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檔案管理工作技巧
在里面找東西,要花越來(lái)越長(zhǎng)的時(shí)間,文件內(nèi)容不斷地過(guò)時(shí),空間越發(fā)緊張,就連工作的樂(lè)趣也隨之降低。以下是小編整理的檔案管理工作技巧,歡迎參考閱讀!
1.遵循三分原則。
每次你在個(gè)不斷膨脹的卷宗袋里找東西時(shí),都選出三份過(guò)時(shí)的資料丟掉。記住我們教你的小步快跑原則。每找到一份過(guò)時(shí)的文件你都應(yīng)該感到高興,他不但減輕了文件夾的負(fù)擔(dān),同時(shí)也放松了你的心情,并為你節(jié)省了時(shí)間
2.采用替換法。
每當(dāng)你往檔案柜里放進(jìn)一份新的資料時(shí),都扔掉一份舊資料,不要打算永遠(yuǎn)占有那些文件,他們不過(guò)是你身邊的過(guò)客罷了。
3.抽空處理你的文件。
每天下班之前把一兩個(gè)需要“減肥”的文件夾、卷宗袋或文件框放在辦公桌上,第二天有空的時(shí)候可以“順便”處理一下,比如在休息喝咖啡時(shí)、等待某個(gè)人或者某件事時(shí)、兩項(xiàng)日程安排之間的空檔或是你不愿在做其他事時(shí)。
4.注明有效日期。
在文件夾和卷宗袋上的明顯位置標(biāo)出其過(guò)期的時(shí)間,例如對(duì)有一定時(shí)效性的計(jì)劃和核算,可以標(biāo)上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日歸檔”。另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件夾的標(biāo)記,或者將作廢日期寫到日程表中。
5.再最后檢查一遍。
當(dāng)你完成一項(xiàng)任務(wù)后,再把有關(guān)的文件和卷宗檢查一遍,不再需要的文件和書籍全部退還或者扔掉,今后可能還會(huì)用到的資料則放進(jìn)卷宗袋里保存起來(lái)。之后,就慶祝自己大功告成吧!
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