物業(yè)檔案管理制度
在生活中，越來越多人會(huì)去使用制度，制度是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位，為了維護(hù)正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，保證國(guó)家各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的應(yīng)用文。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
物業(yè)檔案管理制度1
物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
第一章、總則
檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
�。ㄒ唬┕景l(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見書、認(rèn)股書等；
�。ǘ┕揪幬奶�(hào)的全部文件；
�。ㄈ┕竟蓶|會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；
（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；
�。ㄎ澹┕镜母鞣N請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)；
�。┘瘓F(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；
�。ㄆ撸┱骷�(jí)部門發(fā)送的文件；
�。ò耍┕绢I(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問題的會(huì)議記錄；
�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報(bào)底稿；
�。ㄊ┕緳n案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè)；
�。ㄊ唬└髀毮懿块T、綜合類檔案目錄。
二、經(jīng)營(yíng)管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
�。ǘ┕鞠逻_(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；
�。ㄈ┕靖鞑拷�(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；
�。ㄋ模┕竞蜆I(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；
�。ㄎ澹┥霞�(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。
三、財(cái)務(wù)類
�。ㄒ唬┠甓葘徲�(jì)報(bào)告；
�。ǘ┠瓿躅A(yù)算報(bào)告；
（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；
（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；
（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)
�。ㄈ┞毠お�(jiǎng)懲情況記錄；
�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；
（五）勞動(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；
�。┯嘘P(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；
�。ǘ┗üこ痰纳陥�(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；
（三）購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。
六、工程類
接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。
備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。
三、各職能部門和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行處理。
六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對(duì)每年收進(jìn)送出的`檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第四章、檔案借閱
一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。
三、查閱和借閱檔案的人員，必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。
四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實(shí)行部門立卷，各職能部門、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時(shí)間：各部門、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度2
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的`文件資料進(jìn)行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度3
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊(cè)文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。
4、公司對(duì)外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。
�。�2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長(zhǎng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的`文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請(qǐng)主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長(zhǎng)期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對(duì)借入的文件資料進(jìn)行一次核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請(qǐng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、題名日期、頁(yè)號(hào)等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請(qǐng)主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對(duì)我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)檔案管理制度4
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的`線路圖紙、使用說明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘�(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度5
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個(gè)人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。
7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:
1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。
2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。
3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。
6)單元驗(yàn)收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。
5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。
2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶維修報(bào)修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):
1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。
2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。
4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。
3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。
4)會(huì)議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９�、�?chǔ)存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的'文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
物業(yè)檔案管理制度6
一、總則
（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。
（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。
�。ㄈn案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。
二、人員裝備
（四）企業(yè)檔案采納分級(jí)管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。
（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。
三、檔案資料的采集和整理
�。┪飿I(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級(jí)別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。
2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來文以及國(guó)家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密
關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。
3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。
4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對(duì)企業(yè)進(jìn)行檢查的書
面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。
5.人事檔案資料。
6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交
企業(yè)檔案管理部門，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。
7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。
�。ㄆ撸└骺蛻舴⻊�(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和
資料，主要包含以下內(nèi)容。
1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。
2.小區(qū)基本狀況資料。
�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。
（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。
�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會(huì)審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。
3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請(qǐng)表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。
4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。
�。�1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。
（2）各部門平時(shí)的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。
�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺(tái)賬和設(shè)備資料等。
�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。
�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報(bào)告、分戶圖等。
�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。
�。�7）各客戶服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的'資料。
5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。
四、檔案資料的移交和歸檔
（八）資料移交前管理。
1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。
2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。
3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。
�。ň牛n案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。
1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。
2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對(duì)移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。
3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。
4.對(duì)換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。
�。ㄊw檔。主要有以下要求。
1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。
2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號(hào)章、裝盒，編制檔案目錄。
3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。
4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊備完好。
5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。
（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對(duì)各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。
五、檔案資料的借閱和使用
在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級(jí)資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。
�。ㄊn案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。
1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。
2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。
3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對(duì)。
4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。
�。ㄊ模┮⒁獗Ｗo(hù)業(yè)主和住戶的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫(kù)中，如需調(diào)用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。
六、檔案資料管理和判定
（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫(kù)房等，一定保證有相對(duì)獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。
1.庫(kù)房要相對(duì)獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫(kù)房?jī)?nèi)和庫(kù)房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。
2.庫(kù)房?jī)?nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號(hào)，編制檔案資
料寄存地點(diǎn)索引。
