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如何提高文秘寫(xiě)作能力
寫(xiě)作能力是辦公室工作的一項(xiàng)基本素質(zhì),也是衡量文秘水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。如何提高文秘寫(xiě)作能力,本文擬談一孔之見(jiàn)。
一、注重寫(xiě)作基本功訓(xùn)練。
寫(xiě)作能力的高低決定著服務(wù)質(zhì)量的好壞,而寫(xiě)作能力的關(guān)鍵在于基本功。綜合起來(lái)講,基本功可用“聽(tīng)、讀、記、寫(xiě)”四個(gè)字來(lái)概括。
“聽(tīng)”,就是認(rèn)真聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)講話主要精神,把領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、工作經(jīng)驗(yàn)、具體要求記錄下來(lái);認(rèn)真聽(tīng)取各部門領(lǐng)導(dǎo)的匯報(bào),把各部門的基本情況、工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題和工作建議記錄下來(lái);認(rèn)真聽(tīng)取側(cè)重服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于起草文件、報(bào)告的要求、思路并記錄下來(lái),必要時(shí)可征求一下其他人員的意見(jiàn)。
“讀”,就是多閱讀報(bào)刊雜志,從中了解和掌握國(guó)家的方針政策、各地區(qū)落實(shí)方針政策的具體措施;多閱讀上級(jí)重要文件和領(lǐng)導(dǎo)講話,充分把握上級(jí)的有關(guān)要求;多閱讀本地區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話,掌握本地區(qū)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)工作的思路、重點(diǎn)及具體工作措施;多閱讀部門領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)查報(bào)告、情況反映和有關(guān)信息,深入了解掌握各部門的實(shí)際情況、存在問(wèn)題與工作打算。
“記”,就是做好會(huì)議記錄、學(xué)習(xí)筆記,關(guān)鍵是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢記在心,把各項(xiàng)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況及原因熟記于心,為起草文件和講話打基礎(chǔ)。
“寫(xiě)”,就是起草文稿的過(guò)程。在寫(xiě)作基本功中,聽(tīng)、讀、記是基礎(chǔ),都是為“寫(xiě)”服務(wù)的。
想寫(xiě)好,首先要學(xué)會(huì)定思路,也就是定提綱,這是寫(xiě)作的關(guān)鍵。公文寫(xiě)作同文學(xué)創(chuàng)作有很大區(qū)別,不同的文種都有固定格式,這適用于國(guó)家確定的15個(gè)文種,在起草領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料、發(fā)言提綱時(shí),雖然也有一定格式,但不是固定不變的,要根據(jù)會(huì)議要求,領(lǐng)導(dǎo)意圖和實(shí)際工作需要而定。其次要注重內(nèi)容的選取?偨Y(jié)時(shí)要客觀真實(shí)、全面詳細(xì),多用數(shù)字和事實(shí)說(shuō)話;分析時(shí)要準(zhǔn)確、有針對(duì)性和前瞻性;部署時(shí)要符合實(shí)際,有可操作性和科學(xué)性。再次要靈活運(yùn)用語(yǔ)言文字!肮牟皇菬o(wú)情物”,文稿的語(yǔ)言有別于文學(xué)創(chuàng)作,但同樣需要活潑生動(dòng),形象鮮明,富有文彩。適當(dāng)運(yùn)用名人名句、成語(yǔ)典故、經(jīng)典論述、民間俗語(yǔ)和修辭手法,可以增強(qiáng)文章的表現(xiàn)力。同時(shí),注重運(yùn)用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用語(yǔ),切忌以偏蓋全,失去準(zhǔn)確性。
