秘書的郵件、文件處理工作

　　秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。下面是小編收集整理的秘書的郵件、文件處理工作，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　一、收文工作的程序

　　１、簽收。

　　對所收文件的件數要認真清點，檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時間

　�。�、拆封。

　　啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規(guī)定處理，一般應予以退回。

　�。场⒌怯�。

　　登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進每份文件首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好，然后再轉入下一道處理程序。

　　４、對信件（文件）迅速分類，將信件（文件）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規(guī)格一致但顏色不同的專用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書呈送文件前應先閱讀后注出重點部分，如信件（文件）中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格，應用尺和黃色筆（如需復印，黃色不會在復印件上顯現）在這些內容下面畫出直線，或在信件（文件）上用簡練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），轉送前最好復印一份保存，以備查考。

　　二、發(fā)送郵件工作的程序有：

　�。�、首先要對發(fā)件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；

　�。病�檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全；

　　３、郵件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎；

　�。�、郵件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注；

　�。怠⑧]政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；

　　６、簽名，即檢查必須由領導簽名寄發(fā)的信函是否簽署；

　�。�、登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）；

　�。�、了解和適應郵政方面的規(guī)章制度和寄發(fā)（發(fā)文）時間。

　　拓展：秘書職場禮儀

　　站姿：古人云：站如松。聯系現代職場的世界，倒也不必站的那么嚴肅!男士則主要體現出陽剛之美，抬頭挺胸，雙腳大約與肩膀同寬站立，重心自然落于腳中間，肩膀放松。女士則體現出柔和和輕盈即可。

　　交談：談話時，要面對對方，保持一定的距離。盡量保持身體的挺直，不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站；雙腿分開的距離過大、交叉，都是不雅觀和失禮的行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯的心不在焉，是不禮貌的行為。

　　行走：靠道路的右側行走，遇到同事、主管要主動問好。在行走的過程中，應避免吸煙、吃東西、吹口哨、整理衣服等行為。上下樓梯時，應尊者、女士先行。多人行走時，注意不要因并排行走而占據路面。

　　遞接物品：遞接物品是日常生活工作中的常見的舉止動作，但這一小小的動作往往卻能給人留下難忘的印象。遞接物品的基本原則是舉止要尊重他人。如雙手遞物或接物就體現出對對方的尊重。而如果在特定場合下或東西太小不必用雙手時，一般要求用右手遞接物品。

　　目光：與人交往時少不了目光接觸。正確的運用目光，可以塑造專業(yè)形象。根據交流對象與你的關系的親疏、距離的遠近來選擇目光停留或注視的區(qū)域。關系一般或第一次見面、距離較遠的，則看對方的以額頭到肩膀的這個大三角區(qū)域；關系比較熟、距離較近的，看對方的額頭到下巴這個三角區(qū)域；關系親昵的，距離很近的，則注視對方的額頭到鼻子這個三角區(qū)域。分清對象，對號入座，切勿弄錯!每次目光接觸的時間不要超過三秒鐘。交流過程中用60%-70%的時間與對方進行目光交流是最適宜的。少于60%，則說明你對對方的話題、談話內容不感興趣；多與70%，則表示你對對方本人的興趣要多于他所說的話。

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