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秘書接待的基本禮儀
秘書人員都是一個不可缺少的群體，接待來客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態(tài)度如何,直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進行。下面是小編整理的秘書接待的基本禮儀，歡迎大家分享。
社交禮儀
1、有人敲門，應回答“請進”，或到門口相迎;
2、客人進來，應起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;
3、敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;
4、吃飯時來客，要熱情地邀請客人一同進餐�？腿顺赃^飯后應送上熱毛巾，并另換熱茶;
5、接受客人禮品，應該道謝;
6、向主人或客人介紹對方時，姓名職務(wù)必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;
7、客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;
8、客人堅持要回去，不要勉強挽留;
9、送客要到大門外，走在長者后面;
10、分手告別時，應說“再見”或“慢走”。
意外情況
◆上司突然離開公司
客人按照約好的時間來訪，可是上司因為有別的急事要辦，突然出去了。這種情況下助理應向客人說明情況，請求諒解，并征求其意見：“請再等一會兒好嗎?”或者根據(jù)具體情況把客人介紹給有關(guān)部門：“讓市場部的x經(jīng)理跟您談?wù)�，您看如�?”不管客人是愿意等上司回來再談，還是愿意跟有關(guān)人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。
◆上司臨時改變主意
有時，上司會給助理來個電話或者寫張紙條，說今天xxx要來，自己不想見他，讓助理看著辦。這種情況下助理不能直截了當?shù)貙腿苏f上司不想見他，只能以委婉的方式拒絕對方：“實在對不起，深圳那邊的工廠出了點意外，總經(jīng)理今天下午5點就要坐飛機去深圳，現(xiàn)在確實抽不出時間�！辈贿^有一點必須弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人，還是實在抽不出時間。如果只是因為當天抽不出時間，那就要考慮改期約見了。
◆接待不速之客
對于不速之客，絕不能因為沒有預約而有所怠慢。助理應該把來客領(lǐng)到接待室，弄清來客的姓名、所在公司、來訪目的，盡快安排有關(guān)部門出面接待。如果客人點名要與xxx會談，應及時與當事人聯(lián)系，但之前不能給客人以肯定的答復，因為當事人有可能不在，也有可能不愿意見這位客人。如果是不愿意見，可以這樣答復客人：“實在對不起，xxx現(xiàn)在不在公司�！边@樣才不會給客人留下沒有誠意的印象。
◆客人問上司在不在
如果是素不相識的客人，應這樣跟他打招呼：“您好，請問您是……”誘導對方作自我介紹，說明來訪目的。有的客人不愿說出自己的姓名，只是問上司在不在。遇到這種情況，先不要正面回答，而要繼續(xù)追問：“請問您是……”“逼”對方作自我介紹。有時候由于事情機密，客人并不一定會透露自己來訪的目的，這時應該讓客人先在會客室等候：“請您稍等一會兒，上司剛剛散會，我?guī)湍フ乙徽�。”以此為由向上司匯報情況，請上司決定是否會見。如果上司不愿意會見，就說沒找到上司，下次再約時間。當然，一定要先說“讓您久等了”，向客人致歉。
◆已到約定的時間
按照約定的時間，上司應該會見程先生了，可他與錢先生的談話還沒有結(jié)束。這時助理最好寫一張便條把程先生的事簡單說一下，給上司提個醒。便條最后一定要加上一句：“還讓程先生等多久?”以便上司作出簡短的指示。順便說一句，如果上司正在開會或者正在與客人會談，有緊急電話找上司，也可以用同樣的辦法處理。在便條中簡單匯報一下來電的內(nèi)容，最后加上一句“過多久給對方回電話?”切記不要提“怎樣答復對方”之類的問題，以免干擾上司正在進行的工作。
秘書的接待禮儀用語
1.問候語
隨著社會的進步，交往中對語言文明的要求更高了。見面時應根據(jù)彼此的關(guān)系問候"您好!"、"你好!"、"早上好!"、"晚上好!"等。這種問候語簡單明了，不受場合約束而且聽來親切自然。
不論是在何種場合，問候時表情應該自然、和藹、親切，臉上應帶有溫和的微笑。
2.感謝語
當別人幫了你哪怕是一點小忙，都應該說"謝謝!""麻煩你了，非常感謝!"接受別人的贈物或款待時，應該說："好，謝謝!"拒絕時應該說："不，謝謝"，而不應該說："我不要!"或是"我不愛吃!"
