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辦公文秘匯報工作時的注意事項(xiàng)
辦公室日常工作面廣量大，既有工作制度作出的安排，也有領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，秘書人員不僅要認(rèn)真領(lǐng)會意圖、高效辦理落實(shí)，而且要把辦理落實(shí)的情況和結(jié)果向領(lǐng)導(dǎo)匯報。在這里yjbys小編和大家談?wù)勣k公文秘匯報工作應(yīng)該注意的幾個問題。想了解更多相關(guān)資訊請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)。
一、高度重視
首先要明確，及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進(jìn)展情況或有關(guān)事項(xiàng)辦理結(jié)果，這是秘書人員肩負(fù)的重要職責(zé)。對工作負(fù)責(zé)就是對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)，這三個方面的責(zé)任是高度一致的。其次，通過聽取秘書人員的匯報，領(lǐng)導(dǎo)不僅可以了解某項(xiàng)具體工作的實(shí)際情況，而且對于全局工作也會產(chǎn)生新的判斷，改進(jìn)工作的新思路新方法也往往由此產(chǎn)生。再次，領(lǐng)導(dǎo)聽取秘書人員匯報，既是了解下屬工作情況、工作能力的重要途徑，也是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)人才的好方法。通過匯報與聽取匯報，相關(guān)工作信息在秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)之間實(shí)現(xiàn)了雙向流動。這不只是某項(xiàng)工作的結(jié)束，而往往意味著新的工作的開始。
可以說，接受任務(wù)、辦理落實(shí)、匯報反饋，是秘書人員處理領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的三個基本環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，有的同志側(cè)重于接受任務(wù)和辦理落實(shí)，而對于匯報反饋則有所疏忽，這是需要改進(jìn)的。向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作的方式可以有多種選擇，情況簡單或者只需匯報結(jié)果的.可以打個電話，時間緊急而又無法當(dāng)面匯報的可以發(fā)條短信，而對于比較復(fù)雜的工作情況最好當(dāng)面向領(lǐng)導(dǎo)作出匯報，這樣可以及時回答領(lǐng)導(dǎo)的詢問，與領(lǐng)導(dǎo)就工作中存在的具體問題進(jìn)行充分交流，有利于實(shí)際工作更好地深入開展。
二、把握時機(jī)
對于領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事項(xiàng)，有的人漫不經(jīng)心拖著不及時處理，或者一經(jīng)處理就認(rèn)為完事了，而沒有主動向領(lǐng)導(dǎo)反饋匯報，直到領(lǐng)導(dǎo)詢問才被動回答，這樣顯然為時已晚。秘書人員要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，就必須增強(qiáng)工作主動性，謀事在先，落實(shí)在前，及時匯報。辦理過程中碰到自己無法協(xié)調(diào)解決的`問題和困難，要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，既讓領(lǐng)導(dǎo)掌握進(jìn)展情況和出現(xiàn)問題的原因，也可借機(jī)尋求新的解決方案。在很多時候，秘書人員還需要就某一項(xiàng)工作分階段地向領(lǐng)導(dǎo)反饋完成任務(wù)的情況，讓領(lǐng)導(dǎo)知曉工作的進(jìn)度和落實(shí)中存在的問題，便于領(lǐng)導(dǎo)作出指導(dǎo)和提出新的要求，安排好下一步工作。
領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作事項(xiàng)辦理落實(shí)之后，更要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報辦理結(jié)果，既可表明這項(xiàng)工作任務(wù)已完成從而讓領(lǐng)導(dǎo)放心，也可認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)對于下一步工作的要求和意見。這有利于自己今后改進(jìn)工作方法，提高工作能力和水平。值得注意的是，匯報工作要把握好時機(jī)，不僅要及時匯報，而且要抓住領(lǐng)導(dǎo)的時間空檔，見縫插針、恰到好處，切忌在領(lǐng)導(dǎo)最繁忙、最緊張的節(jié)骨眼上去“湊熱鬧”。
三、突出重點(diǎn)
秘書人員手頭的工作往往是瑣碎繁雜的，如果事無巨細(xì)凡事必報，恐怕既不現(xiàn)實(shí)也無必要。因此，要掂量輕重、把握分寸，選擇領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注度高、牽涉面廣的要務(wù)及時詳細(xì)地匯報，還有些具體的事，可以在領(lǐng)導(dǎo)不忙時集中在一起作個簡要反饋。對于不同工作的辦理情況和結(jié)果，匯報反饋的內(nèi)容應(yīng)該有所側(cè)重，有的只需匯報辦理的結(jié)果，有的需要匯報處理的方法進(jìn)程，有的還需要分析存在的`困難問題和下一步的對策措施，不同情況區(qū)別對待，不能一個模式千篇一律。有些秘書人員希望什么事情都全面匯報、深入?yún)R報、詳細(xì)匯報，殊不知面面俱到、窮其所有、“眉毛胡子一把抓”，效果并不好。應(yīng)該找準(zhǔn)工作的重點(diǎn)，抓住領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，分清哪些地方要概括，哪些地方該具體，處理好宏觀層面與微觀層面的關(guān)系。
四、理清思路
任何一項(xiàng)工作，都有開頭、有過程、有結(jié)果，有謀劃、有協(xié)調(diào)、有落實(shí)，有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路，想到哪里說到哪里，很容易讓領(lǐng)導(dǎo)陷入紛繁瑣碎中而不得要領(lǐng)，匯報效果可想而知。因此，向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，首先要思考領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的要求是什么，這項(xiàng)工作目前進(jìn)展情況如何，還有哪些問題需要解決這幾個要素，并在此基礎(chǔ)上認(rèn)真梳理好匯報要點(diǎn)，合理擺布匯報內(nèi)容的`順序，做到提綱挈領(lǐng)、綱舉目張、條分縷析、要言不煩。整理匯報思路的過程也是總結(jié)工作思路和方法的過程，非常有利于秘書人員提高駕馭復(fù)雜工作情況的能力。另外，對匯報過程中領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題，也要進(jìn)行思考，做到心中有數(shù)，事先作好準(zhǔn)備。
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