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試談信息化管理助力企業(yè)發(fā)展
摘要：企業(yè)信息化建設在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用，并扮演了必不可少的角色，被越來越多的企業(yè)領導者所認可，其效率的高低直接影響到企業(yè)的收益，其提供數(shù)據(jù)的準確性直接影響領導的決策方向，這對企業(yè)帶來的是不可估量的效益。因此，信息化的程度將直接影響企業(yè)的管理水平，并助力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，提升企業(yè)的核心競爭力。
關鍵詞：信息化;ERP;企業(yè);生產(chǎn);經(jīng)營;助力;內(nèi)控
隨著信息化的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)的功能不斷得到完善和強大，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營對信息系統(tǒng)的依賴越來越大了，其信息化的程度逐步成為判斷企業(yè)是否現(xiàn)代化的標準之一。因此，各企業(yè)都在加強信息技術在生產(chǎn)、管理和銷售等環(huán)節(jié)的應用，以提高企業(yè)的效率，提升企業(yè)的核心競爭力。
企業(yè)信息化是企業(yè)為了有效管理人力、財力、物力等資源，利用現(xiàn)代化的工具和手段，實現(xiàn)其經(jīng)營目標的過程。信息化管理是融入了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的信息系統(tǒng)的運轉和管理，信息系統(tǒng)是在整合了企業(yè)的管理制度、組織文化后，結合先進的業(yè)務流程，通過信息技術，建立信息系統(tǒng)項目和后續(xù)運營，為企業(yè)經(jīng)營和管理提供工具。信息系統(tǒng)不是一次性就完成的，是按照管理的模式經(jīng)過多次提升和改善逐步形成，適合企業(yè)文化、管理模式和業(yè)務模式。企業(yè)存在各種為實現(xiàn)高效管理的管理信息系統(tǒng)MIS(Management Information System)，如采購管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、銷售管理、財務管理、人力資源、設備管理等，且管理層為了方便掌控企業(yè)的總體情況，還專門把各專業(yè)系統(tǒng)的信息統(tǒng)一布署到一個統(tǒng)一的界面，通過權限制約，滿足各管理層查詢相關業(yè)務的情況，有的企業(yè)在集成各系統(tǒng)的基礎上，整合了一套合署辦公系統(tǒng)，在其系統(tǒng)內(nèi)包涵了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最新狀態(tài)，上至董事長，下至業(yè)務員，均可在系統(tǒng)上找到適合自己的信息，這就是信息系統(tǒng)的整合作用，為企業(yè)的發(fā)展提供了基礎。
管理信息系統(tǒng)可以按照不同的領域分為ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)、生產(chǎn)制約系統(tǒng)、生產(chǎn)過程中信息管理系統(tǒng)等，其中ERP系統(tǒng)，是現(xiàn)在流行、使用最廣泛的系統(tǒng)，它是近代在國際上通行的、以現(xiàn)代化的先進管理思想為基礎的、應用現(xiàn)代信息技術的管理系統(tǒng)，它為企業(yè)提供了決策、計劃、制約和經(jīng)營業(yè)績評估等全方位的管理平臺，其定位在經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理或成本制約的層次上。
ERP通過對企業(yè)的各種資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理，并協(xié)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)，以市場為導向開展企業(yè)的各項業(yè)務活動，全方位地提高企業(yè)的市場競爭力，從而取得較好的經(jīng)濟效益。 ERP系統(tǒng)是以業(yè)務流程管理為核心的管理信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)將企業(yè)的核心業(yè)務劃分成若干相對獨立、相互關聯(lián)的業(yè)務流程，它們組成了企業(yè)的主價值鏈，支持著企業(yè)的運作。以流程為核心的管理思想克服了傳統(tǒng)企業(yè)那種被職能部門分割的現(xiàn)象，將企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)，如銷售、生產(chǎn)、采購、財務等連結成一個有機的整體，使企業(yè)實現(xiàn)了橫向和縱向的集成，并在供應鏈環(huán)節(jié)實現(xiàn)了高度集成，每個環(huán)節(jié)實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的三流合一，使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動的運作更加流暢，加快了業(yè)務處理活動的反應速度，在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢。為實現(xiàn)最大的效益，系統(tǒng)在各環(huán)節(jié)設置了風險制約點，以防止企業(yè)效益流失。
以下是通過銷售業(yè)務的管理，來詳細說明信息系統(tǒng)是如何在業(yè)務的各個環(huán)節(jié)進行風險制約的。
