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  • 公文的寫作方法有哪些

    時(shí)間:2023-03-20 02:03:04 辦公文秘 我要投稿
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    公文的寫作方法有哪些

      如何寫好公文呢,公文的寫作有什么方法呢,下面小編為大家?guī)?lái)了關(guān)于公文的寫作方法,希望對(duì)大家有用。

    公文的寫作方法有哪些

      一、領(lǐng)會(huì)意圖

      領(lǐng)受擬制文書的任務(wù)后,首先要正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖,這是擬制文書的前提。公文擬制必須正確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,不得有絲毫馬虎,否則就會(huì)被打回重寫。領(lǐng)會(huì)意圖一般應(yīng)掌握以下幾點(diǎn):

      一是要有全局意識(shí)。擬制公文不但是一項(xiàng)原則性、政策性很

      強(qiáng)的工作,而且還是一項(xiàng)具體的業(yè)務(wù)工作,常常涉及到一個(gè)部門、一個(gè)人、一件事,而這些具體工作又和全局性工作、整體工作、各個(gè)部門的工作,有著密切的聯(lián)系,否則,就不會(huì)發(fā)公文了。因此,擬制公文時(shí)必須站到全局研究、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖,深刻明了每一份具體文書對(duì)全局的影響。如果文書內(nèi)容涉及到其它部門,應(yīng)及時(shí)密切溝通協(xié)調(diào)。

      二是要站準(zhǔn)位置。是哪一級(jí)的人員,就要站在哪一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問(wèn)題,公文就是“領(lǐng)導(dǎo)的書面語(yǔ)言”,要了解掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作部署、工作進(jìn)程,預(yù)見工作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題,有針對(duì)性地提出工作建議。這樣,才能使擬制的文書符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

      三要明確目的。領(lǐng)導(dǎo)的意圖往往就是制發(fā)公文要達(dá)到的的目的。因此,一份文書究竟要解決什么問(wèn)題,達(dá)到什么目的,必須心中有數(shù),目的性越明確,越利于更好地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

      四要有效發(fā)揮。領(lǐng)導(dǎo)的意圖不一定是現(xiàn)成的,有些是要靠我們運(yùn)用自己的主觀能動(dòng)性進(jìn)行分析判斷、歸納整理,進(jìn)行認(rèn)真思考,有效發(fā)揮。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)只交待任務(wù),意圖并不明確,這就更需要開動(dòng)腦筋,認(rèn)真思考問(wèn)題。實(shí)際工作是千變?nèi)f化的,不管哪一種情況,都要求我們充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性,養(yǎng)成分析問(wèn)題的習(xí)慣,善于聯(lián)想問(wèn)題,舉一反三,不開動(dòng)腦筋,不認(rèn)真思考,依賴現(xiàn)成的東西,死板僵硬,是不可能正確領(lǐng)會(huì)意圖的。

      二、搜集材料

      材料是構(gòu)成文書的基本要素之一。材料是從實(shí)際工作中搜集、攝取的一系列事實(shí)或論據(jù)。大量的搜集材料,對(duì)擬制文書有著十分重要的意義。

      材料是擬制文書的基礎(chǔ)。無(wú)論哪一種文書,它總要反映一種思想或認(rèn)識(shí),無(wú)思想、無(wú)認(rèn)識(shí)的文書是不存在的。但是無(wú)論任何一種思想或認(rèn)識(shí),都源于工作實(shí)際,離開了實(shí)際工作,就沒有“原料”,頭腦就制作不出任何辦法、意見等東西,當(dāng)然也就無(wú)所謂文書了!陡脑煳覀兊膶W(xué)習(xí)》一文中告誡我們:“學(xué)習(xí)和研究問(wèn)題,應(yīng)當(dāng)說(shuō)不憑主觀想象,不憑一時(shí)的熱情,不憑死的書本,而憑客觀存在的事實(shí),詳細(xì)地占有材料,從這些材料中引出正確的結(jié)論!睌M制文書也同樣,正確的觀點(diǎn)是從大量的詳細(xì)的材料中”總結(jié)和引伸出來(lái)的,所以說(shuō),廣泛地搜集材料是擬制文書的必要一環(huán)。

