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  • 醫(yī)保檔案資料管理工作制度

    時間:2024-05-04 08:22:32 制度 我要投稿
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    醫(yī)保檔案資料管理工作制度

      在我們平凡的日常里,很多情況下我們都會接觸到制度,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編收集整理的醫(yī)保檔案資料管理工作制度,歡迎閱讀與收藏。

    醫(yī)保檔案資料管理工作制度

      醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理是醫(yī)療保險經(jīng)辦管理中一項主要的基礎(chǔ)性工作,對維護(hù)患者合法權(quán)益、促進(jìn)醫(yī)療保險健康發(fā)展具有十分重要的作用。為了進(jìn)一步貫徹落實《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》和《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》,積極推進(jìn)醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理,制訂如下工作制度。

      一、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規(guī)范

     。ㄒ唬┽t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集分類,必須按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》進(jìn)行歸檔整理;保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序,按主表在前、附件在后,審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后,重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。

     。ǘ┽t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料紙樣統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張。

      1、復(fù)印件全部采用A4型紙張復(fù)印,并加蓋單位公章,對其提供的材料進(jìn)行確認(rèn);

      2、原件小于A4紙張的,需用膠水粘貼于A4白紙上,粘貼時應(yīng)注意向A4紙張縱向的右下側(cè)粘貼;橫向A4紙張的材料,必須將字頭向內(nèi)(左)側(cè)整理,但應(yīng)留出2.5CM的裝訂位置;

      3、原件大于A4紙張的,應(yīng)折疊成A4紙張大小,但不能釘壓字跡。

     。ㄈ┽t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰,字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏(傳真)紙、復(fù)寫紙,確保醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實性。

     。ㄋ模┽t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料必須紙張完好整潔,如果出現(xiàn)紙張破損現(xiàn)象,應(yīng)予修補(bǔ)完好方可歸檔。不得在歸檔的材料上涂抹、勾畫、圈劃及亂加批注。如果確需在歸檔材料上修改的,修改人必須在材料的修改部分加蓋單位公章或修改人私章,對該材料進(jìn)行確認(rèn)。

     。ㄎ澹┮岩平粰n案室歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料,由于特殊情況,原移交處室需要更換或撤銷已歸檔的相關(guān)資料,處室經(jīng)辦人必須填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料變更登記表》,經(jīng)所在處室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽批后,檔案室工作人員方可進(jìn)行更換或撤銷原已歸檔

      材料。

      二、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交制度

     。ㄒ唬I(yè)務(wù)材料歸檔移交工作辦理。中心各處室兼職檔案管理人員具體負(fù)責(zé)本處室業(yè)務(wù)材料歸檔移交工作,必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料(含電子文檔),按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》和《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規(guī)范》,進(jìn)行分類收集整理,并定期向檔案室進(jìn)行移交。

     。ǘI(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量要求。兼職檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》進(jìn)行材料的分類整理,確保社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)歸檔材料完整和規(guī)范。

     。ㄈI(yè)務(wù)檔案移交質(zhì)量監(jiān)督。檔案室工作人員對兼職檔案管理人員移交的業(yè)務(wù)檔案,應(yīng)按《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》和《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案材料收集整理規(guī)范》進(jìn)行質(zhì)量檢查。對不符合歸檔要求的材料,兼職檔案管理人員應(yīng)及時按要求進(jìn)行重新整理。各處室負(fù)責(zé)人要督促其按時按要求完成業(yè)務(wù)材料歸檔整理移交工作。

     。ㄋ模I(yè)務(wù)檔案移交手續(xù)辦理。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交,檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》,經(jīng)雙方簽字確認(rèn),明確工作責(zé)任!夺t(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式貳份(兼職檔案管理人員、中心檔案室各留存一份)。

      三、檔案室人員工作職責(zé)

      中心辦公室設(shè)檔案室,檔案室人員工作職責(zé)如下:

