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oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率
在工作中，我們?yōu)榱颂岣吖ぷ餍剩枰玫揭恍┺k公系統(tǒng)，那你了解oa系統(tǒng)嗎？那么oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率的呢?下面隨小編來了解一下吧!
oa系統(tǒng)是如何提升辦公效率
1、審批高效 創(chuàng)造快節(jié)奏辦公環(huán)境
OA系統(tǒng)提供了從設計、應用、優(yōu)化到門戶展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設計;通過個性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調(diào)用;通過規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運用制度和流程時免學習;并且該模塊對企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進行閉環(huán)管理。
2、精確推送 信息上傳下達
OA辦公系統(tǒng)可以幫助組織的領導把組織中的各項任務進行細化分配到每個人，這樣團隊成員可以對自己服務任務的完成情況進行回報和總結(jié)，領導就可以很方便的及時了解任務的進展狀況和成員完成任務的具體質(zhì)量，并且可以對任務或成員給出階段性的建議和意見，指導下一步的工作任務的處理方案和步驟，達到上下級意見的高度統(tǒng)一。
3、文件檔案管理 提升企業(yè)創(chuàng)新能力
企業(yè)或者組織在發(fā)咋個過程中會不斷的創(chuàng)造各種文件、報告、審批、知識、技術(shù)文檔、經(jīng)驗和閱歷等各種文檔，而這些文檔一般都是散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案等里面，通過oa辦公系統(tǒng)，可以把這些隱形知識顯性化，對知識進行進一步的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學習和持續(xù)創(chuàng)新，為團隊帶來更高的經(jīng)濟效益。
4、知識積累 防止人才流失加重知識流失
留住人才是組織管理者工作的重中之重，但無論多么優(yōu)秀的組織，人員流動必不可免，如何在人走之前將其經(jīng)驗知識最大限度地留在組織同樣是管理者需要考慮的問題。
5、節(jié)省時間 提升辦公效率
oa辦公系統(tǒng)將工作流程電子化，只要有網(wǎng)絡，就可隨時隨地的實現(xiàn)辦公，節(jié)省了辦公時間。
拓展資料：
OA系統(tǒng)運行情況報告
一、 OA概述
在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運營過程中關(guān)鍵業(yè)務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA 的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對于管理層來說，辦公審批(不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務流程的審批)以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務流程的審批(如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)，這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。
二、 系統(tǒng)上線
總裁辦在2010年9月份展開了集團OA系統(tǒng)的上線準備工作，完成了包括服務器的安裝配置、網(wǎng)絡機房的選址、人員信息的收集及整理、各功能模塊的應用設定、郵件系統(tǒng)配置及切換、OA系統(tǒng)運行測試等主要工作，集團OA辦公系統(tǒng)在2010年9月底正式上線運行，總裁辦并在系統(tǒng)上線后及時安排了在總部和項目公司的操作培訓，方便集團員工及時熟悉及使用OA系統(tǒng)。
集團OA系統(tǒng)上線使用后，總體運行情況穩(wěn)定，未出現(xiàn)過嚴重的問題或故障。
三、 OA系統(tǒng)的使用意義
1. 建立集團信息發(fā)布平臺：在集團內(nèi)部建立了一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項等能夠在集團內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠及時了解公司的發(fā)展動態(tài)；
2. 實現(xiàn)工作流程的自動化：工作申請及審批流程的使用，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如各種申請、審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高各單位及部門之間協(xié)同工作的效率；
3. 實現(xiàn)知識管理的自動化：傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享；
4. 輔助辦公：像圖書管理、檔案管理、考勤管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化；
5. 協(xié)同辦公：就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。隨著集團的業(yè)務發(fā)展及考慮到新的地區(qū)公司的地域分布，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求。通過協(xié)同辦公使相關(guān)信息能夠獲得有效的整合，提高集團總部領導層整體的反應速度和決策能力。
隨著集團信息化的建設與發(fā)展，OA（辦公自動化系統(tǒng)）的應用也越來越廣泛，它將從單純的電子文檔審批和信息發(fā)布轉(zhuǎn)變?yōu)橐惶淄暾男畔⒒芾硐到y(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善，促進企業(yè)制度與文化的發(fā)展。
四、 已上線的OA功能應用
1. 工作流程：
1.1 上線流程數(shù)：共57個，其中公文類1個，人資類34個，行政類11個，運營類1個，信息類4個，系統(tǒng)流程6個；
1.2 流程使用情況：上線流程已審批結(jié)束的3337筆，正在審批的流程266筆。
2. 電子郵件：已全員開通了郵件系統(tǒng)，極大方便了內(nèi)部和外部的信息數(shù)據(jù)交流
傳遞。之前是租用的公網(wǎng)郵件系統(tǒng)，用戶數(shù)及容量均無法滿足集團快速發(fā)展的需要，集團自己搭建郵件系統(tǒng)后解決了這些問題，也極大提高了我們郵箱數(shù)據(jù)的安全性。