      材料是闡述觀點(diǎn)的支柱。材料是表達(dá)觀點(diǎn)的,沒有材料,觀點(diǎn)根本無(wú)法樹立;沒有適當(dāng)?shù)、足夠的材料?lái)支撐,觀點(diǎn)即使是立起來(lái)了也不能立牢。所以動(dòng)筆之前,觀點(diǎn)要靠材料形成;動(dòng)筆之際,觀點(diǎn)又須材料支撐。我們常講要“擺事實(shí)、講道理”,這里講的事實(shí)就是材料,道理就是觀點(diǎn)。不擺事實(shí),不論證材料,道理就說(shuō)不清,觀點(diǎn)就道不明。如沒有充實(shí)的材料做內(nèi)容,空空洞洞,那肯定是一份“白開水”式的文書,無(wú)色無(wú)味地占有工作空間。

      三、運(yùn)用材料

      對(duì)材料的占有要“多”。任何質(zhì)量都表現(xiàn)為一定的數(shù)量,沒有數(shù)量也就沒有質(zhì)量。具體地說(shuō)要做到五個(gè)結(jié)合:

      一是今昔結(jié)合。任何事物都有它形成和發(fā)展的歷史,只有認(rèn)識(shí)了它的過(guò)去,才能更深刻地認(rèn)識(shí)它的現(xiàn)在。正因?yàn)檫@樣,我們必須同時(shí)從今昔兩個(gè)方面去占有這種材料,既要占有現(xiàn)實(shí)的材料,又要占有歷史的材料,這樣才能從基本的歷史聯(lián)系出發(fā),用發(fā)展的眼光把問(wèn)題陳述明白。

      二是正反結(jié)合。正反兩方面的材料往往可以形成鮮明比較,以使問(wèn)題論述得更加有說(shuō)服力。

      三是近與遠(yuǎn)結(jié)合。與表達(dá)中心問(wèn)題有關(guān)的材料固然重要但與中心問(wèn)題間接有關(guān)的材料也不可忽視。相反,它有時(shí)可以起到開闊思路、補(bǔ)充說(shuō)明等作用。

      四是主客觀結(jié)合。不僅要占有客觀實(shí)際材料,還要占有通過(guò)思索得出的材料,如心得、感受及對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)、看法等。

      對(duì)材料的鑒別要“精”。對(duì)材料要精確鑒別,就是要認(rèn)清材料性質(zhì),判斷材料的真?zhèn),估價(jià)材料的價(jià)值,掂量材料的作用等等。這是一個(gè)很細(xì)致的工作,這個(gè)工作做好了,則材料的表象和實(shí)質(zhì)、輕和重、大和小、主和次、典型與一般等,就會(huì)顯得格外明晰。因此,我們必須勤于分析,善于思索,真正做到“吃透材料”。

      對(duì)材料的選擇要“嚴(yán)”。占有材料,我們提倡“以十當(dāng)一”,以多為佳;選擇材料,我們則主張大家以“一當(dāng)十”,以嚴(yán)為上。選擇材料,一是要圍繞中心問(wèn)題選擇材料,選材不是目的,對(duì)材料之所以要嚴(yán)格選擇,最終目的就是為了表現(xiàn)文書的中心內(nèi)容。因此,要根據(jù)中心內(nèi)容的需要來(lái)決定對(duì)材料的取舍,有取就有舍,有選材就有剪材,不舍得割愛,不愿意剪材,其結(jié)果必然是主干不突出,觀點(diǎn)被淹沒。二是要選擇典型的材料。所謂典型材料,就是那些具有廣泛代表性和有較強(qiáng)說(shuō)服力的材料。三是要選擇真實(shí)、準(zhǔn)確的材料。只有那些反映本質(zhì)和主流的事實(shí),都是“證據(jù)確鑿”的真實(shí)材料,才能用來(lái)有力地說(shuō)明問(wèn)題、闡明觀點(diǎn)。四是要選擇生動(dòng)、新穎的材料,材料生動(dòng)、新穎,才能表現(xiàn)出新鮮、活潑的思想,才能吸引人、感動(dòng)人。

      四、安排結(jié)構(gòu)

      理解了意圖,搜集了材料,運(yùn)用了材料,還要有恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)方式,把它們編織在一起,使其成為一個(gè)統(tǒng)一和諧、嚴(yán)密緊湊、首尾通順、行止自如的有機(jī)整體。

      一是要樹立“整體在胸”的觀念。安排結(jié)構(gòu),就是研究文書的整體構(gòu)成,就是由“分”和“合”,組“局部”為“整體”的過(guò)程,不能整體在胸,就不能順然于手。有的人對(duì)此認(rèn)識(shí)不足,往往是拿起筆來(lái)還不知道從何處寫,于是只好想一點(diǎn)寫一點(diǎn),再想一點(diǎn),再寫一點(diǎn),每寫一段,都要回頭去從頭看起,十步九回頭,這是很錯(cuò)誤的。

