淺談如何提高高職院系教務(wù)秘書能力素質(zhì)
淺談如何提高高職院系教務(wù)秘書能力素質(zhì)
隨著十八大提出“加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育，推動高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”的新要求，進(jìn)一步加強(qiáng)并推進(jìn)高等職業(yè)院校教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)模式的改革與創(chuàng)新成為了吉林省教育發(fā)展的重中之重。高職院校教學(xué)質(zhì)量的提升離不開教學(xué)管理人員，作為最基層最直接參與教學(xué)管理的教務(wù)秘書，其能力素質(zhì)的高低對于一個院校提高教學(xué)質(zhì)量、穩(wěn)定教學(xué)秩序都起著至關(guān)重要的作用。
高等職業(yè)類院校與本科院校相比存在著一定的特殊性，一是由于高職院校培養(yǎng)的學(xué)生是生產(chǎn)、建設(shè)、管理和服務(wù)領(lǐng)域一線的應(yīng)用型技能人才，更注重職業(yè)技能的培養(yǎng)，所以教師結(jié)構(gòu)相比本科院校更多元，師資隊(duì)伍往往由多個院系組成，還有部分教師來自于企業(yè)和事業(yè)單位的兼職教師和外聘教師，這就大大增加了管理的難度。另一方面的特殊性表現(xiàn)在高職生源素質(zhì)參差不齊，在日常教學(xué)管理中需要對學(xué)生給予更多的關(guān)注與指導(dǎo)，有時需要付出更多的耐心和工作熱忱以及無私奉獻(xiàn)精神，對高職教務(wù)秘書隊(duì)伍能力素質(zhì)的要求較高。
一、教務(wù)秘書的作用
高職院校教務(wù)秘書的作用有多方面，在學(xué)院中起著基層管理者的作用，需要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成管理教學(xué)方面的常規(guī)性工作，保障日常教學(xué)秩序的正常運(yùn)行。教務(wù)秘書同時又要輔助學(xué)院教師和學(xué)生在考試、成績、檔案等教學(xué)信息的歸納工作。在學(xué)校職能部門之間、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間需要溝通時，又需要教務(wù)秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，總之教務(wù)秘書起著很重要的作用。
(一)協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)完成日常教學(xué)管理工作
首先要完成好教務(wù)處分派的任務(wù)：制定、安排、錄入和核對教學(xué)計(jì)劃;排課表、訂教材、安排考試、保證考卷的安全;組織重修重考和各種等級考試的報名、統(tǒng)計(jì)工作;協(xié)助教務(wù)處進(jìn)行學(xué)生的留退降補(bǔ)的核查;核算上報教師工作量和協(xié)助課題申報工作等。其次要完成好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)：協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檢查，起草教學(xué)工作計(jì)劃和報告;組織安排教學(xué)會議及學(xué)生座談會等。還要協(xié)助收集整理學(xué)院教師和學(xué)生完成一系列的繁瑣工作，比如實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)安排、教師調(diào)串課、教學(xué)考核工作等，還要掌握學(xué)生考勤、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)和畢業(yè)論文的進(jìn)展情況。此外做好試卷及各種相關(guān)紙質(zhì)檔案的整理、存檔工作。
(二)教務(wù)秘書是溝通協(xié)調(diào)的橋梁
教務(wù)秘書日常工作性質(zhì)決定了自身是學(xué)校或?qū)W院上下、平級之間溝通和教學(xué)情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達(dá)、下情上報的溝通協(xié)調(diào)作用。作為教務(wù)秘書，要把學(xué)校的各種教學(xué)管理文件精神傳達(dá)到學(xué)院教師、學(xué)生和相關(guān)人員;把學(xué)生、教師在教學(xué)中出現(xiàn)的問題和意見反饋給領(lǐng)導(dǎo);還要主動與相關(guān)學(xué)院，多溝通了解，促進(jìn)教學(xué)合作。
(三)協(xié)調(diào)學(xué)院與外聘教師的能力
