對(duì)整體結(jié)構(gòu)的?還是立意?是不知如何開(kāi)頭，還是沒(méi)有頭緒要如何收尾?
正確例子：“Here’s my presentation for next Friday. I’d love your expertise in choosing the appropriate way of ending it based on the contents in the body. Let me know if you have any ideas!”
(這是我下周五的報(bào)告，根據(jù)主題部分涉及的內(nèi)容，我需要您基于您的專業(yè)知識(shí)給我的收尾方式一些建議;如果您有任何想法都可以告訴我!)
總結(jié)：每一封郵件都需要把目的表達(dá)清楚，并且明確告訴對(duì)方下一步是什么，而不是把“揣測(cè)”的責(zé)任推給收件人。
3. 我不知道我為啥收到這封郵件
錯(cuò)誤例子：你發(fā)了一封郵件給你的領(lǐng)導(dǎo)，然后cc(抄送，類似于微博的@)了同一個(gè)部門里所有其他工作人員，但是沒(méi)有提及cc的原因。
你在一個(gè)學(xué)生會(huì)的部門工作，或者你在一家公司實(shí)習(xí)，在興高采烈地完成了一份報(bào)告后，你發(fā)給了你的領(lǐng)導(dǎo)并且cc了同部門的所有人;你cc的原因可能并不是想要你的同事們給你一些建議，只是希望讓大家熟悉你的工作進(jìn)度，尤其是有一些同事接下來(lái)的工作會(huì)和你的報(bào)告內(nèi)容有關(guān)聯(lián)，需要掌握其中的一些數(shù)據(jù)。
但是，每個(gè)人每天處理email的時(shí)間十分有限，你不加說(shuō)明的抄送，如果他們不仔細(xì)閱讀和分析的話只會(huì)一臉懵逼，這將極大影響他人的工作效率，對(duì)于一個(gè)組織來(lái)說(shuō)是很致命的。
正確例子：你應(yīng)該把cc每個(gè)人的原因說(shuō)清楚，即使這個(gè)原因只是“現(xiàn)階段希望你關(guān)注一下目前的進(jìn)度”，你也要明確提到。
總結(jié)：當(dāng)你發(fā)出一封郵件時(shí)，不能想當(dāng)然地假設(shè)所有人都知道為什么會(huì)收到這封郵件，而作為發(fā)送者——你是最清楚的，于是你有責(zé)任讓每個(gè)人知道這封郵件是干啥的。
4. 你除了說(shuō)要啥，其他啥也沒(méi)說(shuō)
錯(cuò)誤例子：“Do you have a cat I can borrow for my presentation?”
(你有養(yǎng)貓嗎?我匯報(bào)演講的時(shí)候想借用一下。)
就算對(duì)方有養(yǎng)貓，對(duì)方也樂(lè)意幫助你，但是看到這樣的信息，可能也不會(huì)想要回復(fù)。因?yàn)槟阒徽f(shuō)了你要借貓，卻沒(méi)說(shuō)什么時(shí)候借，借多久，怎么還;在對(duì)方從你的郵件中什么信息都無(wú)法提取的情況下，既不放心也不知道要如何幫你。對(duì)方的收件箱中躺著大量待處理并且有著明確時(shí)間要求的未讀郵件，按優(yōu)先級(jí)來(lái)說(shuō)，肯定是越明確的越快得到處理。
時(shí)間一長(zhǎng)，你的郵件很快就被遺忘了。
正確例子：“Can you let me know by Thursday afternoon if you have a cat I can borrow for my presentation on Friday morning? It’s only for 2 hours and I’ll send her back home by noon myself.”
(我周五上午的報(bào)告需要借用一只貓，請(qǐng)問(wèn)你周四下午前可以給我一個(gè)答復(fù)是否能借我嗎?全程大概要兩個(gè)小時(shí)左右，我中午前會(huì)把她送回家。)
總結(jié)：當(dāng)你需要?jiǎng)e人的幫助時(shí)，越具體越好，既減輕對(duì)方的負(fù)擔(dān)，也方便對(duì)方操作。
5. 我不知道你在說(shuō)什么
錯(cuò)誤例子：“Pls send CTR dek 4 “SFW cat” by EOD.”
(不用在意這句話什么意思，反之十個(gè)人里面有九個(gè)看不懂，剩下一個(gè)看都不看就pass了。)
不要假設(shè)每個(gè)人都和你一樣“潮”，也不要覺(jué)得用大量的縮寫很酷很便捷，如果你不能接受中文中的類似于“7788520”這樣俗氣又過(guò)時(shí)的表達(dá)，也請(qǐng)不要覺(jué)得歪果仁會(huì)對(duì)用“by EOD”來(lái)表達(dá)“by end of day”(今天結(jié)束之前)的郵件有什么好感。
正確例子：說(shuō)人話。
總結(jié)：說(shuō)人話，即使不用最正式的英語(yǔ)句法和詞匯，也盡量做到不用罕見(jiàn)縮寫等過(guò)于炫酷的表達(dá)。