      二是要重視思維邏輯性和條理性。要分出先后次序,有條不紊地表達(dá)思想內(nèi)容。如由開端說(shuō)到結(jié)局,由原因說(shuō)到結(jié)果,由正面說(shuō)到反面,由一方面說(shuō)到另一方面,由主體內(nèi)容說(shuō)到從屬內(nèi)容等等。

      三是要花氣力擬定提綱。擬寫提綱一般分四步進(jìn)行:

      第一步,歸類材料,就是對(duì)搜集的材料進(jìn)行“梳辮子”,進(jìn)行“合并同類項(xiàng)”;

      第二步,根據(jù)觀點(diǎn),就是從具體材料中抽象出共同的本質(zhì)屬性,形成比具體材料更高層次的更高認(rèn)識(shí)來(lái)。

      第三步,調(diào)理順序,就是安排先后次序,確定先寫什么,后寫什么。

      第四步,修改補(bǔ)充。就是使提綱進(jìn)一步充實(shí)、完善。

      五、起草初稿

      起草初稿時(shí)要一絲不茍,認(rèn)真擬制,力求為終稿提供合格的“正品”,把“次品率”降低到最低。

      (一)標(biāo)題。標(biāo)題是文書內(nèi)容的簡(jiǎn)語(yǔ)句,它以高度概括文書的中心內(nèi)容為目的,讓人看了標(biāo)題,就知道主要內(nèi)容是什么,避免出現(xiàn)文不對(duì)題。

      擬定標(biāo)題時(shí),必須遵循四項(xiàng)基本原則:一要明確,直截了當(dāng)?shù)乇砻魑臅闹饕獌?nèi)容,一目了然。二要簡(jiǎn)短,盡量減少字?jǐn)?shù),一語(yǔ)破的。三要概括,標(biāo)題要能抓住中心思想。四要醒目,從標(biāo)題上給人一種不忘的印象。

      (二)開頭。開頭由于所處的特殊位置,一向被人們所重視。文書開頭強(qiáng)調(diào)開門見山,落筆點(diǎn)題,高度概括,言簡(jiǎn)意賅。歸納起來(lái)有三類:

      一是直接進(jìn)入正文。

      二是依據(jù)目的開頭。例如:根據(jù)上級(jí)關(guān)于加強(qiáng)安全工作的指示精神,為確保安全責(zé)任落實(shí),公司決定:從5月1日起在全司范圍內(nèi)開展百日安全活動(dòng),現(xiàn)將主要事項(xiàng)通知如下:

      三是以概述全貌開頭。就是以簡(jiǎn)短的文字,把概況包括單位、時(shí)間、事由、簡(jiǎn)要原因等基本要素反映出來(lái),為下文奠定良好基礎(chǔ)。

      (三)中心思想和內(nèi)容。文書的中心思想不同于文書的內(nèi)容,是文書的靈魂、主腦。

      中心思想的特點(diǎn):具有客觀性,它是對(duì)全部實(shí)際材料的高度概括;具有主觀性,它是經(jīng)過(guò)作者的頭腦加工產(chǎn)生的;具有時(shí)代性,任何一個(gè)正確的思想或觀念都離不開特寫時(shí)代。

      中心思想首先要正確,是指中心思想的思想性和科學(xué)性,其次要深刻,不能搞形式主義,要來(lái)源于實(shí)際,高于實(shí)際;第三要新穎,做到“人無(wú)我有、人有我深、人深我新”,第四要集中,文書思想焦點(diǎn)應(yīng)該凝聚,著力點(diǎn)應(yīng)當(dāng)單純,不可分散,主攻方向應(yīng)明確。

      文書內(nèi)容千變?nèi)f化,但主要包括:成績(jī)、問(wèn)題、特點(diǎn)、做法、情況、原因、體會(huì)、要求、措施、規(guī)定等,(當(dāng)然,不一定在一篇文章里全部包括),例如,通知應(yīng)包括:依據(jù)、事項(xiàng)、要求;通報(bào)內(nèi)容為情況、原因、措施;總結(jié)內(nèi)容則為概況、成績(jī)、問(wèn)題、體會(huì)、措施等等。

      (四)層次和段落。層次是指思想內(nèi)容的表達(dá)次序,著眼于思想內(nèi)容的劃分;段落是指文書內(nèi)容在表達(dá)時(shí)由于轉(zhuǎn)折、強(qiáng)調(diào)、間歇等情況所造成的文字的停頓,側(cè)重于文字表達(dá)的需要。

