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秘書(shū)使用電話的注意事項(xiàng)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機(jī)關(guān)工作中的作用越來(lái)越顯得重要。正確使用電話是一門(mén)基本功，也是一門(mén)藝術(shù)。使用電話應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
(一)接聽(tīng)要仔細(xì)，記錄要認(rèn)真。
對(duì)來(lái)自直接首長(zhǎng)和上下級(jí)以及地方有關(guān)部門(mén)的電話，首先要問(wèn)清單位、姓名和職務(wù)，連同電話內(nèi)容一一記清。對(duì)重要內(nèi)容記完后應(yīng)主動(dòng)要求對(duì)方復(fù)述，進(jìn)行校對(duì)，防止錯(cuò)傳漏辦。有時(shí)因?qū)Ψ降胤娇谝糁�、講話快、聲音小，有的內(nèi)容聽(tīng)不清楚，要不厭其問(wèn)，不要因?yàn)槭巧霞?jí)和首長(zhǎng)不好意思問(wèn)、不敢問(wèn)，一定要把主要內(nèi)容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態(tài)度要和藹，語(yǔ)言要文明。
電話是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。有的同志給上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)打電話畢恭畢敬，可給下級(jí)打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調(diào)、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應(yīng)提倡文明用語(yǔ)。如“您好!請(qǐng)問(wèn)貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么稱呼?”、“您是哪一位?”、“請(qǐng)稍等”、“還有什么要請(qǐng)示的?”、“請(qǐng)問(wèn)聽(tīng)清楚沒(méi)有?”等等。打完電話，要說(shuō)聲“再見(jiàn)”，等對(duì)方放下電話，你再放，以示尊敬。
(三)處理要及時(shí)，辦理要到位。
處理電話內(nèi)容，要以對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真嚴(yán)肅的對(duì)待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時(shí)辦理，該傳到哪級(jí)的就傳到哪級(jí)，該呈報(bào)哪級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理的呈報(bào)哪級(jí)處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報(bào)。
常見(jiàn)的處理辦法有四種：
�、倬o急重要電話及時(shí)辦。任務(wù)緊急、時(shí)間緊迫、事關(guān)全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見(jiàn)和建議，迅速向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，待領(lǐng)導(dǎo)指示和答復(fù)后，抓緊組織落實(shí)。②一般性電話抓緊辦。內(nèi)容不是很重要、時(shí)間不是很緊迫的電話，也要當(dāng)天向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，實(shí)在來(lái)不及的可在第二天的交班會(huì)上提出。③業(yè)務(wù)性電話積極辦。屬于本科(股)的工作積極主動(dòng)辦理，屬于其他科(股)的工作，及時(shí)轉(zhuǎn)交，不能事不關(guān)己、高高掛起。這種電話多在值班時(shí)容易接到。④講話內(nèi)容要保密。現(xiàn)在外線電話和無(wú)線電話多了，隨時(shí)都有被人監(jiān)聽(tīng)的可能。
據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前美國(guó)在全球設(shè)有1200多個(gè)小型監(jiān)聽(tīng)站，60多個(gè)大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛(wèi)星，加上偵察飛機(jī)和監(jiān)聽(tīng)船只，全球95%以上的通信信號(hào)被美國(guó)所監(jiān)聽(tīng)。所以在使用電話和手機(jī)聯(lián)系工作時(shí)一定要強(qiáng)化保密意識(shí)，特別重要和機(jī)密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機(jī)請(qǐng)示報(bào)告，遇到緊急情況，也要用代號(hào)代稱聯(lián)系。
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