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淺談教學(xué)質(zhì)量分析中巧用EXCEL實現(xiàn)分類統(tǒng)計
摘 要：數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作在學(xué)校教學(xué)質(zhì)量分析過程中是不可缺少的一個環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確性會直接影響學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策與思路。當數(shù)據(jù)統(tǒng)計跨越幾個學(xué)校許多班級時，如何方便快捷地做到數(shù)據(jù)處理的準確性、時效性，以提高工作效率?筆者經(jīng)過了以下一些嘗試，現(xiàn)記錄如下與大家一起分享。
關(guān)鍵詞：學(xué)生成績 質(zhì)量分析 Excel 分類統(tǒng)計
一、設(shè)計背景
學(xué)生成績的統(tǒng)計分析工作由來已久，一般都是一所學(xué)校內(nèi)部分析為校長作決策之用。當數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析擴大范圍，涉及幾個學(xué)校較多班級時，純手工的成績統(tǒng)計分析工作就變得復(fù)雜而繁多了。成績統(tǒng)計的內(nèi)容可分為：分校分年級分班分科平均分及總分平均分、單校分班分科平均分及總分平均分、分校分數(shù)段人數(shù)統(tǒng)計、前百名學(xué)生情況等。為了方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析，可利用大家常見的辦公軟件Excel來實現(xiàn)，一個工作簿可以有多個工作表，默認為3個sheet，可以根據(jù)需要增減工作表。設(shè)計此工作簿的目的是為達到錄入學(xué)生成績后立即能得到所有的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以減少重復(fù)而繁雜的統(tǒng)計工作，更能減少因為誤操作引起的錯誤數(shù)據(jù)，提高工作效率和準確性。本文以實現(xiàn)統(tǒng)計各校各年級各班各科及總分平均分和各分數(shù)段人數(shù)的統(tǒng)計為例，敘述了Excel軟件的功能應(yīng)用。
二、思路構(gòu)建
假設(shè)甲校有七、八、九三個年級，每個年級兩個班，乙校有七、八、九三個年級，每個年級三個班，丙校有七、八、九三個年級，每個年級四個班，以一校一年級段為單位(方便學(xué)校試場的安排以及成績的錄入)，放在一個sheet中。制作工作表如下圖1：
為實現(xiàn)統(tǒng)計各校各年級各班各科及總分平均分和各校各年級段分數(shù)段的分布情況，制作工作表如下圖2：
“甲七”工作表結(jié)構(gòu)如下圖3-1、3-2：
圖3說明：
假設(shè)考試科目為語文、數(shù)學(xué)、英語、科學(xué)等四門，其他年級段工作表的設(shè)置依次類推。
字段設(shè)置：①學(xué)校，用于不同學(xué)校之間的對比;②班級，數(shù)字格式，用于實現(xiàn)分班成績的統(tǒng)計;③考號，用于考試的編排和成績的錄入校對。
統(tǒng)計項設(shè)：①各科及總分的合計，為方便計算所有學(xué)校的平均分，以免減少誤差;②各科及總分的平均分，即本校年級段平均分;③分班各科及總分的平均分;④學(xué)生總數(shù)，亦為方便計算所有學(xué)校的平均分，以免減少誤差。
“各校各年級各班各科總分平均分”工作表設(shè)置如下圖4：
八年級、九年級的統(tǒng)計依次類推。
“各校各年級總分的分數(shù)段”工作表設(shè)置如下圖5-1、5-2： 各分數(shù)段的分數(shù)值設(shè)置可以根據(jù)各科總分值進行合理調(diào)整。
三、過程細化
1、常用函數(shù)
充分利用EXCEL公式函數(shù)的功能以實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，是選擇EXCEL軟件的最初目的。常用函數(shù)有求和函數(shù)“SUM( )”、平均值函數(shù)“AVERAGE( )”、計數(shù)函數(shù) “COUNT( )”、最大值函數(shù)“MAX( )”等等。如“甲七”工作表中在計算每個學(xué)生總分時用到了求和函數(shù)，設(shè)置I3單元格的值為 “=SUM(E3:H3)”，結(jié)果顯示為431(見圖3-1)。
2、函數(shù)嵌套
EXCEL單元格中很多默認的數(shù)字格式在實際應(yīng)用中都需要進行適當處理。如“甲七”工作表中的E24單元格計算甲校七年級語文成績的平均分，設(shè)置E24的值為 “=ROUND(AVERAGE(E3:E22),2)”，結(jié)果顯示為94.3(見圖3-2)，在用AVERAGE函數(shù)進行平均值計算時默認的小數(shù)位數(shù)不止2位，一般在統(tǒng)計成績時計算到2位小數(shù)即可，因此利用函數(shù)“ROUND( )”按指定位數(shù)“2”對數(shù)值進行“四舍五入”。
