檔案管理制度范本（通用12篇）
在快速變化和不斷變革的今天，越來越多人會去使用制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的檔案管理制度范本，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度 篇1
一、目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規(guī)則。
二、內(nèi)容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
�。�2）按照資料屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進行檢查核對
3、保衛(wèi)制度
�。�1）、指定專人負責檔案保管。
�。�2）、備齊必要的存檔設(shè)備。
�。�3）、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統(tǒng)計制度
�。�1）人事檔案的數(shù)量。
�。�2）人事檔案材料收集補充情況。
�。�3）檔案整理和保管情況。
�。�4）檔案及設(shè)備利用情況。
5、轉(zhuǎn)遞制度
檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動等原因引起，
�。�1）取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；
�。�2）填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄；
（3）按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
�。�1）由有關(guān)單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的`理由，并加蓋公章。
�。�2）其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
檔案管理制度 篇2
一、設(shè)備檔案的歸檔范圍
(一)設(shè)備儀器依據(jù)性文件材料。
(二)設(shè)備儀器隨機文件室材料。
(三)設(shè)備儀器運行、維護文件材料。
二、設(shè)備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設(shè)備須歸檔的文件材料，在設(shè)備進單位時，應(yīng)嚴格遵守設(shè)備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設(shè)備使用部門雙方到場驗收并填寫設(shè)備開箱驗收記錄，以保證設(shè)備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設(shè)備檔案的歸檔時間
設(shè)備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。
四、設(shè)備檔案的'立卷要求
1、設(shè)備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。
2、案卷裝訂應(yīng)在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎(chǔ)上進行。
3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀。
五、設(shè)備檔案的借閱和保管
1、設(shè)備檔案應(yīng)及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復(fù)印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。
2、安監(jiān)局檔案室負責設(shè)備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。
檔案管理制度 篇3
一、檔案建立
�。ㄒ唬┙⒔∪珜W校退管工作檔案，目的主要在于為上級相關(guān)領(lǐng)導部門以及學校分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導對此應(yīng)高度重視，并由校長親自具體負責和指導資料的`收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
�。ǘ⿲W校建立的退管工作檔案資料由學校檔案員管理。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門統(tǒng)一要求。
�。ǘ┚碜诒仨氉⒚鞅４嫫谙蓿沧⒚鳌皶捍妗钡馁Y料一般以一年為限；注明“短期”的一般五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。
�。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據(jù)需要自行決定是否留存。
三、檔案查閱
�。ㄒ唬┬Ｍ馊藛T來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
�。ǘ┬�(nèi)相關(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
檔案管理制度 篇4
為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過30mm；頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號；“文件題名”填寫文件標題的名稱�！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇Ｎ窗匆缶幠康�，每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號如：第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如：基建類1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的'安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
檔案管理制度 篇5
一、目的
為了加強檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)實際及內(nèi)部管理需要，特制定本制度。
二、定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括以下四類：
1、會計憑證類，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證；
2、會計賬簿類，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿；
3、財務(wù)報告類，包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告；
4、其他類；包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
三、工作規(guī)定
1、企業(yè)每年形成的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部按歸檔的要求負責整理、立卷或裝訂成冊，當年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)保管，任何人不得自行封包保存。
2、財務(wù)部指定專人對會計檔案進行妥善保管，存放要有序，查找要方便，同時要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
3、單位撤消、合并時，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案移交至指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4、保存的會計檔案應(yīng)為本單位的`財會人員提供查閱服務(wù)，非財會人員不得查閱。向外單位提供查閱服務(wù)時，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導及財務(wù)總監(jiān)簽字批準，且會計檔案原則上不得借出。
5、經(jīng)企業(yè)負責人批準，查閱或者復(fù)制會計檔案時，需如實填寫《會計檔案調(diào)閱登記表》。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員不得將會計檔案攜帶外出與借出，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。
7、會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
8、對保管期滿的會計檔案，要由檔案部門和會計部門共同鑒定，嚴格審查，報經(jīng)批準后，進行銷毀處理。具體銷毀程序按如下順序執(zhí)行：
9、由本企業(yè)檔案部門會同會計部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
10、企業(yè)總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
11、由檔案部門、會計部門和審計部門共同派員監(jiān)督銷毀會計檔案。
12、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告企業(yè)總經(jīng)理。
13、會計檔案銷毀清冊交至檔案部門長期保存。
企業(yè)之間交接會計檔案時，應(yīng)當按照《會計檔案移交清冊》所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、附則
