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  • 淺談檔案資料管理制度

    時間:2022-07-21 20:39:50 檔案 我要投稿
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    淺談檔案資料管理制度

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    淺談檔案資料管理制度

      一、文件管理

      1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關(guān)素材,做好前期的準備工作。

      2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。

      3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。

      4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。

      5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。

      二、檔案資料管理

      1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應嚴格登記。

      2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。

      3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。

      4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。

      5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

      6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。

      7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。

      8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

      9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。

      10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。

      11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。

      12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。

      13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。

      14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。

      三、檔案的價值

      1.檔案價值即指檔案的屬性或使用價值,它只是客觀存在的,與人們的需求無關(guān)。

      2.檔案價值是由人們的需求而決定的主觀產(chǎn)物,沒有也不可能有客觀的價值標準。

      3.檔案價值是凝結(jié)在檔案中的勞動,檔案價值的大小決定于形成檔案過程中所耗費的勞動量。

      4.檔案價值是主體和客體之間的關(guān)系范疇,即檔案客體對人們主體需要的滿足及其程度的表現(xiàn)形式。一般認為,檔案價值是由檔案本身的各種因素和社會對檔案利用需求二者的結(jié)合所決定的。

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