�。ㄊ撸n案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下
1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對(duì)檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。
3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。
�。ㄊ耍n案資料的判定，包含以下要求
1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。
2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。
3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。
1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。
2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊(cè)上署名。
3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。
七、獎(jiǎng)罰
�。ǘ┢髽I(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個(gè)人賜予相應(yīng)表彰或獎(jiǎng)賞等。
�。ǘ唬╆P(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對(duì)檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。
�。ǘ┮蚬芾砘蚴褂貌煌祝斐蓹n案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。
八、附則
�。ǘ┍竟芾碇贫扔善髽I(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度7
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的'統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見附件1)
7部門檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
物業(yè)檔案管理制度8
檔案管理作為物業(yè)管理的'重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。
1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);
2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對(duì)性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;
4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;
6.對(duì)欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。
物業(yè)檔案管理制度9
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。
第二章人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認(rèn)真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個(gè)人簡(jiǎn)歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測(cè)試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎(jiǎng)懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會(huì)職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。
7、承諾書、勞動(dòng)合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時(shí)間連續(xù)及時(shí))、各類因公出國(guó)協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國(guó)審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個(gè)人年度工作總結(jié)或述職報(bào)告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績(jī)、出國(guó)培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個(gè)月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時(shí)，要及時(shí)通知形成檔案材料的部門，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。
第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時(shí)收集應(yīng)歸檔的材料。同時(shí)，要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定，對(duì)收集到的材料，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)入卷歸檔。
第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時(shí)，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時(shí)協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章人事檔案的保管
第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。
第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險(xiǎn)柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條檔案管理人員應(yīng)對(duì)保管的檔案逐一登記編號(hào)，并每年進(jìn)行一次檢查、核對(duì)，防止錯(cuò)放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應(yīng)及時(shí)查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩
第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對(duì)造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。
第十七條檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條建立堅(jiān)固、安全的'庫(kù)房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。
第十九條檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。
第二十條逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章人事檔案的查閱和借用
第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時(shí)，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對(duì)無誤后，寫明材料出處和時(shí)間，并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。
第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上，要認(rèn)真細(xì)致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯(cuò)。
第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動(dòng)，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。對(duì)個(gè)人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對(duì)無誤后，及時(shí)將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章
附則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
物業(yè)檔案管理制度10
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。
�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。
③外部文件包括國(guó)家和市政府有關(guān)部門(勞動(dòng)人事部門)的發(fā)文、社會(huì)公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的'相關(guān)材料。由總辦專人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度11
依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的.文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度12
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來的各類公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對(duì)外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級(jí)公司往來文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文、外來商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。
4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務(wù)部門及臨時(shí)成立的`工作小組等）常用文件類別：
�。�1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。
�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。
�。�3）通知類：內(nèi)部各類通知。
�。�4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。
�。�5）會(huì)議類：部門例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。
�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
�。�7）對(duì)外文件類：
①對(duì)政府部門、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；
②對(duì)客戶發(fā)文等：
�、燮渌悾喝珉娫挶�、名單、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
（1）產(chǎn)權(quán)資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。
4.4各類文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類：
�。�1）部門負(fù)責(zé)人以上人員閱；
�。�2）主管級(jí)以上人員閱；
�。�3）內(nèi)部傳閱；
（4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門須指定專人負(fù)責(zé)本部門各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度13
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項(xiàng)需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會(huì)議通知'、'任免通知'。
(4)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問等用'報(bào)告'。
(5)請(qǐng)示:請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某項(xiàng)重要工作作出指示,答復(fù)和批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用'請(qǐng)示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級(jí)公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關(guān)部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會(huì)會(huì)刊中收集;
(4)征訂有關(guān)物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務(wù)主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關(guān)文件法規(guī);
(7)可從報(bào)刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴(yán)格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時(shí)做好催還、清退工作,檔案材料不得個(gè)人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時(shí)間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。公司辦公室負(fù)責(zé)公司的主體檔案,對(duì)各職能部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的`收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項(xiàng)目進(jìn)行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質(zhì)分類法、人物分類法和時(shí)間分類法。各部門應(yīng)根據(jù)自己的工作性質(zhì)和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項(xiàng)目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對(duì)歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進(jìn)行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對(duì)無主題的材料應(yīng)擬定確切的標(biāo)題;
b、所有歸檔材料均須編號(hào),并按序號(hào)進(jìn)行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內(nèi)容有:順序號(hào)、發(fā)文部門、標(biāo)題、文號(hào)和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長(zhǎng)期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應(yīng)集中指定地點(diǎn)保存,并按類上架進(jìn)柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經(jīng)常對(duì)檔案材料進(jìn)行檢查。
4、物業(yè)管理應(yīng)保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應(yīng)保存的基本材料有:會(huì)議記錄;上下行文;政府文件;工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;規(guī)章制度;調(diào)查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評(píng)比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項(xiàng)分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗(yàn)收合格證明材料;技術(shù)圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產(chǎn)清單;財(cái)務(wù)憑證、帳冊(cè)、報(bào)表;財(cái)產(chǎn)和物資單據(jù);各類經(jīng)營(yíng)證明、證件等。
物業(yè)檔案管理制度14
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
物業(yè)檔案管理制度15
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開始的`所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
【物業(yè)檔案管理制度】相關(guān)文章：
物業(yè)檔案管理制度06-29
物業(yè)工程檔案管理制度12-15
物業(yè)檔案資料的建立與管理制度05-30
物業(yè)客戶檔案管理制度12-25
物業(yè)檔案管理制度（精選11篇）02-04
物業(yè)檔案管理制度(20篇)10-27
物業(yè)管理檔案管理制度02-08
物業(yè)檔案管理制度15篇01-16
物業(yè)檔案管理制度3篇02-27