     。ㄒ唬┬麄髫瀼貓(zhí)行《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》和《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》,制訂檔案管理工作各項規(guī)章制度。

     。ǘ﹨f(xié)助同級檔案行政管理部門和同級人力資源社會保障行政部門,指導(dǎo)下級社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理業(yè)務(wù)工作。

     。ㄈ┙y(tǒng)一管理本單位社會保險業(yè)務(wù)材料的立卷歸檔工作。

     。ㄋ模╅_展檔案資料利用服務(wù)工作,編制檢索工具,迅速準(zhǔn)確地提供有效利用。

      (五)做好檔案信息化工作,提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

      (六)遵守保密制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。

     。ㄆ撸┙M織檔案的鑒定銷毀工作。

      四、兼職檔案管理人員工作職責(zé)

      中心各處室配備兼職檔案管理人員,兼職檔案管理人員工作職責(zé)如下:

     。ㄒ唬┱J(rèn)真學(xué)習(xí)《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》,貫徹執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度,熟悉掌握《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集整理規(guī)范》。

     。ǘ┳龊帽咎幨裔t(yī)療保險業(yè)務(wù)材料收集、整理的基礎(chǔ)工作,確保社會保險業(yè)務(wù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

     。ㄈ└鶕(jù)《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》要求,按照“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”方法對收集的社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類歸檔整理,確保業(yè)務(wù)材料規(guī)范化、專業(yè)化。

     。ㄋ模┌磿r做好醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案和電子文檔的歸檔移交工作。

      (五)與中心檔案室保持聯(lián)系,及時反映對檔案管理工作的意見和要求。

      五、檔案立卷歸檔制度

     。ㄒ唬└魈幨壹媛殭n案管理人員負(fù)責(zé)本處室社會保險業(yè)務(wù)材料的收集整理工作。

      1、醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料的收集按照《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》的歸檔范圍和要求,一式一份收集整理歸檔,確保醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。

      2、凡歸檔的醫(yī)保保險業(yè)務(wù)材料必須利于長期保存,保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料。

      3、歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料必須統(tǒng)一按“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”方法進(jìn)行分類整理,并編制卷內(nèi)目錄、備考表。案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰或用電腦打印。

      4、案卷裝訂前要去掉金屬物,對破損的材料應(yīng)及時修整,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)方法裝訂,裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左下角打印頁號。

      5、案卷各部分排列要求,用軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)——文件——封底(含備考表)以卷號排列次序裝入盒。

      6、各處室的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案,要在規(guī)定時間內(nèi)移交到檔案室集中統(tǒng)一保管。

     。ǘ┲行臋n案室檔案管理人員負(fù)責(zé)醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案歸檔保管工作。

      1、檔案室管理人員對接收歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案,按《廣東省醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案管理實施辦法》編制案卷目錄,做好入庫、上架保管工作。

      2、嚴(yán)格執(zhí)行歸檔手續(xù)。檔案室管理人員要對移交的社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查和驗收,對不符合歸檔要求的材料有權(quán)拒收,并要求重新進(jìn)行整理。各處室兼職檔案管理人員應(yīng)將歸檔的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)材料和電子文檔定期向中心檔案室移交,移交時應(yīng)填寫《醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案移交表》一式二份,經(jīng)交接雙方核對簽字后,以備考查。

      六、檔案保管保密制度

      (一)檔案室?guī)旆渴菣n案集中存放的機(jī)要重地,檔案管理人員必須加強(qiáng)管理,外人不得隨意進(jìn)入庫房。

     。ǘ⿴旆績(nèi)應(yīng)排列有序,按照類別年度依次從左至右,從上至下排列,便于管理和查找。

      (三)庫房內(nèi)必須采取防盜、防火、防水、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠等措施,確保檔案的完整安全。

     。ㄋ模┒ㄆ诖驋咝l(wèi)生,保持庫房的整齊、清潔,經(jīng)常對庫房進(jìn)行各項安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施消除隱患。

