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項(xiàng)目管理的三角鏈?zhǔn)鞘裁?/p>
每一個(gè)項(xiàng)目都有其固有的特殊性,所以在每一個(gè)具體的項(xiàng)目中,項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目結(jié)果和項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的期望會(huì)有所不同或各有側(cè)重。所以,面對(duì)具體的項(xiàng)目,項(xiàng)目經(jīng)理首先要主動(dòng)地、系統(tǒng)地識(shí)別三類(lèi)主要項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目結(jié)果和項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的期望,然后對(duì)這諸多的期望進(jìn)行科學(xué)管理,求同存異,達(dá)成一致。
當(dāng)前,在IT客戶(hù)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中,項(xiàng)目經(jīng)理不再是以項(xiàng)目協(xié)調(diào)員、資源計(jì)劃員、進(jìn)度控制員、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)員、資料保管員或救火隊(duì)員的角色出現(xiàn),項(xiàng)目經(jīng)理肩負(fù)著公司的管理層、客戶(hù)、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)這三類(lèi)主要的項(xiàng)目關(guān)系人賦予的三重責(zé)任。
雖然各個(gè)項(xiàng)目有其獨(dú)特性,但是當(dāng)前大多數(shù)的IT客戶(hù)項(xiàng)目對(duì)項(xiàng)目的期望有一定的普遍性,我們分別從“對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的期望”和“對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望”兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行討論。
對(duì)實(shí)施過(guò)程的期望
IT客戶(hù)項(xiàng)目的實(shí)施不再是一個(gè)只有輸入和輸出的黑盒,項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程開(kāi)始對(duì)項(xiàng)目關(guān)系人變得透明。項(xiàng)目關(guān)系人需要了解項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程,他們可能會(huì)根據(jù)項(xiàng)目狀況及時(shí)調(diào)整自己對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望;也可能根據(jù)自己對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望,及時(shí)協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理調(diào)整項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程。項(xiàng)目經(jīng)理同樣需要在項(xiàng)目實(shí)施啟動(dòng)之前,了解三類(lèi)主要項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的期望。
通常負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施的公司的管理層對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程會(huì)有如下的期望:
公司資源被合理有效地利用,沒(méi)有浪費(fèi);和其他項(xiàng)目的實(shí)施不產(chǎn)生沖突;參與項(xiàng)目的人員喜歡他們?cè)陧?xiàng)目中的工作并能盡力;能隨時(shí)得知項(xiàng)目的實(shí)施情況和問(wèn)題報(bào)告;能隨時(shí)得知項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的看法;能隨時(shí)得知客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的看法;項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程順利,時(shí)間進(jìn)度、預(yù)算、工作范圍等關(guān)鍵指標(biāo)按計(jì)劃進(jìn)行,不需要公司再為項(xiàng)目投入更多的人、財(cái)、物等資源;項(xiàng)目經(jīng)理能夠居安思危、未雨綢繆,防范問(wèn)題的出現(xiàn);出現(xiàn)問(wèn)題,項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)能尋找出最佳的解決方案并妥善解決問(wèn)題;客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施滿(mǎn)意、沒(méi)有抱怨;項(xiàng)目經(jīng)理能使用成熟的項(xiàng)目管理體系管理項(xiàng)目,并得到客戶(hù)的認(rèn)可和賞識(shí);項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程能體現(xiàn)本公司員工的專(zhuān)業(yè)水平,得到客戶(hù)和業(yè)界的認(rèn)可。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施通常會(huì)有如下期望:
●項(xiàng)目目標(biāo)清晰、有明確的項(xiàng)目計(jì)劃、知道自己的工作方向;項(xiàng)目經(jīng)理能提供合適的工作環(huán)境和氛圍;項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格比較合適,能和項(xiàng)目經(jīng)理相處愉快;在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的優(yōu)秀表現(xiàn)能得到適當(dāng)?shù)恼J(rèn)可;有專(zhuān)業(yè)的項(xiàng)目管理流程,但是沒(méi)有繁文縟節(jié)的文本工作和文字游戲;有可供參考的模板和歷史文件,在需要的時(shí)候可以得到資深人員的指點(diǎn);在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中無(wú)意犯下的小錯(cuò)誤,能得到項(xiàng)目經(jīng)理和其他人員一定程度的包容和諒解;能切實(shí)感受到自己的工作對(duì)項(xiàng)目整體目標(biāo)的貢獻(xiàn)作用,在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中能得到項(xiàng)目經(jīng)理、客戶(hù)和公司高層的注意、重視和認(rèn)可;能夠有和客戶(hù)直接溝通的機(jī)會(huì);有寬松的工作環(huán)境和民主的工作氛圍,可以坦誠(chéng)提出自己的意見(jiàn)和建議,并看到自己提出的合理建議得到采納;項(xiàng)目經(jīng)理在做決策的時(shí)候,能夠征求團(tuán)隊(duì)成員的意見(jiàn);能有匯報(bào)自己工作成果的機(jī)會(huì)。
IT項(xiàng)目不斷進(jìn)一步地客戶(hù)化,項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,客戶(hù)的參與變得更加重要。他們不僅參與項(xiàng)目階段成果的檢驗(yàn),同時(shí)他們更清楚項(xiàng)目實(shí)施的每一個(gè)步驟都會(huì)直接關(guān)系到項(xiàng)目結(jié)果的成敗。