外聘教師多是來自企事業(yè)單位的專家，他們對實(shí)踐教學(xué)方面的經(jīng)驗(yàn)是很有借鑒價值的，是職業(yè)教育類學(xué)校不可缺少的師資力量。但由于他們對學(xué)校的教學(xué)管理規(guī)定不熟悉，加大了教學(xué)管理的難度。這就需要教學(xué)秘書在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、外聘教師和學(xué)生之間多溝通協(xié)調(diào)，主動協(xié)助外聘教師規(guī)范、負(fù)責(zé)地完成好各項(xiàng)工作。
(四)掌握多種工作技能的能力
教務(wù)秘書由學(xué)院的主管教學(xué)的院長領(lǐng)導(dǎo)，主要負(fù)責(zé)本學(xué)院教學(xué)管理工作，往往由于學(xué)院規(guī)模小、人員壓縮，一人身兼數(shù)職的情況也比較多見。教務(wù)秘書往往還擔(dān)當(dāng)辦公室主任、資產(chǎn)管理員、黨員信息管理員、兼職黨務(wù)秘書等工作。這就要求教務(wù)秘書既要做好日常管理工作還要具備處理諸多方面事務(wù)的能力。在教務(wù)秘書工作范圍擴(kuò)大的情況下，要有不斷學(xué)習(xí)新知識和新技能的能力和熱情，才能更好地適應(yīng)學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展，體現(xiàn)自身工作中的作用和價值，為學(xué)院、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)、教師服務(wù)。
二、影響高職院系教務(wù)秘書隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)的原因
(一)工作涉及范圍廣，容易分身乏術(shù)
教務(wù)秘書在行政上隸屬本學(xué)院管理，但在業(yè)務(wù)上接受學(xué)校職能部門比如教務(wù)處、學(xué)生處、黨委等多部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，所以這決定了教務(wù)秘書業(yè)務(wù)范圍廣、工作量較大。工作對象涉及到的各個部門領(lǐng)導(dǎo)、教師、各個學(xué)院的學(xué)生，人際關(guān)系也比較復(fù)雜。同時還要應(yīng)付許多突發(fā)情況，學(xué)生和教師在日常教學(xué)過程中出現(xiàn)任何事情第一時間求助的總是教務(wù)秘書，所以往往感到分身乏術(shù)。
(二)自主學(xué)習(xí)能力有待加強(qiáng)
教務(wù)秘書由于工作性質(zhì)的原因，除了需要熟悉掌握日常教學(xué)管理業(yè)務(wù)，由于面對的人群廣需要掌握一些公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)等方面的知識，還要對學(xué)校最新的教學(xué)管理規(guī)定熟記于心。特別是身兼多職的教務(wù)秘書，需要學(xué)習(xí)的內(nèi)容更寬泛。實(shí)際上，既有教育學(xué)專業(yè)背景和一定教學(xué)經(jīng)歷，又有教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的教務(wù)秘書是最佳的。從現(xiàn)在高校的教務(wù)秘書人員構(gòu)成來看，青年教師、應(yīng)屆畢業(yè)生所占比例最大，但是絕大多數(shù)并沒有公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)等方面的專業(yè)知識，但是工作中又非常重要，所以自主學(xué)習(xí)的任務(wù)擔(dān)子很重。
(三)工作得不到重視，進(jìn)修機(jī)會少
教務(wù)秘書工作繁雜瑣碎，頭緒多，在許多人看來都是在忙“小事”，在教學(xué)秩序正常運(yùn)行下，甚至感覺不到他們發(fā)揮的作用。如果說教師是教育事業(yè)舞臺上的一線明星，那么教務(wù)秘書就是幕后工作者，多數(shù)工作都是默默服務(wù)，另外還要受學(xué)院和學(xué)校各職能部門的雙重管轄和領(lǐng)導(dǎo)，所以有些人看來，教務(wù)秘書無非是“打雜”的小角色而已，工作的重要性得不到重視，這都是對教務(wù)秘書工作不了解造成的。另外由于教務(wù)秘書工作強(qiáng)度大，基本沒有自己的時間，所以很少深入思考或者搞教學(xué)管理研究，參加各種提高業(yè)務(wù)水平和工作能力培訓(xùn)班的機(jī)會更是少之又少。
(四)待遇與付出不成比例
教務(wù)秘書與教師或輔導(dǎo)員在薪金、職稱、晉升、評獎、學(xué)年評優(yōu)、外出培訓(xùn)方面有較大差距，這樣也使得教學(xué)秘書對付出與回報的“不對等”現(xiàn)象產(chǎn)生困惑，久而久之會影響工作熱情和工作態(tài)度，挫傷工作積極性，最終導(dǎo)致一些高學(xué)歷、能力強(qiáng)的教務(wù)秘書轉(zhuǎn)崗或調(diào)出高校。
三、加強(qiáng)高職院系教務(wù)秘書能力素質(zhì)的途徑和方法
(一)提高對教務(wù)秘書重要性的認(rèn)識
