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秘書資格考試之如何寫好會議紀要
《辦公會議紀要》，有書記辦公會議紀要，常委辦公會議紀要，市(縣)長辦公會議紀要，局長辦公會議紀要，等等，現(xiàn)在都有印好的文頭，各級機關使用的頻率較高，它是機關的常用文種。辦公廳(室)工作人員，尤其是文秘人員，寫好《辦公會議紀要》是一項必備的知識與技能。
《辦公會議紀要》的寫法，大體分為兩個部分：
第一部分是開頭，這部分主要寫明六項：
1、時間，即開會的日期;
2、地點，即召開會議的所在地點;
3、主持人，即主持召開會議的領導人;
4、參加人員，包括正式參會人員和列席會議人員及其身份(職務或職稱);
5、記錄人;
6、事項，直寫題目，如關于××事或××問題，會議同時研究幾件事的，則寫：①關于××事;②關于XX事等。開頭部分一般應包括這六項，若有與會議事項有關的活動，如會前看電視或察看現(xiàn)場，應在開頭部分中作為增加的一項，并作簡要說明，因為這種活動與會議的事項有關系。
第二部分是正文，是會議研究或決定某事項的內容。
一般地要寫明三個層次或四個層次：
1、該事項的情況介紹;
2、對該事項需要會議研究的問題;
3、這些問題研究解決的辦法和措施，以及落實有關方面的要求與責任;
4、存在的分歧，或不同意見的保留，或有某些方面的爭議。其中四個層次有就寫，沒有就不寫。如果有兩件以上的事項，相互又沒有直接關系的，那就一件事項一件事項寫。第一件事項寫完再寫第二件，接著依次寫，避免混淆不清。
寫作《辦公會議紀要》應注意把握幾個問題：
第一，要以會議記錄為基礎。紀要是由記錄產(chǎn)生的，記錄是紀要的原始材料。因此，在整理紀要前，記錄人要認真地聽取每個人的發(fā)言，把發(fā)言的內容全部記下來，重要的部分要將原話一字一句記下來，必要時再問發(fā)言人一下。也可征得領導同意，進行錄音，防止漏記、錯記。但紀要又不是記錄的全部重復，而是記錄內容的概括和提要。所以，記錄既要認真記好，又要妥為保存。紀要的底稿要附上記錄，一并存入檔案。一旦紀要出了差錯，可以查對原始記錄。
第二，要以主持人的最后發(fā)言為準。在會議研究過程中，各個人對事情的看法、所提解決措施不可能完全一致。但整理紀要時應“求同存異”，把共識的和一致的內容歸納起來，至于某些分歧和有爭議的內容可以保留。一般說，主持人是領導人或是受領導人的委托者，他在最后發(fā)言時要歸納共同的和不同的意見，作為對某事項的結論。整理人應以他的最后結論性發(fā)言為準，記入紀要，成為紀要的主要內容。如果主持人認為某些爭議需要記入紀要，整理時可列為紀要正文的最后一段。
第三，要遵循公文制作的制度和程序。會議紀要是公文的一種，所以，寫《辦公會議紀要》要按照公文制作的制度 和程序進行。一般情況下，先由秘書人員(通常是記錄人)整理，經(jīng)辦公廳(室)主任或秘書長審核，再經(jīng)領導人簽發(fā)。這里的簽發(fā)領導人是指主持會議者。如果主持會議領導人外出，則送主要領導人或常務副職，或領導人授權的秘書長。其他都要依照公文運作程序辦理。
除此之外，因為《辦公會議紀要》的內容，特別是定下來的措施、要求，是要各有關方面執(zhí)行的，為執(zhí)行起來方便，不發(fā)生歧義，所以，使用語言要明白、準確，不能含混，一般采用直述的方法，不拐彎抹角，更不需要華麗的詞語。
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