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企業(yè)內部審計外包應當把握好的環(huán)節(jié)
【摘要】 為了充分發(fā)揮內部審計外包的作用,防止其可能出現(xiàn)題目,企業(yè)在實際操縱內部審計外包時,應當把握好風險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監(jiān)視控制等主要環(huán)節(jié)。【關鍵詞】 內部審計;外包;操縱環(huán)節(jié)
內部審計外包 (Outsourcing the Internal Audit Function)是指組織將其內部審計職能部分或全部通過契約委托給組織外部的具備專業(yè)勝任能力的機構或職員執(zhí)行。它有利于進步內部審計的獨立性,強化內部審計監(jiān)視;有利于降低企業(yè)內部審計本錢,增強企業(yè)核心競爭力,進步企業(yè)經(jīng)營效率;有利于轉移企業(yè)內部審計風險,充分利用社會資源,進步內部審計質量。內部審計外包在給企業(yè)帶來諸多好處的同時,也帶來了風險。企業(yè)在實際操縱內部審計外包時,應當把握好風險評估、外包商選擇、外包合同審查和事后監(jiān)視控制等主要環(huán)節(jié)。
一、評估風險
企業(yè)董事會和高級治理層應當負責了解與內部審計外包相關的風險,并確保有效的風險治理程序能充分到位。作為董事會職責的一部分,董事會應當就內部審計外包對企業(yè)戰(zhàn)略目標和計劃的支持情況、與外包商的關系治理情況進行評估。沒有一個有效的風險評估階段,內部審計外包就可能與企業(yè)的戰(zhàn)略計劃不一致,或帶來不可預見的風險。
評估內部審計外包風險,一方面要通過感性熟悉和歷史經(jīng)驗來判定,另一方面要通過對各種客觀的統(tǒng)計、計劃、總結等歷史資料,以及本企業(yè)或其他企業(yè)的風險事故的記錄進行分析、回納和整理,并在必要時向專家咨詢,從而發(fā)現(xiàn)外包可能出現(xiàn)的風險,為后期的風險控制提供對象。同時也要留意內部審計外包風險的評估是一項連續(xù)性和系統(tǒng)性的工作,隨著企業(yè)內外各種環(huán)境和條件的變化,企業(yè)所面臨的內部審計外包風險的大小和種類也有所不同,這就需要企業(yè)持續(xù)不斷地往評估風險。
內部審計外包的風險評估應當考慮下列情形:企業(yè)的戰(zhàn)略目的、目標和經(jīng)營需要;評價和監(jiān)視外包商的能力;內部審計業(yè)務對企業(yè)的重要性和外包的風險程度;對內部審計業(yè)務外包的明確要求;必要的控制和報告程序;外包商的義務;內部審計外包的應急計劃;對內部審計外包協(xié)議的持續(xù)評估,以評價是否與企業(yè)戰(zhàn)略目標一致;外包商的工作業(yè)績是否符合監(jiān)管要求和有關準則等。
二、 選擇外包商
選擇好的外包商是內部審計外包成功實施的關鍵。假如企業(yè)對外包商的選擇出現(xiàn)失誤,將會對企業(yè)產(chǎn)生不同程度的負面影響。因此,企業(yè)一定要謹慎選擇外包商。一個良好的外包商必須是內部控制完備、具備專業(yè)勝任能力和財務狀況良好的公司。一般來說,企業(yè)在選擇外包商時可以從以下幾個方面考慮:
a. 質量承諾。質量承諾是否達到企業(yè)的預期要求,是否能有效解決企業(yè)的題目,是選擇外包商的首要因素。
b. 收費標準。企業(yè)進行內部審計外包的一個主要原因是降低本錢。內部審計外包是否一定會節(jié)約本錢,因企業(yè)的具體情況而論,不能輕易做出主觀判定。所以將內部審計業(yè)務進行外包前,進行綜合性的本錢分析是保證決策正確的客觀要求,而外包商的收費標準就是其中的一個重要因素。
c. 外包商的專業(yè)知識和技能。企業(yè)外包的一般是不占上風的內部審計工作,是為了彌補內部審計的缺陷而采取的行動。為達到這一目標應首選行業(yè)中居于領先地位的服務商,這也是質量承諾得以實現(xiàn)的基礎。在外包商的專業(yè)知識和技能方面,企業(yè)應當考慮:評估外包商提供內部審計服務的經(jīng)驗和能力;評價外包商在未來預期的運作環(huán)境下提供內部審計服務的經(jīng)驗知識;必要的話,要進行現(xiàn)場督察,以更好地了解外包商是如何開展內部審計服務的。
d. 外包商的市場地位及市場成熟度。考慮外包商在內部審計行業(yè)中的執(zhí)業(yè)期限有多長、市場份額有多大,這關系到外包商提供服務被監(jiān)管部分認可的程度,也可用以評價外包商承接內部審計業(yè)務的資質。 三、 審查外包合同
選擇好外包商之后,企業(yè)應該與外包商就有關事項簽訂外包合同。外包合同作為雙方的主要約束條件,對外包合作的順利開展有著至關重要的作用。一個有效的合同可以幫助企業(yè)甄別高效承包商,并在一定程度上避免道德風險題目,促使承包商努力完成外包業(yè)務。