     。ㄎ澹┒ㄆ谶M(jìn)行庫房檔案的清理核對工作,做到賬、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時修補(bǔ)和復(fù)制。

     。n案管理人員要遵守保密紀(jì)律,忠于職守,不得利用工作之便私自將檔案帶出檔案室。

     。ㄆ撸┙(jīng)常檢查檔案庫房,嚴(yán)格控制和管理庫房鑰匙,確保檔案安全。

      七、檔案統(tǒng)計查閱利用制度

     。ㄒ唬n案室工作人員必須對本單位檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行調(diào)查研究、統(tǒng)計分析。

     。ǘ┙∪珯n案統(tǒng)計內(nèi)容,定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定銷毀、保管數(shù)量、利用情況、檔案構(gòu)成、機(jī)構(gòu)人員設(shè)施、庫房管理等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

      (三)建立檔案工作統(tǒng)計臺賬,經(jīng)常核實內(nèi)容、數(shù)量,做到物、賬相符。

     。ㄋ模n案室工作人員要熟悉庫房檔案的內(nèi)容,了解中心各處室對檔案的需要,積極主動為本單位各項工作服務(wù)。

     。ㄎ澹┍締挝蝗藛T需要利用檔案時,應(yīng)辦理借閱登記手續(xù),利用完畢后及時歸還,并注銷借閱登記。

      (六)外單位人員需要利用檔案時,應(yīng)持單位介紹信或本人身份證,方可辦理查閱手續(xù)。查閱保密檔案,需經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,準(zhǔn)予查閱。查閱檔案不得將檔案帶出檔案室。

      (七)檔案利用者在查閱檔案時,嚴(yán)禁喝茶、抽煙,必須愛護(hù)檔案。不得拆卷、涂改、剪切檔案,如有發(fā)現(xiàn),依法追究責(zé)任,嚴(yán)肅處理。

      八、檔案鑒定銷毀制度

      (一)中心檔案室成立檔案鑒定小組,定期或不定期對檔案進(jìn)行鑒定工作,按規(guī)定剔除不再具有保存價值的檔案。

      (二)檔案鑒定小組由分管檔案室的中心領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員、業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人和人力資源社會保障部門行政部門有關(guān)人員組成。

      (三)鑒定小組對已到期的醫(yī)療保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定,對鑒定為可以銷毀的檔案,經(jīng)省醫(yī)保保險管理中心主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)之后銷毀。

     。ㄋ模n案的銷毀由檔案室管理人員負(fù)責(zé),會同有關(guān)處室兩人以上監(jiān)督人員監(jiān)督銷毀,監(jiān)銷人員在銷毀檔案以前,應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核實,并在銷毀清冊上簽名,注明銷毀的方式、時間和地點,銷毀清冊永久保存。

     。ㄎ澹╄b定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限過短,有必要繼續(xù)保存的,鑒定小組應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

      九、檔案室設(shè)備維護(hù)使用制度

     。ㄒ唬n案室指定專人定期對檔案設(shè)備的運轉(zhuǎn)情況進(jìn)行檢查,保持檔案設(shè)備的清潔衛(wèi)生。如果發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞現(xiàn)象,應(yīng)及時進(jìn)行維修處理;如遇解決不了的問題應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)反映解決問題。

     。ǘn案室用電設(shè)備必須按時進(jìn)行線路檢查,防止漏電、打火現(xiàn)象,杜絕安全隱患,確保檔案室資料安全。

     。ㄈn案室所有帶電源的設(shè)備必須做到先開電源,再開設(shè)備。

      (四)檔案室?guī)щ娫O(shè)備需要斷電時,必須先關(guān)設(shè)備再關(guān)電源。

     。ㄎ澹n案室如有設(shè)備長期不用,應(yīng)將其電源切斷。

     。﹫猿质褂煤途S護(hù)相結(jié)合原則。操作人員在設(shè)備日常維護(hù)工作中應(yīng)做到“三好”(管好、用好、維護(hù)好)、“四會”(會使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障)。

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