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內(nèi)部審計(jì)功能和ERP的實(shí)施過程
ERP思想是一種十分先進(jìn)的治理思想，在國外得到廣泛的運(yùn)用。國外著名的ERP系統(tǒng)軟件有SAP R/3，Peoplesoft，Baan等，它們給運(yùn)用的企業(yè)帶來巨大的上風(fēng)。國內(nèi)的有用友、金蝶、安易等推出的ERP軟件。后者可以說是建立在信息系統(tǒng)（AIS）基礎(chǔ)上的擴(kuò)展了一些治理功能的企業(yè)治理軟件，并非完全意義上的ERP軟件。而前者則是完整的企業(yè)資源計(jì)劃，是一種全面的企業(yè)信息治理，主要運(yùn)用于大型企業(yè)。固然ERP軟件的成功實(shí)施能給企業(yè)帶來信息和治理上的上風(fēng)，然而若有不慎也可能帶來各種負(fù)面效應(yīng)。對此，若是能很好地發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的功能，將能極大地促進(jìn)ERP的實(shí)施，尤其是在風(fēng)險(xiǎn)治理方面。首先，盡管實(shí)施ERP是治理層的責(zé)任，內(nèi)部審計(jì)也應(yīng)主動地參與到這一過程中。不要以為系統(tǒng)職員和外部顧客能完全處理好這一過程，也不要以為ERP技術(shù)太專業(yè)化，要熟悉到內(nèi)部審計(jì)具有ERP實(shí)施過程十分必要的功能，尤其是在風(fēng)險(xiǎn)治理方面。一般而言，ERP的實(shí)施會在很短的時間內(nèi)變動程序、組織結(jié)構(gòu)和技術(shù)，這樣會帶來風(fēng)險(xiǎn)，從而需要風(fēng)險(xiǎn)治理戰(zhàn)略，內(nèi)部審計(jì)正善于此領(lǐng)域。
其次，實(shí)施ERP并不只是另一個系統(tǒng)項(xiàng)目，大多數(shù)ERP的實(shí)施不是系統(tǒng)型項(xiàng)目而是經(jīng)營轉(zhuǎn)型（即會極大地經(jīng)營方式，使經(jīng)營方式變化）的項(xiàng)目，盡管ERP的實(shí)施包括操縱系統(tǒng)和，但這些不會對組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生很大的影響，而ERP能增值的基本要素會增強(qiáng)功能和程序方面的經(jīng)營領(lǐng)域的運(yùn)作，如供給鏈，顧客治理，供給商關(guān)系和商務(wù)等。需要明確區(qū)分純系統(tǒng)型項(xiàng)目的實(shí)施和ERP中戰(zhàn)略經(jīng)營轉(zhuǎn)型項(xiàng)目的實(shí)施。若不加以區(qū)分，會導(dǎo)致失誤。需認(rèn)真思考為什么實(shí)施此軟件，想獲得什么樣的經(jīng)營上風(fēng)和會產(chǎn)生什么樣的。因此，內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)參與ERP的計(jì)劃會議，參加以操縱系統(tǒng)和使用者相互影響為的討論，找出什么是推動ERP實(shí)施的決策等，然后提前發(fā)現(xiàn)題目。
第三，及早參與，內(nèi)部審計(jì)部分應(yīng)及早參與到ERP的實(shí)施中。內(nèi)部審計(jì)部分更能了解經(jīng)營狀況，他們在風(fēng)險(xiǎn)和控制方面的專長可幫助決策者決定ERP是否公道以及哪個軟件理合適。比如，內(nèi)部審計(jì)部分可是以幫助詢問有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)方面的題目，關(guān)于或有事項(xiàng)，可供利用的資源，本錢，新軟件對核心經(jīng)營過程的適合之處，內(nèi)部審計(jì)的地位和控制等。這些總是在項(xiàng)目計(jì)劃階段都是很重要的。另外，內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)詢問項(xiàng)目經(jīng)理要實(shí)施的計(jì)劃，通過對計(jì)劃的充分審計(jì)可達(dá)到三個目的：首先，它可以促進(jìn)有關(guān)負(fù)責(zé)職員在某個特定時間來預(yù)備一個更具體的計(jì)劃；其次，它可以使內(nèi)部審計(jì)師直接改善ERP實(shí)施中的質(zhì)量；另外，內(nèi)部審計(jì)師的報(bào)告也可以給更高層治理層提供一個工具來了解實(shí)施計(jì)劃中的優(yōu)點(diǎn)和缺陷，這一報(bào)告也可以給治理層在實(shí)施ERP過程中提供一個基石，使實(shí)施小組各負(fù)其責(zé)，而不是在事后再尋找。