二、注重改進(jìn)提高寫(xiě)作能力的方法。
從“小”法,剛從事文秘工作的同志,由于對(duì)工作不熟悉,必須從小的文章寫(xiě)起,先寫(xiě)信息、消息、情況反映、內(nèi)容摘要等小文章,然后由簡(jiǎn)到繁,由粗到細(xì),由少到多,每天堅(jiān)持寫(xiě)。綜合法,文秘的主要職責(zé)是搞綜合,學(xué)會(huì)綜合各部門的基本情況,綜合領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,從一個(gè)部門、一個(gè)產(chǎn)業(yè)、一項(xiàng)工作開(kāi)始綜合,先撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告,了解情況,在此基礎(chǔ)上學(xué)會(huì)分析問(wèn)題,重點(diǎn)是提出合理化建議,然后是起草各種講話、匯報(bào)、署名文章、情況分析等綜合性文稿。
冷“處”法,也稱冷靜處理法。文稿初成后,由于思維已成定勢(shì),馬上修改肯定沒(méi)有效果,如果時(shí)間允許,可以先放一放,讓初成后的喜悅冷卻下來(lái),再拿出來(lái)修改,以第三人的角度和清醒的頭腦重新審定思路、內(nèi)容和語(yǔ)言,會(huì)有意想不到的效果。
討論法,三人行必有我?guī),集體的智慧是無(wú)窮的。再好的材料也有缺點(diǎn)和不足,都有需要不斷修改和完善的地方。通過(guò)集體討論,找出存在的問(wèn)題,提出修改意見(jiàn)。實(shí)踐證明,這種方法是通用的,也是最有效的方法。珍藏法,珍藏精品,將寫(xiě)得好的文章保存起來(lái),主要是珍藏領(lǐng)導(dǎo)的修改稿和各種文種的精品。
壓減法,文章貴于精,公文亦如此。作為文秘人員要多在“文字精練”、“篇幅短小”上狠下功夫,起草公文時(shí),要開(kāi)門見(jiàn)山,直陳其事,不斷錘煉語(yǔ)言文字的表達(dá)能力。
三、注重良好寫(xiě)作習(xí)慣的養(yǎng)成。
習(xí)慣成自然,良好的習(xí)慣決定能力提高的快慢,寫(xiě)作能力的提高與良好的寫(xiě)作習(xí)慣是分不開(kāi)的。概括地講,良好的寫(xiě)作習(xí)慣主要有:
一是多寫(xiě)。俗話說(shuō),勤能補(bǔ)拙,許多秘書(shū)都有這樣的體會(huì),“?葱刂杏斜、常寫(xiě)筆下生花”,寫(xiě)作能力來(lái)源于日積月累,筆耕不輟。
二是勤思。就是所謂的“悟”。文秘人員作為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的參謀助手,是貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的一支骨干力量,寫(xiě)東西時(shí)必須對(duì)工作進(jìn)行戰(zhàn)略的、全局的思考。多思才能“思風(fēng)發(fā)于胸臆、言泉流于筆端”。所以在日常工作中,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,就要認(rèn)真思考,找出問(wèn)題的癥結(jié),提出解決的辦法,養(yǎng)成勤于思考、善于思考的好習(xí)慣。
三是善“易”。就是善于更換角度和位置。一份好的文稿必須體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖,這就要求文秘人員要善于更換位置,給誰(shuí)寫(xiě)講話,就站在誰(shuí)的角度去寫(xiě),切實(shí)養(yǎng)成善易的好習(xí)慣。
四是樂(lè)創(chuàng)。就是喜歡創(chuàng)新!皬牟牧现衼(lái),到材料中去”,是文秘人員的通“病”,也是影響寫(xiě)作能力提高的最大障礙。要解決這一問(wèn)題,就要求文秘人員有較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí),養(yǎng)成創(chuàng)新的習(xí)慣,大到長(zhǎng)篇的工作報(bào)告,小到片語(yǔ)只言的會(huì)議通知,都要加強(qiáng)文章的思想創(chuàng)新、體裁創(chuàng)新和內(nèi)容創(chuàng)新,做到“筆”到文成,耳目一新,發(fā)人深思。
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