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如何提高辦公文秘的辦公效率及能力
文秘工作在辦公室工作中具有重要的作用，在做好文秘工作的基礎(chǔ)上，與檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，不僅可以提高工作質(zhì)量，還可以提高工作的效率。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于如何提高辦公文秘的辦公效率及能力，歡迎參考閱讀，希望對(duì)大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
辦公室的文秘工作與其檔案管理具有極為密切的聯(lián)系，隨著辦公室工作人員的不斷精簡(jiǎn)，文秘工作和辦公室的檔案管理工作要通過合理的統(tǒng)籌規(guī)劃以及安排和綜合管理進(jìn)行有效的結(jié)合，在一定程度上加強(qiáng)文秘工作人員的相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)，還可以提高辦公室的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。文秘工作與辦公室的檔案管理工作主要的結(jié)合點(diǎn)就是公文，其是文秘工作的一種產(chǎn)品，但是還并不能稱之為檔案。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)以及檔案管理的現(xiàn)代化，辦公室的文秘工作以及檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合已經(jīng)成為文秘工作人員急需解決的問題。
一、文秘工作者要對(duì)文件和檔案進(jìn)行綜合管理
文秘工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合主要的表現(xiàn)就是文字秘書還要進(jìn)行文書的檔案管理，對(duì)文書材料的立卷以及收集和整理，還有檢索以及保護(hù)和統(tǒng)計(jì)等不同環(huán)節(jié)進(jìn)行兼顧。在這個(gè)過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤都會(huì)影響整個(gè)工作流程。這就要求文字秘書要對(duì)文件和檔案進(jìn)行綜合管理，在最大程度上減少工作失誤并提高工作效率。
第一，對(duì)文件進(jìn)行分類放置和管理。文秘人員在進(jìn)行文件的傳閱過程中，要對(duì)文件進(jìn)行收集和整理以及歸檔，同時(shí)把及時(shí)的對(duì)文件進(jìn)行分類，做好年度以及秘級(jí)和黨政等的及時(shí)區(qū)分，把文件進(jìn)行分門別類的歸檔之后放進(jìn)文件柜中，這樣不僅可以對(duì)文件進(jìn)行有效地管理，還能為文件的年度歸檔提供便利。
第二，要對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)以及整理。對(duì)文件和檔案進(jìn)行清點(diǎn)和整理的有效途徑就是進(jìn)行賬目的核對(duì)，做到文書和賬目相符合，對(duì)于那些轉(zhuǎn)入業(yè)務(wù)部門但沒有及時(shí)收回的文件要進(jìn)行詳細(xì)的登記，方便進(jìn)行查找和應(yīng)用。同時(shí)，文件和檔案管理人員主要集中在一個(gè)人身上，就會(huì)對(duì)文件的去向和用途有明確的了解，所以在進(jìn)行管理和登記的過程中，要在最大程度上簡(jiǎn)化工作流程，避免文件使用的重復(fù)登記，進(jìn)一步提高工作效率。
二、文秘工作者要利用現(xiàn)代化手段不斷提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量
文秘人員在進(jìn)行文件管理的過程中，要充分的發(fā)揮文書資料的實(shí)際使用價(jià)值，充分的利用辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，在最大程度上促進(jìn)文件資料共享性的實(shí)現(xiàn)，這是文秘工作者在工作過程中不斷提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量的必要途徑。
第一，實(shí)現(xiàn)文件的計(jì)算機(jī)管理。文秘工作主要就是在進(jìn)行文字工作的同時(shí)進(jìn)行檔案管理，這就可以在最大程度上實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理。文字秘書在進(jìn)行單位內(nèi)部文件的印發(fā)過程中，要按照文件的年度以及類型利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編號(hào)存檔，形成具有保密效果的電子檔案，這樣就為檔案的查詢和使用提供了極大的方便，在最大程度上提高了服務(wù)質(zhì)量。
第二，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的使用已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，文秘工作者要在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部文件的印發(fā)過程中，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際需要，把文件按照先關(guān)的分類合理的在公司內(nèi)部的局域網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布，方便員工進(jìn)行進(jìn)一步的了解和掌握。
第三，對(duì)檔案的檢索工作進(jìn)行合理的設(shè)置。文秘工作人員要利用計(jì)算機(jī)定時(shí)對(duì)整理好的檔案分門別類的進(jìn)行檢索目錄的編制，這樣就可以及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行相關(guān)文件的檢索，同時(shí)在進(jìn)行年度文檔的整理過程中，還可以直接通過檢索進(jìn)行檔案目錄的打印，極大地節(jié)省了工作時(shí)間。
三、提高文秘工作人員的專業(yè)素質(zhì)有效對(duì)策
文秘工作人員的自身修養(yǎng)以及專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。文秘工作者不僅要培養(yǎng)自身的專業(yè)知識(shí)技能，還要具有良好的品德修養(yǎng)以及作風(fēng)修養(yǎng)。
第一，文秘工作人員要不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。對(duì)于不同種類的文書工作，文秘工作人員不僅要具備相應(yīng)的知識(shí)和技能水平，還要掌握相關(guān)學(xué)科的技術(shù)知識(shí)。這就要求其進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有效控制以及管理，為文字檔案管理工作提供更好的服務(wù)。
第二，培養(yǎng)自身的綜合分析以及應(yīng)用的能力。在進(jìn)行文件處理的過程中，文秘工作人員不僅要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的理解和掌握，還要對(duì)文件以后的歸檔和查閱進(jìn)行管理。這就要求其就必須具有對(duì)文件的綜合分析以及應(yīng)用能力，在實(shí)踐中不斷的掌握文秘工作和檔案管理工作的有效結(jié)合性，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。
文秘工作和檔案管理之間的有效結(jié)合，不僅可以提高文書工作的效率，還可以提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。因此，要想實(shí)現(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合，就要不斷加強(qiáng)工作隊(duì)伍的建設(shè)，在不斷提高其專業(yè)知識(shí)和技能水平的基礎(chǔ)上，不斷提高其綜合能力，進(jìn)而適應(yīng)不斷發(fā)展的形式需求，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
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