第四，在現(xiàn)有上風(fēng)基礎(chǔ)上增長重要技能。內(nèi)部審計(jì)師可通過廣泛了解與ERP實(shí)施有關(guān)的來獲得主要經(jīng)營、風(fēng)險(xiǎn)、控制等知識，如可閱讀專業(yè)出版物和因特網(wǎng)上的文章以及和有ERP經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)部審計(jì)師進(jìn)行交流等。ERP項(xiàng)目十分復(fù)雜，需要懂得各方面的知識和技能，如項(xiàng)目治理，與培訓(xùn)、業(yè)績評價(jià)和交流有關(guān)的綜合文化，對技術(shù)或的理解，系統(tǒng)開發(fā)技能，資源計(jì)劃框架等。當(dāng)然，內(nèi)部審計(jì)師不大可能把握所有這些技能，但應(yīng)增加對組織有重大的技能。同時，在ERP實(shí)施中，對重要技能的把握應(yīng)傾向于經(jīng)營的功能方面而非技術(shù)方面，比如增長關(guān)于經(jīng)營領(lǐng)域中的供給鏈，顧客治理，供貨商關(guān)系，商務(wù)等知識。
第五，不要以為系統(tǒng)職員和顧問已經(jīng)充分考慮了風(fēng)險(xiǎn)、控制和審計(jì)責(zé)任。有的公司的內(nèi)部職員和外部顧問的技術(shù)都很嫻熟，但缺乏關(guān)于公司經(jīng)營環(huán)境的經(jīng)驗(yàn)和對風(fēng)險(xiǎn)、控制題目的基本了解。他們總是考慮技術(shù)題目“我們?nèi)绾吻宄苏系K？”而不是思考“要完成此，什么最佳？”，“假如我們進(jìn)行變動，有什么風(fēng)險(xiǎn)？”等，此時，假如內(nèi)部審計(jì)部分充分參與進(jìn)來，情況便會不同。ERP中包括了很多內(nèi)設(shè)的控制措施，但每一項(xiàng)都是要發(fā)生本錢的，因此，內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)仔細(xì)考慮每一項(xiàng)控制可達(dá)成什么樣的目的，以實(shí)現(xiàn)控制風(fēng)險(xiǎn)的目的。
第六，始終把握充分信息。內(nèi)部審計(jì)應(yīng)積極參與ERP的實(shí)施，到少應(yīng)了解實(shí)施的進(jìn)程和治理層所做的重要決策，如關(guān)于轉(zhuǎn)換日程，經(jīng)營過程的基本變化，轉(zhuǎn)換計(jì)劃等。這些決策會影響審計(jì)師將來的工作，在設(shè)計(jì)未來審計(jì)計(jì)劃和程序時應(yīng)充分考慮。
第七，親身著手工作但要保持客觀。當(dāng)治理層遇上麻煩而示助于內(nèi)部審計(jì)時，內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)避免作決策（盡管他們此時實(shí)際把握著整個進(jìn)程），應(yīng)保持獨(dú)立、客觀、公正，并積極親身動手參與第一線的工作。假如內(nèi)部審計(jì)師不把自身置于決策者的地位就可避免客觀隆的矛盾。同時對ERP實(shí)施的各階段進(jìn)行審計(jì)并做出報(bào)告以幫助高層治理層評價(jià)和分清實(shí)施職員的責(zé)任。
第八，不要過于相信言過實(shí)在的宣傳。當(dāng)今的ERP系統(tǒng)代表著至公司最先進(jìn)的信息系統(tǒng)，固然有很多的上風(fēng)但同樣可能產(chǎn)生很多題目。他們往往不像使用者所想的那樣靈活，各模塊的結(jié)合不一定很好，而且尚不能很好地促進(jìn)電子商務(wù)。另外，即使采用了先進(jìn)的新系統(tǒng)，傳統(tǒng)的控制如責(zé)任劃分，內(nèi)部檢查等并未過期，或許更重要。同時，ERP往往比想象得更昂貴，不可低估對硬件的處理和儲存能力的要求和限制及對職員的要求等。此時，內(nèi)部審計(jì)應(yīng)提醒組織不要為天花亂墜的宣傳所迷惑。
第九，特別關(guān)注來自“人事題目”的風(fēng)險(xiǎn)。ERP的成功實(shí)施依靠于有關(guān)參與者，而占有關(guān)報(bào)道，在實(shí)施過程中有近25%的主要職員離職，另有25%的普通職員想離職，從而影響ERP的實(shí)施。此時，內(nèi)部審計(jì)部分應(yīng)軒同評價(jià)從上至下的有關(guān)職員對實(shí)施ERP的影響程度。另外，內(nèi)部審計(jì)部分應(yīng)幫助評估包括培訓(xùn)、聘用、、交流和業(yè)績評價(jià)等變動治理所需資源的充分性。
假如內(nèi)部審計(jì)部分積極地參與到實(shí)施的整個過程，既有利于項(xiàng)目的成功完成，也有利于進(jìn)步自身的地位，是長遠(yuǎn)之計(jì)。
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