企業(yè)的銷售業(yè)務是在購買原材料、生產(chǎn)之后產(chǎn)生利潤的最后關口，如果制約住其風險，則相應的就爭取到了最高利益，因此，在銷售的各環(huán)節(jié)的風險制約就顯得尤為重要。在之前的銷售中，其風險主要體現(xiàn)在銷售之后形成的應收賬款上，后續(xù)只能做回籠貨款的工作，其在售前和售中制約風險只能靠人為的手段進行，而在現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)中的銷售，實現(xiàn)了多方位、多功能的風險制約技術和手段，在售前、售中、售后進行全線制約。比如，在售前，經(jīng)過詢價、報價后，按照具體情況后續(xù)可以與客戶簽訂銷售合同或者直接簽訂銷售業(yè)務意向書，為后續(xù)銷售業(yè)務奠定基礎。為了對售前的管理，ERP系統(tǒng)設計了相應的詢價、報價、合同等業(yè)務流程與實際業(yè)務相適應。對于銷售業(yè)務的開始，ERP系統(tǒng)有對應的銷售訂單業(yè)務流程為其做支撐，且在銷售業(yè)務的開始處，系統(tǒng)便自動集成了檢查客戶預付款和產(chǎn)品庫存的情況，以判斷此筆業(yè)務的風險大小及是否可以滿足客戶要求，即如果預付款不足，則會對企業(yè)造成風險，如果庫存不滿足，后續(xù)的業(yè)務無法正常進行，則會降低客戶滿意度，這樣對企業(yè)的信譽度會產(chǎn)生不良影響，所以，如果客戶預付款和庫存足夠，則后續(xù)的業(yè)務可以順利進行。在發(fā)貨環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可以按照實際發(fā)貨數(shù)量繼續(xù)檢查貨款和庫存情況，之后給客戶開發(fā)票、清賬業(yè)務，這些均是系統(tǒng)自動檢查相關業(yè)務數(shù)據(jù)進行風險制約。這在沒有系統(tǒng)之前，通過人工手段執(zhí)行是很難做到準確無誤的，但運用信息系統(tǒng)后，只需財務收款，庫管員入庫后，銷售業(yè)務員就可以直接在系統(tǒng)創(chuàng)建銷售單據(jù)，之后出庫員按照發(fā)貨單的數(shù)量進行出庫并確認，財務人員按照前序單據(jù)開發(fā)票，財務清賬人員按照業(yè)務數(shù)據(jù)和收款情況直接清賬即可。這整個過程中，系統(tǒng)均實現(xiàn)了業(yè)務數(shù)據(jù)和金額數(shù)據(jù)的自動集成，減少了數(shù)據(jù)重復錄入的工作量，保證了數(shù)據(jù)的準確性，提高了工作效率。在這一系列業(yè)務實現(xiàn)過程中，系統(tǒng)通過權限不相容策略規(guī)避了業(yè)務中存在的各種理由，為貨款及時回籠，提高經(jīng)濟效益，提供了及時可靠的保障。
為了滿足各級管理層對業(yè)務的及時監(jiān)控，ERP系統(tǒng)還提供了強大的報表功能，供各級人員在系統(tǒng)內(nèi)隨時了解業(yè)務的最新動態(tài)，并為領導制定后續(xù)業(yè)務策略提供準確及時的數(shù)據(jù)基礎。因此，從這一系列的系統(tǒng)制約和功能上不難發(fā)現(xiàn)，信息系統(tǒng)完全實現(xiàn)了企業(yè)的不相容崗位分離原則，符合企業(yè)內(nèi)制約度要求，降低了經(jīng)營風險，為決策提供了依據(jù)，提高了工作效率。
隨著企業(yè)信息化系統(tǒng)的發(fā)展，一些經(jīng)濟理論在系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)成為了可能，如PDCA循環(huán)管理、JIT庫存管理、全面質(zhì)量管理等現(xiàn)代化的管理思想在系統(tǒng)內(nèi)由于基礎數(shù)據(jù)的完善，使其在系統(tǒng)內(nèi)的全面實現(xiàn)變得容易。例如，在PDCA循環(huán)上升式管理中，是把事后發(fā)現(xiàn)理由變成事前發(fā)現(xiàn)理由，并將發(fā)現(xiàn)的理由在事前解決，在銷售各環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)能及時地發(fā)現(xiàn)風險，并通知相關部門進行整改，整改完成后，繼續(xù)后面的業(yè)務，在整個業(yè)務過程中，既進行了風險制約，也加快了理由解決速度，提高了整體業(yè)務的工作效率。在JIT零庫存管理中，一般的信息系統(tǒng)會在系統(tǒng)內(nèi)設置安全庫存，并根據(jù)業(yè)務情況設置預先報警機制，通過需求的實時變化更好地實現(xiàn)真正作用上的JIT管理。全面質(zhì)量管理是在企業(yè)內(nèi)部全員、全部范圍、全部生產(chǎn)過程的管理，即讓每一個員工都參與到質(zhì)量管理之中，這種理念在信息系統(tǒng)中可通過角色設置、權限管理、風險管理等工作攝入到員工工作崗位的的各個環(huán)節(jié)，以達到全員參與產(chǎn)品的質(zhì)量管理的目標。
總之，信息化管理已然成為企業(yè)發(fā)展的必定趨勢，信息系統(tǒng)的正常運轉，整合了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各種數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理層決策提供了可靠準確的數(shù)據(jù)基礎，系統(tǒng)內(nèi)通過對不相容崗位權限限制，實現(xiàn)了內(nèi)制約度要求，加強了風險制約，降低了人為因素造成的風險，在生產(chǎn)經(jīng)營的各環(huán)節(jié)，結合了現(xiàn)代的管理思想和企業(yè)的實際情況，其強大的報表監(jiān)控功能，為企業(yè)快速發(fā)展提供可靠基礎。因此，企業(yè)信息化管理在企業(yè)中的地位越來越重要，企業(yè)的發(fā)展與其息息相關，其對企業(yè)的助推作用將越來越明顯。
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