會計(jì)電算化工作的步驟論文
電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，以電子計(jì)算機(jī)及其外部設(shè)備為數(shù)據(jù)處理工具，以會計(jì)信息為對象而互相聯(lián)系形成的一個系統(tǒng)。它收集、加工、存It、傳輸和利用會計(jì)信息，對經(jīng)濟(jì)活動進(jìn)行控制。它的服務(wù)對象主要是現(xiàn)代化企業(yè)組織。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是典型的人一機(jī)信息管理系統(tǒng)。
電算化會計(jì)工作的開展是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，為了保證整個工作的順利開展，應(yīng)該采用系統(tǒng)工程的方法逐步展開工作。一般企業(yè)單位電算化會計(jì)工作的開展大致分為可行性分析、投資準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備、系統(tǒng)安裝、模擬業(yè)務(wù)運(yùn)行、平行運(yùn)行、會計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范化、規(guī)章制度的建設(shè)、驗(yàn)收甩賬和進(jìn)一步深人展開等階段。
—、準(zhǔn)備工作
可行性分析是開展工作的第一步。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)是一個現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)，按照現(xiàn)代系統(tǒng)工程思想，開展工作的第一步是提出系統(tǒng)需求報告、進(jìn)行可行性方案分析和確定系統(tǒng)建設(shè)方案。
投資準(zhǔn)備是在決定開展電算化會計(jì)工作時就開始進(jìn)行的準(zhǔn)備工作。但只有在系統(tǒng)建設(shè)方案確定后，才有了較為準(zhǔn)確的投資預(yù)算。投資包括場地投資、硬件投資、軟件投資、人員培養(yǎng)投資以及試運(yùn)行階段的各項(xiàng)開支等。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立，需要投人的資本，少則幾萬元，多則幾十萬元乃至百萬元，在建立電算化系統(tǒng)前，應(yīng)首先做好投資計(jì)劃。投資準(zhǔn)備中計(jì)算機(jī)是非常必要的，但是沒有軟件的'計(jì)算機(jī)形同廢鐵，一套完美的計(jì)算機(jī)軟件不僅能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)硬件的能力，更給使用人員帶來極大的方便，而且大大提高整個信息系統(tǒng)輸出信息的質(zhì)量。根據(jù)發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中軟件和硬件的價值比例通常為6：4或7：3。我國是發(fā)展中國家，傳統(tǒng)上知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識比較薄弱。軟件作為高級勞動的產(chǎn)品，其中凝結(jié)著極大的價值，軟件的使用，也將給使用者帶來極大的效益。但由于本身的特點(diǎn)，計(jì)算機(jī)軟件非常容易被復(fù)制，這給盜版等非法行為提供了便利條件。盜版從表面上看似乎是節(jié)約了使用者的投資，實(shí)際上各方面都受到了損害。
為了保護(hù)軟件的知識產(chǎn)權(quán)，目前國產(chǎn)的商品化會計(jì)核算軟件必須安裝加密卡方能正常運(yùn)行。安裝成功后，硬盤中的會計(jì)核算軟件子目錄中應(yīng)包含全部會計(jì)核算軟件文件，文件一般包括賬務(wù)執(zhí)行程序調(diào)用批文件，賬務(wù)主程序批文件，且常處理程序，綜合查詢程序，打印處理程序，會計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境設(shè)置程序，賬務(wù)處理程序。會計(jì)核算軟件管理程序漢字系統(tǒng)檢測程序，運(yùn)行環(huán)境設(shè)置；顯示及適配設(shè)置程序調(diào)用批文件，顯示及適配設(shè)置程序等。
會計(jì)核算軟件安裝結(jié)束后，要特別注意做好會計(jì)核算軟件的適配設(shè)置，會計(jì)核算軟件的適配設(shè)置是為了保證購買來的通用會計(jì)核算軟件能與使用單位的具體運(yùn)行環(huán)境適配。在使用電算化會計(jì)系統(tǒng)的過程中，可能會發(fā)生一些錯誤，但其中許多錯誤是由于適配設(shè)置不合適造成的。下面筆者歸結(jié)了一些常見的錯誤及處理方法：
1、會計(jì)核算軟件無法啟動。一般是由于加密未做好，此時需要檢查加密工作，如果加密沒有問題，就可以査查打印機(jī)、鍵盤是否存在故障。
2、命令無法執(zhí)行。原因可能是操作員使用超出權(quán)限，可以根據(jù)實(shí)際工作的需要調(diào)整操作員的權(quán)限。