教務(wù)秘書作為學(xué)院教學(xué)管理工作的主要執(zhí)行者，有必要提高對其重要性的認(rèn)識。首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予充分重視，要給教務(wù)秘書工作科學(xué)的定位，肯定其價值，使他們多參與教學(xué)管理相關(guān)活動和學(xué)院內(nèi)外教研科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)交流會議等，提供其發(fā)展進(jìn)修機(jī)會。也可以組織外出調(diào)研、考察，學(xué)習(xí)吸收各大高校先進(jìn)和優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)。
(二)教務(wù)秘書自身要努力
教務(wù)秘書的機(jī)械性和重復(fù)性的工作比較多，久而久之就淡化了創(chuàng)新學(xué)習(xí)的勁頭，所以想要提高自身素質(zhì)，最大程度的發(fā)揮自身價值，就必須要通過不斷學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)和工作實(shí)踐，努力提高各方面能力和學(xué)歷層次。多學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)理論和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，熟練掌握日常業(yè)務(wù)，具備系統(tǒng)的高職教育管理知識，還要通過自學(xué)掌握一些公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)及秘書學(xué)等方面的知識，做好領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。
(三)增加教務(wù)秘書人員的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會
知識的創(chuàng)新是工作創(chuàng)新的前提，教務(wù)秘書每天工作任務(wù)多，很難有時間和機(jī)會參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這不利于教學(xué)管理工作的創(chuàng)新，也不利于高職院校的發(fā)展，也不利于個人事業(yè)發(fā)展，久而久之與其他教職工的差距越來越大。因此學(xué)校應(yīng)該為教務(wù)工作人員提供條件，擴(kuò)大教學(xué)秘書隊(duì)伍的知識面，使他們將現(xiàn)代教學(xué)管理理念運(yùn)用到實(shí)踐中去。特別是高職類院校注重培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力，相應(yīng)的教務(wù)秘書需要熟悉職業(yè)教育的相關(guān)培養(yǎng)模式和流程，才能更科學(xué)的指導(dǎo)教學(xué)管理工作�？梢圆捎玫呐嘤�(xùn)形式如舉辦崗前培訓(xùn)、給年輕教務(wù)秘書名額參加教學(xué)管理研討會、鼓勵參與科研項(xiàng)目等。還可以定期派人員到外�；蚱髽I(yè)考察學(xué)習(xí)，建立人員互通交流機(jī)制等新方式。
(四)建立保障機(jī)制，改進(jìn)工作條件
教務(wù)秘書技術(shù)職稱一般走教育管理系列，即研究實(shí)習(xí)員、助理研究員、副研究員和研究員。比相應(yīng)的教師系列如助教、講師、副教授、教授在崗位津貼上低很多，教務(wù)秘書在職稱和職務(wù)上均處劣勢，這與實(shí)際工作強(qiáng)度不成正比。建議學(xué)校專門針對教學(xué)管理人員設(shè)置獎勵機(jī)制，以便于在職稱評定上減少劣勢，另外可以對有突出工作業(yè)績和教學(xué)管理科研成果的教學(xué)秘書加大獎勵力度，鼓勵其提高技術(shù)職稱。另外，在職稱評定、職務(wù)晉升和業(yè)務(wù)進(jìn)修上應(yīng)該考慮教務(wù)秘書的發(fā)展需要，確立相關(guān)制度并予以落實(shí)。
其次，高職院校各院系可根據(jù)學(xué)院規(guī)模成立專門的教務(wù)科，適當(dāng)增加教務(wù)秘書人員數(shù)量以分擔(dān)和緩輕工作量，確保工作質(zhì)量。學(xué)校還需要不斷完善校園網(wǎng)及教務(wù)管理信息系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化手段提高工作效率。
總之，教務(wù)秘書的工作既關(guān)鍵又繁雜，需要領(lǐng)導(dǎo)重視、全校支持、自身努力才能發(fā)揮作用。教務(wù)秘書工作也蘊(yùn)涵著許多管理科學(xué)的內(nèi)容，需要不斷探討，不斷分析新情況、解決新問題，才能提高工作水平。教學(xué)管理工作需要相互配合、相互理解、相互支持，服從和服務(wù)于學(xué)校教學(xué)大局，才能使教學(xué)管理走上科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的軌道。
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