本制度自發(fā)布之日起實施。
檔案管理制度 篇6
一、目的
根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為了加強公司財務(wù)會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。
三、管理職責
財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應(yīng)當入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。
1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證;
2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿;
3、財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;
4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
2)、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
3)、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
2、會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)準備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;
2)、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);
3)、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持數(shù)字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全;
6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
c、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
7)、會計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);
2)、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象;
b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬;
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;
2)、移交檔案部門保管的.會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類，保管期限從會計年度終了后的第一天算起;
2)、會計檔案室的要求:應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材;室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕;
3)、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找;
4)、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應(yīng)當保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會計檔案的借閱
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印;
2)、外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度;
3)、借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽
換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
7、會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：
1)、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀;
2)、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案;銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導，一份歸入檔案備查;
3)、會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
檔案管理制度 篇7
職責部門
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。
檔案收集、歸檔
1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管理，發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關(guān)材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。
6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的，應(yīng)及時交院辦（人事行政部）歸檔。
檔案立卷
1、檔案管理員應(yīng)使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側(cè)距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
檔案目錄編制
1、檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2，其中A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》），A3A4為兩位數(shù)年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06—XZTZ—07。
2、檔案管理員應(yīng)在檔案盒（或文件夾）首頁位置設(shè)立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標記文件編號，并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
檔案保管權(quán)限、期限與類型
1檔案保管權(quán)限
1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)�、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。3文檔的.保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實性。3.3機密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?檔案類型
4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復(fù)印件；法定代表人身份證（護照）（復(fù)印件）；對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料；各部門（含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案；購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證（復(fù)印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；員工績效考核相關(guān)資料；其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
4.3財務(wù)會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設(shè)備檔案，包括：設(shè)備臺帳；設(shè)備出廠合格證、使用說明書；設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告；設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設(shè)備運行維修、保養(yǎng)記錄；設(shè)備更新改造記錄；設(shè)備管理制度；其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
檔案查閱與復(fù)制
1、總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
2、部門（科室）負責人有權(quán)查閱本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
4、文檔查（借）閱應(yīng)在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權(quán)限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。
5、查（借）閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進行相關(guān)登記。
6、查（借）閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
檔案的銷毀
1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
2、總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。
