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  • 工作要與時(shí)代接軌 電子郵件助力職場新軍規(guī)

    時(shí)間:2022-07-30 09:50:34 職場動(dòng)態(tài) 我要投稿
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    工作要與時(shí)代接軌 電子郵件助力職場新軍規(guī)

        在上個(gè)世紀(jì)九十年代,“伊妹兒”可以說是時(shí)髦的代名詞,很容易想見一個(gè)人說著有事兒給我發(fā)伊妹兒時(shí)臉上的那種驕傲的神態(tài),不過隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展,電子郵件早已揭去的它神秘的面紗,成為人們?nèi)粘?yīng)用極為廣泛的一種方式,無論是工作信息的上傳下達(dá)還是家人朋友的日常溝通,抑或是注冊用戶名等等,都會(huì)用到電子郵箱地址,可以說,電子郵件在人們的生活中起到越來越重要的作用,成為當(dāng)前和未來網(wǎng)絡(luò)使用者的重要溝通方式。

        由于電子郵件使用簡易、傳遞迅速,而且可以跨時(shí)區(qū)跨地區(qū),還易于保存,因此電子郵件已經(jīng)成為辦公必備工具,很多企業(yè)更是開設(shè)有企業(yè)郵箱,便于同事們的日常工作交流,相信不少朋友都和小編一樣,每天到公司的第一件事便是打開郵箱,收取郵件,同時(shí),刪除大量垃圾郵件……我們完全可以這樣說,電子郵件改變了人們的工作方式,而職場如戰(zhàn)場,要想獲勝就必須適應(yīng)新的規(guī)則,下面我們就結(jié)合這些職場新軍規(guī)來看看電子郵件的影響力。

        NO.1 合作是新的生產(chǎn)力

        對于每一個(gè)企業(yè)來說,團(tuán)隊(duì)合作能力都是員工所必須具備的,而電子郵件可以幫助合作順利完成,因?yàn)橥粋(gè)信件可以通過網(wǎng)絡(luò)極快地發(fā)送給網(wǎng)上指定的一個(gè)或多個(gè)成員,從而共享想法、論點(diǎn)和問題,有助于集思廣益,而且形式更加多樣,除普通文字內(nèi)容外,還可以是軟件、數(shù)據(jù),甚至是錄音、動(dòng)畫、電視或各類多媒體信息。

        NO.2 沒必要非得待在辦公室

        現(xiàn)在移動(dòng)辦公的條件已經(jīng)完全具備,用戶再也不必局限在狹小的辦公桌前,而可以在廣闊的天地里大有作為了,更何況有的人喜歡更加自由、快樂的工作方式,而電子郵件的好處便是收發(fā)更為方便,由于它采用了異步工作方式,在高速傳輸?shù)耐瑫r(shí)允許收信人自由決定在什么時(shí)候、什么地點(diǎn)接收和回復(fù),發(fā)送電子郵件時(shí)不會(huì)因“占線”或接收方不在而耽誤時(shí)間,收件人無需固定守候在線路另一端,可以在用戶方便的任意時(shí)間、任意地點(diǎn),甚至是在旅途中收取E-mail,從而跨越了時(shí)間和空間的限制。

        MO.3 開會(huì)糟透了

        傳統(tǒng)的工作方式包括沒完沒了的會(huì)議,一般需要一小時(shí)或更多。這些會(huì)議能花掉你半天甚至更多的時(shí)間。加上那些單獨(dú)會(huì)議——在午餐時(shí)或喝點(diǎn)東西的時(shí)候,在辦公室,開會(huì)時(shí)間甚至多過工作時(shí)間。

        很多時(shí)候,這些會(huì)議是無聊的,實(shí)際上僅需要一封電子郵件便可以解決問題,而且速度更快,通常在數(shù)秒鐘內(nèi)即可送達(dá)至全球任意位置的收件人信箱中,其速度比電話通信更為高效快捷。如果接收者在收到電子郵件后的短時(shí)間內(nèi)作出回復(fù),往往發(fā)送者仍在計(jì)算機(jī)旁工作的時(shí)候就可以收到回復(fù)的電子郵件,接收雙方交換一系列簡短的電子郵件就像一次次簡短的會(huì)話,有助于提升工作效率。

        NO.4 有條有理

        如今信息量龐雜,以前人們會(huì)選擇拿一個(gè)小本本,把要做的或者重要的事情記在上面,防止忘記,而電子郵件大多都有標(biāo)注功能,把最重要的事情做上標(biāo)記,優(yōu)先處理,并把其余的存檔,這樣可以幫助用戶有條不紊的進(jìn)行工作,避免手忙腳亂。

        NO.5 要保留證據(jù)

        現(xiàn)在是一個(gè)比以往任何時(shí)候都認(rèn)識到“空口無憑”的時(shí)代,在工作上尤其如此,如果你沒有證據(jù)證明你做過這項(xiàng)工作,那么白做沒有什么稀奇,而電子郵件恰恰扮演了“證人”這個(gè)重要的角色,對于電子郵件,外企有一個(gè)不成文的原則,那就是,你可以讓它傳播,不可以讓它消失。像一位朋友便遇到過這種情況,有一天,當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目由于某個(gè)環(huán)節(jié)而無法繼續(xù)下去時(shí),其他同事都能夠提供自己當(dāng)時(shí)在電子郵件中溝通的細(xì)節(jié),以及自己已經(jīng)完成了屬于自己的工作。而他卻因?yàn)獒尫培]箱空間刪除了自己的發(fā)件,沒有任何證據(jù)證明他做了自己應(yīng)該做的一個(gè)部分的工作,所以說,電子郵件可以記錄人們的工作內(nèi)容,作為憑證。

        當(dāng)然任何一種事物都有兩面性,電子郵件在給用戶帶來諸多便利的同時(shí)也產(chǎn)生了一些不利于工作的影響:

        即使對于一個(gè)普通電子郵件用戶而言,一天中都要花費(fèi)一定的時(shí)間去編寫郵件、組織郵件、讀信和回信。這導(dǎo)致信息超載,從而妨礙集體的生產(chǎn)力和競爭優(yōu)勢,像小編一個(gè)朋友,每天大概要回復(fù)70封英文郵件,以一封五分鐘計(jì),還要花費(fèi)350分鐘在回復(fù)郵件上面,耗時(shí)耗力。

        而垃圾郵件是另外一個(gè)問題。如果沒有合適的保護(hù)措施,垃圾郵件會(huì)占到公司所有郵件數(shù)量的20%,常常是一開郵箱,常常便會(huì)有數(shù)十封垃圾郵件滾滾而來,既占用資源又影響心情。雖然垃圾郵件不需要花很多時(shí)間去處理,普通用戶每天要花大約10分鐘時(shí)間去閱讀或者刪除這些垃圾郵件,對于公司來說也是一個(gè)不小的損失。



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