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  • 秘書文秘如何在“辦公室”生存

    時間:2022-12-21 17:24:47 啟宏 辦公文秘 我要投稿
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    秘書文秘如何在“辦公室”生存

      文秘是指經過學習,掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識,熟悉現(xiàn)代文書學、秘書學的原理等能力的人才,下面小編為大家?guī)砻貢拿厝绾卧凇稗k公室”生存,希望大家喜歡!

    秘書文秘如何在“辦公室”生存

      1、要懂得辦公室政治規(guī)則,不要觸碰辦公室“禁區(qū)”

      與同一個部門,一個辦公室的人發(fā)展愛情,為大忌;與辦公室的同事說同事間的壞話,為大忌;與辦公室的同事發(fā)展“深厚友誼”,并且什么話都說,包括自己的隱私,為大忌;與辦公室的同事一起議論老板,為大忌;在辦公室穿性感服裝,為大忌;打聽同事的隱私,包括工資,獎金,婚姻狀況等等,為大忌;在辦公室公開和同事吵架,為大忌;與同事拉幫結派,為大忌;到老板面前說同事的壞話,為大忌。

      2、要學會和與自己有利害關系的同事相處

      在單位,你一定有和你競爭的同事。我的原則和相處策略是:這樣的同事絕對不可能成為好朋友。和這樣的人相處,一定要保持距離。但是還要和他相處融洽,絕對不能和他議論同事的是非。而且越是對自己的競爭對手,我越要夸,見人就夸他。因為能夠夸競爭對手的人是要有一定度量的。當然同時自己一定要做得比他好?渌哪康囊彩菫榱丝渥约。那么他也有可能做不到,那么他很有可能會因為得到利益,或者要打敗我,而說我的壞話,這個時候,聽的人就會快速的對他的人品做出評價。對付競爭對手我一般采取“捧殺”哈哈。

      3、要學會和領導談話的技巧

      很多人非常不習慣和領導談話,一聽和領導談話就緊張。和領導談話,有幾種情況:討論工作,接受意見,要求利益。不論哪種情況,你要懂得,你要站在他的角度說話。要說他希望得到的答復。

      4、要學會反駁別人意見的技巧

      這個在職場中很常見。我的做法就是,我從來不直接反駁。我都是用提問題的方式來讓他回答。當然,前提條件是我認真的聽了他的方案。我會在聽得時候,用挑剔的態(tài)度去聽,也就是找對方方案的漏洞。然后把我的問題記下來。等他結束了,我就會一一提問。如果對方都能有很好的答復來解決。那么我會心服口服。如果他有考慮不全面的,那么我就會提出我的方案。

      反駁別人的方法,就是不要直接對對方說,你這樣是不對的。而是要用提問的方式讓他自己說出來,自己不對;蛘哒业阶C據(jù)告訴對方,不對在哪里。

      5、要學會控制自己的逆反情緒。

      我處理這樣的問題的時候,首先是自我調節(jié)一下情緒,穩(wěn)定幾分鐘要把上來的逆反情緒平息下去。然后帶著平和的心理去聽別人的意見。當聽到其他意見的時候,我首先會仔細的聽,他的和我的有什么不同?他的想法有什么漏洞?按照他的想法會出現(xiàn)什么樣的負面后果?他是否有預案?他說我的缺點,是不是我真的存在?是否有誤會?如果是誤會我應該如何解釋?我一般會對對方指出的我的缺點,首先表示感謝。我會說:謝謝你的直率,因為我有很多缺點自己看不到,就需要有人幫我糾正,這樣我以后才能知道怎么改正這些缺點。如果需要解釋的誤會,我會用最短的時間解釋清楚。