3、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關(guān)目錄中注銷。
檔案管理制度 篇8
1、目的
為了規(guī)范進出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理，符合《中華人民共和國國海關(guān)法》、《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》等有關(guān)法律法規(guī)的.規(guī)定。
2、范圍
適用于本公司進出口業(yè)務(wù)單證檔案管理
3、存檔項目
3.1一般貿(mào)易項下進出口業(yè)務(wù)單證的管理
3.1.1存檔內(nèi)容：進出口報關(guān)資料（包括進出口合同、進出口發(fā)票、進出口裝箱單、進出口報關(guān)單、海關(guān)放行通知書）；進出口船務(wù)資料（包括訂艙單、裝柜單、提單、設(shè)備交接單、落貨明細單、排柜單）。
3.1.2按合同號順序制作進出口合同臺帳以及進出口明細
4、工作制度
4.1每一項業(yè)務(wù)操作完畢，操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進行存檔；
4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進行檢查，檢查留檔是否按規(guī)定操作；
4.3進出口業(yè)務(wù)操作以季度為時間段。由部門主管進行抽查留檔資料是否合格；
4.4每一年度一次將當年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放；
4.5留檔工作作為業(yè)務(wù)操作部門業(yè)績考核一項內(nèi)容；
4.6保管人員因工作調(diào)動，需作好書面工作交接；
4.7根據(jù)《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》規(guī)定，進出口業(yè)務(wù)及與之直接關(guān)系產(chǎn)生的資料，一般貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)后保存三年，加工貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)核銷手續(xù)后保存三年，減免稅設(shè)備應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)解除監(jiān)管（監(jiān)管期：生產(chǎn)設(shè)備為五年）手續(xù)后保存三年。
4.8查閱檔案，必須經(jīng)檔案管理負責人批準。
4.9檔案銷毀，必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領(lǐng)導批準。
5、本制度未盡事宜，在工作中不斷補充完善。
檔案管理制度 篇9
第一章 總 則
第一條 為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《中華人民共和國環(huán)境保護法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合環(huán)境保護工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱環(huán)境保護檔案，是指各級環(huán)境保護主管部門及其派出機構(gòu)、直屬單位(以下簡稱環(huán)境保護部門)，在環(huán)境保護各項工作和活動中形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應(yīng)當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條 環(huán)境保護檔案工作是環(huán)境保護部門的重要職責，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
第四條 國務(wù)院環(huán)境保護主管部門對環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務(wù)上接受國家檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
地方各級環(huán)境保護主管部門對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作實行監(jiān)督和指導，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門的監(jiān)督和指導。
第二章 環(huán)境保護部門檔案工作職責
第五條 環(huán)境保護部門應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構(gòu)，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環(huán)境保護相關(guān)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能的正式專職檔案管理人員。環(huán)境保護部門辦公廳(室)檔案管理機構(gòu)歸口負責本部門檔案管理工作。
第六條 環(huán)境保護部門應(yīng)當將檔案工作納入本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內(nèi)容，及時研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題，確保檔案工作與本部門整體工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展。
第七條 環(huán)境保護部門應(yīng)當按照部門預(yù)算編制和管理的有關(guān)規(guī)定，科學合理核定檔案工作經(jīng)費，并列入同級財政預(yù)算，加強對檔案工作經(jīng)費的審計和績效考核，確�？茖W使用、�？顚Ｓ�。
第八條 環(huán)境保護部門應(yīng)當按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門在各項工作和活動中形成的具有利用價值、應(yīng)當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門有關(guān)的撤銷或者合并部門的全部檔案。
第九條 環(huán)境保護部門應(yīng)當將檔案信息化建設(shè)納入本部門信息化建設(shè)同步實施，推進文檔一體化管理，實現(xiàn)資源數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、管理智能化。
第十條 環(huán)境保護部門應(yīng)當為開展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應(yīng)當分開。
第十一條 環(huán)境保護部門應(yīng)當加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案安全管理條件，提供符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲等安全設(shè)施，以及計算機、復(fù)印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設(shè)備。
第十二條 環(huán)境保護部門應(yīng)當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案管理人員學習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng)造條件。檔案管理人員的職務(wù)晉升或者職稱評定、業(yè)務(wù)能力考核，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并享有專業(yè)人員的同等待遇。
第十三條 環(huán)境保護部門應(yīng)當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)法律法規(guī)，確保環(huán)境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章 檔案管理機構(gòu)、文件(項目)承辦單位職責
第十四條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應(yīng)當履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和工作方針、政策。經(jīng)國家檔案行政管理部門同意，國務(wù)院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責研究制定環(huán)境保護檔案管理規(guī)章制度、行業(yè)標準和技術(shù)規(guī)范并組織實施。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)依據(jù)上級環(huán)境保護主管部門和檔案行政管理部門的相關(guān)制度要求，制定本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作制度并組織實施。
(二)負責本部門檔案的統(tǒng)一管理，地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)對本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。
(三)負責編制本部門檔案管理經(jīng)費年度預(yù)算，將檔案資料收集整理、保管保護、開發(fā)利用，設(shè)備購置和運行維護，信息化建設(shè)，以及檔案宣傳培訓等項目經(jīng)費列入預(yù)算。