3、系統(tǒng)運(yùn)行時候死機(jī)。可能是適配設(shè)置錯誤，也可能是由于顯示器適配錯誤，需要認(rèn)真調(diào)試。
二、模擬業(yè)務(wù)
在開始使用或改變使用新的會計(jì)核算軟件時，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《會計(jì)核算軟件操作說明》，充分理解并掌握軟件提供的每一個功能的含義及操作方法。特別是當(dāng)直接去市場上購買標(biāo)準(zhǔn)軟件時，為確保系統(tǒng)運(yùn)行的準(zhǔn)確性和可靠性；應(yīng)預(yù)先準(zhǔn)備好一個會計(jì)期間的數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)內(nèi)模擬運(yùn)行，并將其運(yùn)行結(jié)果與人工系統(tǒng)處理結(jié)果對比，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。模擬業(yè)務(wù)可以達(dá)到兩個目的：使操作者熟悉軟件的使用細(xì)節(jié)，我們可將之稱為人和軟件之間的磨合’檢驗(yàn)該會計(jì)核算軟件是否適應(yīng)本企業(yè)的核算特點(diǎn)，能否完成本企業(yè)會計(jì)核算中的具體要求，即完成軟件與本企業(yè)業(yè)務(wù)的適配。
會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化、確定實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)后的業(yè)務(wù)流程，這是一個很容易被忽視但是非常重要的步驟。原有的會計(jì)業(yè)務(wù)處理規(guī)范在手工會計(jì)信息系統(tǒng)中可能已經(jīng)被大家接受，所以比較容易貫徹執(zhí)行；但實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)后，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)處理對象的內(nèi)容和規(guī)模都發(fā)生了較大變化，尤其是處理方式發(fā)生了根本性的變化。為了適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，對于企業(yè)單位來講。無論采用何種方法建立自己的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，都需要重新研究和建立會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化并確定實(shí)現(xiàn)電算化會計(jì)后的業(yè)務(wù)流程。具體包括：分析會計(jì)業(yè)務(wù)現(xiàn)有情況及未來發(fā)展情況；業(yè)務(wù)改革及相應(yīng)管理制度改革的準(zhǔn)備；會計(jì)人員職能崗位的重新分工；整理和調(diào)整會計(jì)科目體系，根據(jù)本單位的會計(jì)核算要求，整理和調(diào)整會計(jì)科目體系；按編制的會計(jì)科目整理會計(jì)科目的余額。
三、平行運(yùn)行
在以上準(zhǔn)備做完之后，最好試運(yùn)行一段時間，檢察系統(tǒng)是否達(dá)到要求，如果沒有達(dá)到要求應(yīng)做調(diào)整。為了保證新使用的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行無誤，并且按現(xiàn)行制度的要求同時運(yùn)行一定的時間后直到取得相一致的結(jié)果的時候才能甩掉手工賬；完善有效的規(guī)章制度是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)安全運(yùn)行的重要保障，可在平行運(yùn)行期間逐漸建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度。開展電算化會計(jì)工作的一個重要目的是用計(jì)算機(jī)代替人工記賬，即甩掉手工賬，簡稱甩賬。電算化會計(jì)工作驗(yàn)收是企業(yè)甩賬的一個必要步驟，通常由會計(jì)主管（財(cái)政商5門主持。通過驗(yàn)收，企業(yè)才能正式用計(jì)算機(jī)代替人工進(jìn)行會計(jì)工作。
通過驗(yàn)收并不意味著企業(yè)單位電算化會計(jì)工作的結(jié)束。一個成熟的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)該是網(wǎng)絡(luò)化的企業(yè)管理信息系的子系統(tǒng)。但是一般企業(yè)單位在開展電算化會計(jì)工作之初還是應(yīng)該從單用戶的簡單賬務(wù)報表系統(tǒng)開始起步，積累經(jīng)驗(yàn)，逐步前進(jìn)。
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