感謝的時候還應該以熱情的目光注視對方。
3.道歉語
做了不當?shù)氖�，應及時道歉說："對不起，實在抱歉。"、"真過意不去。"、"真是失禮了。"如果不經(jīng)意打擾了別人，或是打斷了別人的話，應該說："對不起，打擾了。""對不起，打斷一下。"在公共場合不小心碰了別人，應該說："真對不起。"在服務(wù)對象面前應該學會說："對不起，讓您久等了。"
4.征詢語：
"您有什么事情嗎?""我能為您做些什么嗎?""您需要我?guī)湍鲂┦裁磫?""您還有什么別的事情嗎?""這樣會不會打擾您?"
5.應答話：
"您不必客氣。""沒有關(guān)系，這是我應該做的。""照顧不周的地方請您多多指教。""我明白了。""好的，是的，謝謝您的好意。"
6.慰問語：
"你(您)辛苦了。""讓你(您)受累了。""給你們添麻煩了。"這些話是一種善意的慰問。人際交往中，這類話看來很簡單，似乎說不說兩句都可以，實際上能讓對方感到溫暖，于是也就換來對方對你的好感。對方會認為你這個人是個熱情的關(guān)心別人的人。
7."請"字的運用：
"請您幫我個忙。""請幫我一下。""請您稍候。""請您稍稍休息一下。""請您喝茶!""請用餐!""請您指教!""請您留步。""請多關(guān)照。""請問您……"這些話中的"請"字不是多余的，多含有謙虛、尊重對方的意思，或使語氣委婉。
秘書的接待禮儀
一、要處處為客人著想
1、秘書要有強烈的時間觀念，千萬不要讓客人等待。
(1)在約定好的時間，秘書要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來之后沒見接待人員，不僅是秘書人員的失職，也會使接待活動失敗。
(2)不能讓來賓等待過久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來賓拜訪時，因為秘書人員的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無疑是來賓感到受傷，這樣會造成惡劣的影響，嚴重降低了公司的社會形象。
2、當客人要找其他同事不在時，本著團結(jié)合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來及時聯(lián)系。
3、客人到來時由于特殊情況不能馬上接待，秘書人員要向客人說明原因并詢問是否愿意等，若客人愿意等待，應該為客人提供飲料、雜志。
二、秘書人員在與來賓交談時應大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對于客人提出的問題，秘書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。
三、在接待工作中的應答禮節(jié)
1、秘書人員在與客人交談過程中，沒有聽清對方的話語時，要禮貌地說：”對不去，我剛才沒有聽清您的話，麻煩您再說一遍”，這樣才會使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。
2、來賓表示感謝時，秘書人員應說：“不用謝，這是應該的。”等客氣回語。
3、對于來賓的提問一時間沒法回答的，秘書應先致歉后查詢，“對不起，這事我不清楚。待我問明白了在告訴您。”。如果在沒有弄清楚就胡亂回答，會給來賓帶來疑惑和不解。
4、對于來賓的稱贊，秘書人員要發(fā)自內(nèi)心地表示感謝。
秘書的接待禮儀注意事項
1.問候禮節(jié)。問候禮節(jié)主要是指在接待來賓時使用規(guī)范化的問候用語。
見到初次來賓應說："您好!見到您很高興!"如系以前認識，相別甚久，見面則說："您好嗎?很久未見了。"
來訪者來到時，除第一句話按不同時間問候外，接著應問："您有什么事需要我?guī)兔?您是初次來這里嗎?路上辛苦了。"
平時遇到來賓，應道好問安，一般說："你好。"對于較熟悉的客人可以說："您好嗎?"分別時則說："再會!明日再見!"、"不久再見!"，或說："祝您一路順風，請轉(zhuǎn)達我們對您家屬的問候"等。
如知客人身體不好，應關(guān)心地說："請多保重。"當氣候變化的時候應告誡客人"請多加一些衣服，當心感冒。"
如遇客人的生日或節(jié)日期間，應向其祝賀。如"祝您生日快樂!"等。
客人即將離去時，應主動對客人說："請對我們的工作提出寶貴意見。"
2.稱謂禮節(jié)。用恰如其分的稱謂來稱呼客人，這就是稱謂禮節(jié)。不應直呼其名�？煞Q："同志"、"先生"、"小姐";知道其職務(wù)時，在一定場合也可稱職務(wù)，如"x部長"、"x處長"、"x廠長"、"x經(jīng)理"。
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