(四)負責本部門檔案信息化工作，參與本部門電子文件全過程管理工作，組織實施本部門檔案數(shù)字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。
(五)負責對本部門重點工作、重大會議和活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目等歸檔工作進行監(jiān)督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設(shè)項目工程竣工和重要設(shè)備儀器開箱的文件材料驗收工作。
(六)負責制定本部門文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學合理開發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交檔案。
(七)國務(wù)院環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計地方環(huán)境保護主管部門，本部門及其派出機構(gòu)、直屬單位檔案工作基本情況的數(shù)據(jù)，并報送國家檔案行政管理部門。地方各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)，負責匯總統(tǒng)計本行政區(qū)域內(nèi)環(huán)境保護檔案工作基本情況數(shù)據(jù)，并報送同級檔案行政管理部門和上級環(huán)境保護主管部門。
(八)負責開展環(huán)境保護部門檔案工作業(yè)務(wù)交流，組織檔案管理人員專業(yè)培訓。
(九)各級環(huán)境保護主管部門的檔案管理機構(gòu)負責組織實施同級檔案行政管理部門布置的相關(guān)工作，并協(xié)調(diào)環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)與其他部門檔案管理機構(gòu)之間的檔案工作。
第十五條 環(huán)境保護部門的文件(項目)承辦單位在本部門檔案管理機構(gòu)的指導下，履行下列職責：
(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類整理文件材料，做到齊全完整、分類清楚、排列有序，并按照規(guī)定向本部門檔案管理機構(gòu)移交。
(三)重大建設(shè)項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目承辦單位負責制定專項檔案管理規(guī)定、歸檔范圍和保管期限，報環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)同意后，由項目承辦單位組織實施。
第四章 文件材料的歸檔
第十六條 環(huán)境保護文件材料歸檔范圍應(yīng)當全面、系統(tǒng)地反映綜合管理和政策法規(guī)、科學技術(shù)、環(huán)境影響評價、環(huán)境監(jiān)測、污染防治、生態(tài)保護、核與輻射安全監(jiān)管、環(huán)境監(jiān)察執(zhí)法等業(yè)務(wù)活動。
第十七條 環(huán)境保護部門在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調(diào)查等專項工作時，應(yīng)當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專項工作進度時，應(yīng)當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設(shè)項目、重大科研項目和重大生態(tài)保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進行項目鑒定、驗收和申報獎項。
第十八條 環(huán)境保護文件材料歸檔工作一般應(yīng)于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據(jù)下列情形，按要求將應(yīng)歸檔文件及電子文件同步移交本部門檔案管理機構(gòu)進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書材料應(yīng)當在文件辦理完畢后及時歸檔;
(二)重大會議和活動等文件材料，應(yīng)當在會議和活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔;
(三)科研項目、建設(shè)項目文件材料應(yīng)當在成果鑒定和項目驗收后兩個月內(nèi)歸檔，周期較長的.科研項目、建設(shè)項目可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器設(shè)備隨機文件材料，應(yīng)當在開箱驗收或者安裝調(diào)試后七日內(nèi)歸檔，重要儀器設(shè)備開箱驗收應(yīng)當由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督隨機文件材料歸檔。
第五章 檔案的管理
第十九條 環(huán)境保護部門應(yīng)當加強對不同門類、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護檔案真實、齊全、完整。
第二十條 環(huán)境保護檔案的分類、著錄、標引，依照《中國檔案分類法 環(huán)境保護檔案分類表》《環(huán)境保護檔案著錄細則》《環(huán)境保護檔案管理規(guī)范》等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)當按照有關(guān)要求同步歸檔。
文書材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t 22-20xx)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規(guī)范》(gb/t 11821-20xx)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
科技文件的整理歸檔，依照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t 11822-20xx)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
會計資料的整理歸檔，依照《會計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔20xx〕12號)等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t 18894-20xx)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t 17678.1-1999)等文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。重要電子文件應(yīng)當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第二十一條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應(yīng)當定期檢查檔案保管狀態(tài)，調(diào)試庫房溫度、濕度，及時對破損或者變質(zhì)的檔案進行修復(fù)。
第二十二條 環(huán)境保護檔案的鑒定應(yīng)當定期進行。
環(huán)境保護部門成立環(huán)境保護檔案鑒定小組進行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護部門分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構(gòu)、保密部門和文件(項目)承辦單位有關(guān)人員組成。
對保管期限變動、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案，應(yīng)當提請本部門環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結(jié)束后，環(huán)境保護檔案鑒定小組應(yīng)當形成鑒定報告，提出鑒定意見。
第二十三條 環(huán)境保護檔案的銷毀應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定辦理，并履行銷毀批準手續(xù)。未經(jīng)鑒定、未履行批準銷毀手續(xù)的檔案，嚴禁銷毀。
對經(jīng)過環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定確認無保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)當進行登記造冊，報本部門分管檔案工作負責人批準后銷毀。檔案銷毀清冊永久保存。
環(huán)境保護檔案的銷毀由檔案管理機構(gòu)組織實施。銷毀檔案時，檔案管理機構(gòu)與保密部門應(yīng)當分別指派人員共同進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀后，應(yīng)當及時調(diào)整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。
第二十四條 環(huán)境保護部門撤銷或者變動時，應(yīng)當妥善保管環(huán)境保護檔案，向相關(guān)接收部門或者同級檔案管理部門移交，并向上級環(huán)境保護主管部門報告。
第二十五條 文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動時，應(yīng)當及時對屬于歸檔范圍的文件材料進行整理、歸檔，并辦理移交手續(xù)，不得帶走或者毀棄。
第六章 檔案的利用
