檔案文件的相關(guān)管理制度
有了解檔案管理方面的相關(guān)問題嗎,下面是yjbys挑選較好的檔案文件的相關(guān)管理制度范文,供大家參考閱讀。
一、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應(yīng)嚴格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的.檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應(yīng)由指定人員負責,并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限,以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確,F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責任。
二、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關(guān)素材,做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。
三、檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
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