秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記：文檔管理
秘書職業(yè)主要指從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記：文檔管理，歡迎參考學(xué)習(xí)，希望對大家有所幫助!
一、檔案利用
概念：是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。
檔案利用的要求:
依法開展，主動及時開展，不斷完善服務(wù)方式和手段，掌握本單位近期的重點(diǎn)工作，重大活動。
檔案利用的工作程序：
1、熟悉庫藏
2、分析利用的需求
3、選擇檔案利用方式
4、獲取檔案
5、提供檔案
二、檔案參考材料的編寫
概念：是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案材料加工品。
檔案參考材料的編寫要求：真實(shí)，準(zhǔn)確，典型，實(shí)用，保密
檔案參考材料的編寫工作程序：
1、確定編寫檔案參考材料的種類(大事記，組織沿革，統(tǒng)計數(shù)字匯集，會議簡介，科技成果簡介，企業(yè)年鑒，企業(yè)史志)
2、收集檔案材料
3、進(jìn)行編寫
三、電子檔案的管理
概念：電子檔案是在計算機(jī)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。
特點(diǎn)：非人工識讀性，對電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性，信息與載體的可分離性，信息的可共享性，多種信息載體的集成性。
分類：
按電子檔案的存在形式，按電子檔案的功能，按電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境，按電子檔案的屬性，按電子檔案生成方式劃分為不同的類型
管理要求：真實(shí)性，完整性，可讀性
工作程序：
1、電子檔案的收集積累
2、電子檔案的歸檔
3、電子檔案的保管
4、電子檔案的昨用
關(guān)于錄像答題技巧：
一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬�，賭氣泄密
(一) 關(guān)于商務(wù)活動中的簽字儀式：書上第389頁
注意：迎客:秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會議室等待迎接;客人應(yīng)坐在右邊;簽字廳應(yīng)整潔干凈;簽字桌應(yīng)為長桌，桌布應(yīng)為綠色;實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國旗;入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，主義站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談?wù)�、宗�?不問婚否;身子預(yù)言：注意OK在不同國家的意思不同。
(一) 宴請
注意：場地的選擇;點(diǎn)菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的'順序;關(guān)于在宴請的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng);可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期;秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料;電話保密工作;會議通知包括哪些內(nèi)容;管理上司日志時，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉
(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見書上第397頁(秘書與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員)
注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡單要求等。仔細(xì)看書上399頁的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預(yù)備會，給上司提醒。
(四) 有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事
注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。
秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示;若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進(jìn)區(qū)鄉(xiāng)領(lǐng)導(dǎo)書說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報。領(lǐng)導(dǎo)在為吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定
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