第二十六條 環(huán)境保護部門的檔案管理機構(gòu)應(yīng)當積極開發(fā)環(huán)境保護檔案信息資源，并根據(jù)環(huán)境保護工作實際需要，對現(xiàn)有檔案信息資源進行綜合加工和深度開發(fā)，為環(huán)境保護工作提供服務(wù)。
第二十七條 環(huán)境保護部門應(yīng)當積極開展環(huán)境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應(yīng)的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。
第二十八條 環(huán)境保護檔案一般以數(shù)字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環(huán)境保護檔案的單位或者個人應(yīng)當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不得對檔案原件進行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 有下列事跡之一的，依照國家有關(guān)規(guī)定給予表揚、表彰或者獎勵：
(一)在環(huán)境保護檔案的收集、整理或者開發(fā)利用等方面做出顯著成績的;
(二)對環(huán)境保護檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)將個人所有的具有重要或者珍貴價值的環(huán)境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執(zhí)行檔案法律法規(guī)表現(xiàn)突出的。
第三十條 在環(huán)境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規(guī)給予處分;情節(jié)嚴重，涉嫌構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十一條 地方各級環(huán)境保護主管部門可以根據(jù)本辦法，結(jié)合本地實際情況，聯(lián)合同級檔案行政管理部門制定實施細則，并報上級檔案行政管理部門和環(huán)境保護主管部門備案。
第三十二條 本辦法自20xx年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》(原國家環(huán)境保護局 國家檔案局令第13號)同時廢止。
檔案管理制度 篇10
一、檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案管理由技術(shù)質(zhì)量部指派專人負責，各部門應(yīng)指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應(yīng)負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關(guān)資料到技術(shù)質(zhì)量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發(fā)、經(jīng)營、企業(yè)管理等技術(shù)資料、報告等，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均實行集中統(tǒng)一管理，任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或下屬機構(gòu)須保留的，保存人必須到技術(shù)質(zhì)量部登記，技術(shù)質(zhì)量部保存復(fù)印件。
4、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由人事行政部歸檔管理：
（1）公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；
�。�2）一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
（3）經(jīng)領(lǐng)導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔；
�。�4）上報和外發(fā)文件有上級來文的，要將上級來文一并附后歸檔。
�。�5）業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及公司領(lǐng)導批復(fù)，涉及人力資源問題或?qū)俑犊钚再|(zhì)的，由技術(shù)質(zhì)量部和財務(wù)部予以相應(yīng)處理后，由經(jīng)辦人整理后，移交人事行政部；
�。�6）其它重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交技術(shù)質(zhì)量部。
�。�7）由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，均保留兩份原件，技術(shù)質(zhì)量部、財務(wù)部各存一份。特殊情況只有一份原件時，技術(shù)質(zhì)量部保存原件，財務(wù)部保存復(fù)印件并注明原件存放處。
（8）公司名義的收文、發(fā)文等文書、文檔資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔。
1、以下文件資料應(yīng)統(tǒng)一由各部門歸檔管理：
�。�1）各部門之間日常收文、發(fā)文由各部門自行保管。
�。�2）各種傳真函件，由收、發(fā)函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部及各部門應(yīng)有存放檔案的專門文件柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規(guī)律。
4、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。
�。�1）技術(shù)資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年，有明確規(guī)定的，從其規(guī)定；
�。�2）文檔性資料，保管5年；
�。�3）其它資料銷毀時報批執(zhí)行。
1、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
2、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜，核對件數(shù)，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時向公司領(lǐng)導反映，妥善處理。
3、凡公司工作人員調(diào)離工作崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一保管的檔案、材料須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理批準；借閱重要密件，必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后，方可借閱。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告技術(shù)質(zhì)量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后，如系人為造成，公司將根據(jù)情況嚴重程度及所帶來的后果，追究有關(guān)人員的責任，依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應(yīng)的處罰。
檔案管理制度 篇11
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統(tǒng)一領(lǐng)導和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò)部內(nèi)部和其他部門查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規(guī)章制度。（每學期整理存檔一次）
2、關(guān)于成立、簡介、歷史沿革、大事記等資料。（每學期整理存檔一次）
3、關(guān)于內(nèi)部成員的個人信息、換屆、活動總結(jié)等資料。（每學期整理存檔一次）
4、關(guān)于活動的計劃書、經(jīng)費預(yù)算、活動總結(jié)等材料。（每月整理一次）
5、關(guān)于工作的'各種報告及統(tǒng)計資料。（每月整理一次）
6、需要網(wǎng)絡(luò)部執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網(wǎng)絡(luò)部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統(tǒng)整統(tǒng)管由統(tǒng)籌團負責。
2、網(wǎng)絡(luò)部各團自行負責團內(nèi)檔案收錄、管理，再上交統(tǒng)管。
3、檔案要及時登記編號，分類存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實行單線制，不得轉(zhuǎn)借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統(tǒng)籌團監(jiān)督其執(zhí)行，其最終解釋權(quán)歸中文系團委網(wǎng)絡(luò)部。
本制度自公布之日起實施。
檔案管理制度 篇12
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的'左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內(nèi)通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。
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