      層次一般按照時(shí)間順序、問(wèn)題性質(zhì)、遞進(jìn)關(guān)系、分總關(guān)系等劃分。

      段落的劃分要掌握三條原則:一是單一性,一段只有一個(gè)中心思想,不能把一些互不相干的意思放在一個(gè)段落里。二是完整性,一個(gè)意思要在一個(gè)段落里集中說(shuō)完。三是互聯(lián)性,各段落之間要有內(nèi)在聯(lián)系,使其成為全篇的一個(gè)有機(jī)組成部分,做到“分之為段、合則為篇”。

      (五)觀點(diǎn)和材料相統(tǒng)一。必須要防止出現(xiàn)幾個(gè)問(wèn)題:

      一是只有觀點(diǎn),缺乏材料;只有論點(diǎn),缺乏 論據(jù);

      二是只有材料的堆砌和現(xiàn)象的羅列,不提出觀點(diǎn)看法;

      三是觀點(diǎn)與材料脫節(jié),材料說(shuō)明不了觀點(diǎn),觀點(diǎn)沒有相應(yīng)的

      材料作根據(jù),互不關(guān)聯(lián),東拉西扯,雜亂無(wú)章。

      正確的表達(dá)方法常見的有以下三種:

      1.夾敘夾議。就是敘述與議論相結(jié)合,邊講觀點(diǎn)邊引材料。

      2.剖析事理。運(yùn)用分析的辦法,提示觀點(diǎn)和事實(shí)之間的因果關(guān)系,進(jìn)而闡明觀點(diǎn)的正確性,使得觀點(diǎn)和材料有機(jī)結(jié)合。

      3.列舉事實(shí)。用事實(shí)說(shuō)明問(wèn)題。

      (六)結(jié)尾。俗話講:“編筐編簍,重在收口”。文書口子收不好,就會(huì)使全文松散無(wú)力。文書的結(jié)尾不拘一格,寫法很多,主要根據(jù)文書的類別而定,現(xiàn)介紹幾種常見的主要有四種:

      一是要求性結(jié)尾。在文書的最后對(duì)執(zhí)行某一規(guī)定提出具體要求,以便貫徹執(zhí)行。如:“各單位于4月30日前將與整改情況上報(bào)至XXX處。”

      二是請(qǐng)求性結(jié)尾。如:妥否,請(qǐng)批示。

      三是征詢意見性結(jié)尾。如:以上計(jì)劃如有建議和意見,請(qǐng)及時(shí)反饋,我們將…

      四是號(hào)召性結(jié)尾,這類結(jié)尾鏗鏘有力,往往能起到鼓舞斗志的作用,多用于領(lǐng)導(dǎo)講話。如:

      “成千上萬(wàn)的先烈,為著人民的利益,在我們的前頭英勇地犧牲了,讓我們高舉起他們的旗幟,踏著他們的血跡前進(jìn)吧!”

      “我們的目的一定要達(dá)到,我們的目的一定能夠達(dá)到!”

      “新的一年已經(jīng)開始,讓我們團(tuán)結(jié)奮進(jìn),銳意進(jìn)取,為XXXX而努力奮斗!

      六、修改潤(rùn)色

      一份好的文書,無(wú)不在修改上下功夫,修改是一項(xiàng)艱苦的勞動(dòng),并不比起草容易,古人說(shuō)“改章難于造篇”,就是因?yàn)楦恼乱案弦粚訕恰薄?/p>

      修改的程序主要分三步:

      第一步:綜觀全文。目的在于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,從總體上找出修

      改的辦法。對(duì)于一些內(nèi)容比較復(fù)雜的長(zhǎng)稿,需要多看幾遍,寧可多花一些時(shí)間,不要匆匆動(dòng)手,以免以后返工。

      第二步:具體修改。需要進(jìn)行細(xì)致地思考,做到字斟句酌。

      第三步:把關(guān)復(fù)查。修改完畢,必須從頭至尾閱讀一遍,檢查修改是否恰當(dāng)。

      比如:“我們一定要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)指示精神,下大力抓好落實(shí),確保各項(xiàng)任務(wù)完成!币痪洌绺某桑

      “要把工作做在平時(shí),做在前面,遇有急難險(xiǎn)重生的任務(wù),隨時(shí)能夠拿得出、用得上,圓滿完成XXXX任務(wù)。”就感覺能壓得住陣腳,文章就寫得有勁,讓人讀起來(lái)舒暢。

      最后,應(yīng)當(dāng)指出,有時(shí)修改不是一次能完成的,而是反復(fù)多次才能完成,俗話說(shuō):好文章是改出來(lái)的。因此,要有耐心細(xì)致的作風(fēng),才能把文書修改好。

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