五、 模塊應用開發(fā)計劃
OA系統(tǒng)本身包含了很多功能模塊，但在實際工作環(huán)境中，有些功能無法滿足我們的實際使用需求，這就需要我們在原來的基礎上進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)及相關(guān)功能完善。目前有需求意向的主要是以下幾方面：
1. 行政資產(chǎn)管理；
2. 檔案查詢系統(tǒng)；
3. 即時通訊功能升級；
4. 人資及考勤管理；
5. 相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能；
6. 其它系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口開發(fā)；
六、 OA系統(tǒng)推進問題及改進措施：
1. 流程上線數(shù)量偏少：流程上線需要總裁辦和各單位、各中心的進一步溝通，更需要相關(guān)單位的配合。OA作為管理軟件，最終應用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于各單位及各中心領導的重視程度，以及配套的管理制度保證。
2. 流程審批不及時：一部分管理人員尚未養(yǎng)成及時登錄OA系統(tǒng)進行審批工作的習慣，造成有些工作的審批不及時�？偛棉k信息部考慮采用流程審批統(tǒng)計功能，分析審批過程，及考慮增加手機短信提醒和開發(fā)手機移動辦公（即智能手機審批流程）模塊，進一步提高流程審批的運行效率。
3. 模塊功能未充分發(fā)掘：集團OA系統(tǒng)上線時間較短，有些功能模塊還沒有充分利用，例如圖書管理、考勤管理等，接下來總裁辦信息管理部將通過培訓等方式進行模塊應用的推進，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的整理功能。我們的策略是先把企業(yè)目前最迫切，最關(guān)鍵，見效最快的需求提煉出來，在此基礎上逐漸加深應用，然后擴展新的需求。
OA系統(tǒng)到底有哪些功能
OA系統(tǒng)基礎平臺：
系統(tǒng)管理、工作臺、門戶、網(wǎng)絡尋呼
所包含功能模塊：
1、信息交流模塊：電子郵件、內(nèi)部論壇、調(diào)查問卷、內(nèi)部博客、網(wǎng)絡尋呼
2、公文檔案模塊：收文管理、發(fā)文管理、請示管理檔案管理
3、個人事務模塊：工作日記、工作日程、工作任務、個人計劃、關(guān)注點、我的便簽、網(wǎng)絡硬盤、通訊錄
4、信息發(fā)布模塊：公告欄、信息發(fā)布設置
5、行政管理模塊：會議管理、車輛管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、用品管理、印章管理
6、知識管理模塊：知識管理、我的訂閱、我的知識、知識地圖、全文檢索、知識排行
7、流程管理模塊：發(fā)起流程、流程查詢、流程監(jiān)控、流程管理、流程分析、表單應用
8、人力資源模塊：人事檔案、績效考核、招聘管理合同管理、考勤管理工資管理培訓管理
9、項目管理模塊：項目導航、新建項目、項目計劃、項目執(zhí)行、項目流程、項目交流
10、綜合監(jiān)控、綜合查詢、項目配置、系統(tǒng)配置
11、費用管理模塊：費用預算執(zhí)行、費用預算查詢、費用預算導入和調(diào)整、后臺維護、費用預算分析、賬務查詢
12、合同管理模塊：模塊關(guān)聯(lián)設置、業(yè)務編號設置、類型參數(shù)設置、合同模板設置、合同預警設置、客戶信息維護、供應商信息維護、項目信息維護、商品信息維護、合同起草、合同查詢、合同收發(fā)貨、合同發(fā)票
13、客戶管理模塊：客戶查詢、直銷管理、渠道管理、銷售管理、客戶服務、經(jīng)理工作、財務工作、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設置、個人設置。
oa系統(tǒng)的作用與優(yōu)勢
OA辦公系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢
基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學依據(jù)。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率提高，更重要的是可實現(xiàn)群體協(xié)同工作。憑借網(wǎng)絡，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。
OA辦公系統(tǒng)的作用有哪些
1、領導辦公與決策，依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領導層得以在第一時間批閱各式文件，調(diào)閱最新動態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務報表)，監(jiān)督計劃執(zhí)行、項目進展，并據(jù)此下達決策和指令。
2、企業(yè)工作流程的管理，企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務進展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務流程來促使業(yè)務條理清晰地進行。
3、目標管理和項目管理，通過OA系統(tǒng)中計劃管理功能模塊，個人、部門逐日、逐周、逐月向上級管理人員、管理部門逐層匯報工作計劃完成情況，并被檢查和考評，工作計劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進行查詢和總結(jié)。
4、企業(yè)電子協(xié)作環(huán)境，溝通企業(yè)領導與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，但作為大型企業(yè)，部門眾多、人員眾多，分支機構(gòu)異地辦，甚至跨國，日常溝通的難度和成本都是很大的，有時還存在信息的誤傳。
5、促進相關(guān)部門信息化，OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個方面有獨特的優(yōu)勢，利用這些特性可以針對性的開發(fā)一些部門的應用軟件，提高這些部門的信息化程度。
6、推進企業(yè)文化建設，通過OA系統(tǒng)，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報到每一個員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強公司的凝聚力。
7、加速知識型企業(yè)的轉(zhuǎn)型，文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對企業(yè)員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識等分類沉淀在系統(tǒng)中。供企業(yè)所有員工共享使用，也可設定使用權(quán)限。
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