3、巧用數(shù)組函數(shù)
在“甲七”工作表中記錄著甲校七年級所有學(xué)生的成績，現(xiàn)在要得到各班的各科平均分，進行教學(xué)質(zhì)量的分析，為了讓計算機能自動篩選并統(tǒng)計出結(jié)果，字段設(shè)計時增加了“班級”這一項，數(shù)字格式，有兩個目的，一是用來分班統(tǒng)計，二是用來進行學(xué)生人數(shù)的統(tǒng)計。在E25單元格中計算七1班語文成績的平均分，設(shè)置 E25的值為 “=ROUND(SUMPRODUCT(($B$3:$B$22=1)*E$3:E$22)/COUNTIF($B$3:$B$22,1),2)”，結(jié)果顯示為90.4(見圖3-2)，其中用到了數(shù)組函數(shù)“SUMPRODUCT()”，當參數(shù)“($B$3:$B$22=1)”為邏輯“真TRUE”時，對 E3：E22區(qū)域的成績累計求和，從而實現(xiàn)七1班語文成績的求和統(tǒng)計，若是統(tǒng)計2班時則參數(shù)可修改為“($B$3:$B$22=2)”。
4、絕對引用和相對引用
上述E25單元格公式中使用了“$”絕對引用，目的在于公式拖動時不產(chǎn)生變化，因為這些數(shù)據(jù)區(qū)域是固定的，在參數(shù)“E$3:E$22”(成績區(qū)域)的E 前沒有使用“$”拖動公式時就會隨公式位置變化相對引用。參數(shù)“COUNTIF($B$3:$B$22,1)”實現(xiàn)統(tǒng)計1班的學(xué)生人數(shù)時，區(qū)域是固定的，因此使用“$”;同理，統(tǒng)計2班的學(xué)生人數(shù)可改為“COUNTIF($B$3:$B$22,2)”。
5、表間關(guān)聯(lián)
為了把三個學(xué)校的平均分以及各班的平均分情況匯總分析，在“各校各年級各班各科總分平均分”工作中關(guān)聯(lián)各校各年段工作表計算好的數(shù)據(jù)，如“各校各年級各班各科總分平均分”工作表中B3單元格的值設(shè)為“=甲七!E24”，就可以同步關(guān)聯(lián)“甲七”工作表E24單元格的數(shù)值94.3(見圖4)，C3、……、F3依次類推，同樣將B6單元格的值關(guān)聯(lián)“乙七”工作表中相應(yīng)的單元格，其他單元格也依次類推，這樣我們就得到了圖4所示的各校各年級各班各科及總分平均分的成績匯總表。
6、綜合應(yīng)用
分數(shù)段人數(shù)的統(tǒng)計與對比能很好地反映不同學(xué)校之間的成績差異，毋庸置疑也可對一個學(xué)校不同班級之間進行對比，這是眾多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分析教學(xué)質(zhì)量情況時采用的一個數(shù)據(jù)量化的方法。文中“各校各年級總分的分數(shù)段”工作表要將三個學(xué)校三個年級各分數(shù)段的人數(shù)進行統(tǒng)計，作橫向比較，將G3單元格中的值設(shè)置為“=COUNTIF(甲七!$I$3:$I$22,"=430")”，結(jié)果顯示為5(見圖5-1)，表明甲校七年級學(xué)生中成績達到430及以上的人數(shù)為5個，在G3單元格的公式中用到了統(tǒng)計函數(shù)、絕對引用和表間關(guān)聯(lián)。
四、應(yīng)用效果及注意事項
本文通過EXCEL軟件建立的成績統(tǒng)計表實現(xiàn)了三個學(xué)校之間以及各個學(xué)校不同班級之間成績的比較，可以一目了然地看清三所學(xué)校之間的差距，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理決策與教學(xué)質(zhì)量分析有一定的參考價值。
此表間的關(guān)系建立完成后，只要將學(xué)生的成績錄入到“甲七”、“甲八”等工作表中，后續(xù)的統(tǒng)計工作自動完成。根據(jù)每屆學(xué)生的增減變化，改變學(xué)生名單以及成績的錄入，便可完成成績的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。值得一提的是，在學(xué)生人數(shù)發(fā)生變化時一定要注意增減的方式。以圖3-1、3-2為例，從圖3-2中可以看出甲校七年級學(xué)生共20人，在增加或者減少學(xué)生人數(shù)時，可以在成績“合計”這一行之上的學(xué)生名單中整行插入或刪除，本文上述設(shè)置的單元格公式會根據(jù)行數(shù)的增減自動更新，不受影響，這也是EXCEL軟件給廣大用戶提供的方便。
成績統(tǒng)計表的建立只用到了常見的應(yīng)用軟件EXCEL，一般學(xué)校在學(xué)生成績處理的過程中都采用EXCEL表格進行錄入，可以很好地結(jié)合起來。本文所提及的只是一點膚淺的應(yīng)用，與大家共同探討，或許有更好的方法和EXCEL的功能應(yīng)用，還望廣大同行與能手給予批評與指正!
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