      拓展:辦公室文秘工作技巧

      一、正確認識和定位辦公室文秘工作

      辦公室文秘書跟在領導身邊工作,表面光鮮亮麗,較為體面,但實質文秘工作枯燥乏味,是一項十分辛苦的職業(yè)。做好文秘書工作首先要樹立吃苦意識,要耐得住寂寞,守得住清貧,做到“吃的苦、受的氣、懂規(guī)矩、顧大局”。在這里我想到一個例子,曾經有兩個同志借調到政府辦工作,不到幾天就走了,他們原以為辦公室是好地方,工作比較清閑,提拔升遷又快,而實際了解的情況卻恰恰相反,和他們之前預想的反差太大,最后失望的選擇了離開。所以從事文秘工作首先要給自己一個準確的定位,選擇了這行就是選擇了清苦和堅守,只有苦盡才可能有甘來。常言道板凳要坐十年冷,從事文秘工作首先要做好長期吃苦的思想準備。

      二、努力培養(yǎng)寫作興趣

      興趣是最好的老師。著名學者于丹講過“工作是什么,工作就是做你喜歡做的事情”。比如我們看一部自己喜歡的電影、電視劇或者是小說,真恨不得一下就看完,我們可能吃飯在看、走路在看、睡覺在看,甚至上廁所也在看,這就是興趣的力量。寫材料本身是枯燥的,但我們從事文秘書工作的就是干這行的,正所謂“干一行、愛一行”,遲寫、早寫都得寫,與其被動等待,不如抓早動快;與其痛苦難耐,不如帶上興趣去寫。久而久之或許就能從中發(fā)現(xiàn)樂趣,發(fā)現(xiàn)規(guī)律,逐漸培養(yǎng)出自己的寫作興趣。

      三、堅持學習跟上節(jié)奏

      當前縣政府辦公室的文秘人員學歷都比較高,大多是本科,有的是研究生學歷。應該說基本的知識儲備都比較扎實,但在學校學的知識和實際工作還是有很大區(qū)別的。辦公室文秘工作對政策、法律法規(guī)和業(yè)務知識要求較高,必須隨時學習跟進。這塊主要涉及三個方面:

      1.學習相關法律法規(guī)和業(yè)務知識

      按照秘書工作分工,我當前主要負責城鄉(xiāng)建設、國土資源、招商引資等方面材料的起草工作。相應的就要對城鄉(xiāng)規(guī)劃法、土地管理法等相關法律法規(guī)有較全面的了解和掌握。業(yè)務上要求就更高了,比如對bt、bot,ppp模式、容積率、建筑密度等等一些術語都要了解和掌握,推而廣之,就是學習相關的法律和業(yè)務知識,不能做門外漢,不能不懂裝懂。只有業(yè)務懂了,政策熟了,這樣工作才能開展,才能寫出好的文章,不能讓我們的文章成為無本之木、無源之水。

      2.要隨時學習最新的政策和會議精神

      從事文秘工作如同從事法律工作,一直有最新的東西出臺。要隨時學,要真正做到與時俱進。例如保障性住房原來有廉租房、公租房和經濟適用房等區(qū)分,現(xiàn)在統(tǒng)一分為購置型和租賃型兩類,原來棚戶區(qū)改造這塊一直是倡導政府主導推動,現(xiàn)在提出政府購買棚改服務和貨幣化安置新政策。同時,隨著十八屆四中、五中全會等會議的召開,新的大政方針相繼出臺,我們只有及時學習和了解,才能讓寫出的文章緊扣時代主題。在這方面,機要室為我們提供了便利條件,中、省、市最新政策和會議精神都以文件形式寄存在機要室便于隨時翻閱,同時,發(fā)達的現(xiàn)代網(wǎng)絡也讓我們隨時能瀏覽最新的資訊,這些寶貴的資源作為文秘寫作人員一定要充分利用。

      3.及時了解和掌握部門鄉(xiāng)鎮(zhèn)動態(tài)

      日常工作中和我們打交道最多的就是部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn),這也是我們開展工作的主要信息源泉。對部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)今年的工作任務是什么,完成到什么程度,遇到什么困難,都要有全面的了解和掌握。日常的匯報材料無非也就分為“工作任務是什么,做到什么程度了,存在什么問題,下一步工作計劃和打算是什么”這幾塊,假如我們對部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)這些情況有熟練的了解和掌握匯報材料就能很快的寫出來。舉個列子就如寫個人簡歷,因為我們對自己的情況很了解,所以簡歷很快就能寫好,所以熟練了解和掌握部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作動態(tài),這是寫好材料的重要保證。

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