內部審計外包合同應當考慮企業(yè)經(jīng)營需求和在風險評估、選擇外包商階段被識別出的重要風險因素。合同應當采用書面形式,內容應當包括內部審計的服務范圍、業(yè)績標準、安全保密、控制措施、審計條款、報告制度、審計收費、爭議解決。
a. 服務范圍:合同應當明確規(guī)定有關各方的權利和義務,包括外包商的任務和職責;外包商實施的風險分析和制定的計劃必須事先得到企業(yè)高級治理層的批準。
b. 業(yè)績標準:業(yè)績標準規(guī)定了外包商最低的服務水平要求以及假如未能滿足標準實施的補救措施。企業(yè)應當定期審查外包商的業(yè)績標準,確保其內部審計服務與企業(yè)戰(zhàn)略目標相一致。
c. 安全保密:合同應當規(guī)定外包商守舊執(zhí)行業(yè)務過程中獲知的貿易秘密,以防止其泄露企業(yè)的貿易機密而影響企業(yè)的競爭上風。
d. 控制措施:企業(yè)應當考慮外包商的內部控制措施;遵循監(jiān)管要求的合規(guī)性;外包商保持的有關記錄;高級治理層及其代表、外部審計職員和監(jiān)管當局有權在任何時候接觸與外包商任務有關的記錄,包括審計工作計劃和工作報告。
e. 審計條款:合同應當注明外包商提供的內部審計報告類型(如財務、內部控制和安全評估)。合同也應當注明內部審計次數(shù)、有關審計本錢和企業(yè)獲取內部審計結果的權利。
f. 報告制度:合同條款應當規(guī)定企業(yè)收到的內部審計報告的時間、類型和次數(shù)。
g. 審計收費:合同應當明確內部審計服務收費的計費依據(jù)、計費標準及付款方式與時間。
h. 爭議解決:企業(yè)應當在合同中訂立一個爭議解決規(guī)定,以解決未來可能出現(xiàn)的題目。
環(huán)境的變化會給企業(yè)的內部審計業(yè)務帶來新的題目,企業(yè)治理當局在簽訂外包合同時應考慮合同是否具備足夠的靈活性,所以企業(yè)與外包商之間也應當訂立可以改變合同條款的協(xié)議,尤其是會預料到可能出現(xiàn)重大題目而需要擴大審計工作的時候。在簽字之前,雙方應當聘請法律顧問進行審查。
四、 控制和監(jiān)視
內部審計外包后,企業(yè)面對的不再是企業(yè)內部的審計職員,而是承包商,這樣就增加了企業(yè)的運作風險。因此,對整個外包活動的控制和監(jiān)視就顯得額外重要,它直接關系到整個外包工作的成敗,是整個外包工作的關鍵所在。對于外包過程的風險,假如企業(yè)不能很好地甄別并加以控制,那么企業(yè)不僅不能從外包中獲益,還有可能面臨難以估量的損失。特別是當企業(yè)將一項重要的內部審計業(yè)務外包出往的時候,就更需要對這些風險進行控制和監(jiān)視。
企業(yè)可以不參與外包審計,但不能不控制審計過程。企業(yè)的內部審計工作無論是否外包,企業(yè)的董事會和最高治理層都應對確保內部控制體系、內部審計工作的適當性和有效性負終極的責任。部分外包內部審計業(yè)務的企業(yè),應當考慮維持一支少量精干的內部審計隊伍,并讓具備資深和經(jīng)驗豐富的審計職員擔任內部審計部分負責人。外包商協(xié)助內部審計職員確定要審查的風險,提出建議,實施經(jīng)內部審計經(jīng)理批準的審計程序,并與內部審計職員共同向董事會或其審計委員會報告其發(fā)現(xiàn)的題目。全部外包內部審計業(yè)務的企業(yè),應保存一名內部審計部分負責人,對內部審計日程進行適當?shù)陌才藕涂刂啤?
對外包過程的監(jiān)視,主要是監(jiān)視承包商的行為及結果,企業(yè)可以從以下幾個方面著手:
a. 監(jiān)視外包商的運作狀況
審查審計報告和獲取的監(jiān)管檢查報告,評價外包商控制措施的完備性;跟蹤檢查審計報告所指明的任何缺陷;定期審查外包商與內部控制有關的政策;監(jiān)視外包商在內部審計方面的人事變動;實施現(xiàn)場監(jiān)視檢查等。
b. 評估外包商提供的內部審計服務質量
企業(yè)應當定期審查有關外包貿易績的報告,確定這些報告是否正確;及時追查內部審計發(fā)現(xiàn)的題目,評估外包商加強內部審計工作水準的計劃;評價外包商支持和增強企業(yè)戰(zhàn)略導向的能力等。
c. 監(jiān)視合同遵守情況
企業(yè)應當定期審查合同條款是否得到遵守,是否有必要根據(jù)企業(yè)需要對某些條款進行修改;保存與合同遵守、修改和爭議解決相關的檔案記錄。
假如外包合同出現(xiàn)忽然終止的情況,企業(yè)要有應急措施。假如在內部審計領域還有很多可待選擇的外包商,應急措施應當對某個候選外包商進行具體的調查。假如新外包商需要過一段時間才能開展工作,企業(yè)就必須考慮臨時增加其自身的內部審計能力。
內部審計外包合同完成后,企業(yè)要對本輪外包進行評估和總結,及時地解決本輪外包中遺留的各種題目,如解決合同爭議、進行事后的補救工作等,為下一輪外包的開展做好預備工作。
【參考文獻】
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