客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程通常會(huì)有如下的期望:
項(xiàng)目的實(shí)施由合格的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé);項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)成員要技能過(guò)硬、態(tài)度認(rèn)真、方法適當(dāng);客戶(hù)可以及時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r;客戶(hù)可以比較方便地根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整對(duì)項(xiàng)目的需求和期望;如果客戶(hù)提出新的需求或?qū)υ枨筮M(jìn)行更改時(shí),實(shí)施方能迅速反應(yīng)、采取行動(dòng);項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,能允許客戶(hù)方人員的參與和見(jiàn)習(xí),以提高客戶(hù)方人員的技能水平;項(xiàng)目工作都能按時(shí)完成,并能和客戶(hù)的其他廠商進(jìn)行密切的配合;對(duì)界面不清的工作有一定的包容性,能適量地完成一些分外的工作;不需要客戶(hù)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中再支出超出預(yù)算的人、財(cái)、物力等資源;關(guān)鍵任務(wù)的完成能請(qǐng)客戶(hù)參與檢查;項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題能讓客戶(hù)知悉;項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有能力處理實(shí)施過(guò)程中發(fā)生的意外問(wèn)題;如果需要客戶(hù)配合,一定要提前通知客戶(hù),并提供詳細(xì)的工作說(shuō)明;項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程不要擾亂客戶(hù)的正常業(yè)務(wù);項(xiàng)目的每一個(gè)步驟要符合質(zhì)量要求;對(duì)于客戶(hù)提出的疑問(wèn),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要給予毫無(wú)保留的解釋。
對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望
在IT客戶(hù)項(xiàng)目中,項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望有同有異。
公司管理層對(duì)項(xiàng)目結(jié)果有如下的期望:
●實(shí)現(xiàn)了公司對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期利潤(rùn)指標(biāo),客戶(hù)滿(mǎn)意,日后的維護(hù)成本較低,項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的能力通過(guò)參與項(xiàng)目實(shí)施得到了提高,公司可以把此項(xiàng)目作為成功案例進(jìn)行宣傳,項(xiàng)目成功后公司美譽(yù)度在市場(chǎng)上因之提高。 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目結(jié)果通常會(huì)有如下的期望:
●項(xiàng)目結(jié)果和項(xiàng)目所交付成果得到客戶(hù)的認(rèn)可,客戶(hù)方的相關(guān)人員在接受項(xiàng)目所交付的產(chǎn)品之后能夠很快熟悉產(chǎn)品的使用和維護(hù),客戶(hù)方相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的使用感到非常順手,客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提出表?yè)P(yáng)或表示感謝,客戶(hù)同意讓實(shí)施方把該項(xiàng)目作為成功案例進(jìn)行宣傳;客戶(hù)希望和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員繼續(xù)維持友好的關(guān)系,客戶(hù)提出再次購(gòu)買(mǎi),公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提出表彰,項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員給予好的績(jī)效評(píng)價(jià),團(tuán)隊(duì)成員通過(guò)參與項(xiàng)目實(shí)施成為某一方面的技術(shù)高手或?qū)<摇?/p>
而作為IT項(xiàng)目的客戶(hù),他們對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望和項(xiàng)目實(shí)施方的聚焦點(diǎn)會(huì)有不同,通常客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的期望如下:
●實(shí)現(xiàn)合同簽定之時(shí),項(xiàng)目實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目結(jié)果和項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的書(shū)面或口頭承諾;實(shí)現(xiàn)客戶(hù)在合同簽定之時(shí),對(duì)項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的預(yù)期功能和性能指標(biāo)的期望;通過(guò)使用項(xiàng)目所交付的產(chǎn)品,客戶(hù)業(yè)務(wù)的能力或效率有所提高;項(xiàng)目相關(guān)資料能夠在項(xiàng)目所交付產(chǎn)品移交的時(shí)候一起移交給客戶(hù),利于客戶(hù)日后查閱;項(xiàng)目所交付產(chǎn)品易于使用和維護(hù),并且返修次數(shù)較低;項(xiàng)目所交付產(chǎn)品有擴(kuò)展性;項(xiàng)目所交付產(chǎn)品能夠升級(jí);項(xiàng)目交付之后,如果項(xiàng)目所交付產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題,實(shí)施方能夠迅速反應(yīng)、給予解決;項(xiàng)目實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目所交付產(chǎn)品長(zhǎng)期負(fù)責(zé);如果在項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的使用過(guò)程中,有需要咨詢(xún)的地方,項(xiàng)目實(shí)施方可以提供及時(shí)的咨詢(xún);日后的維護(hù)成本低;和別的廠家的系統(tǒng)有兼容性。
國(guó)家統(tǒng)計(jì)局2001年IT系統(tǒng)升級(jí)項(xiàng)目的實(shí)施需要對(duì)客戶(hù)正在運(yùn)行的系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,所以客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的期望之一是:項(xiàng)目實(shí)施對(duì)現(xiàn)有運(yùn)行系統(tǒng)所承載的客戶(hù)業(yè)務(wù)不能造成影響。而在另外一個(gè)IT系統(tǒng)新建項(xiàng)目中,客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的期望之一是:密切配合其他廠商,保證各項(xiàng)任務(wù)按進(jìn)度計(jì)劃完成。
斯帝芬•科威說(shuō):“效率出自平衡”,項(xiàng)目經(jīng)理和他所領(lǐng)導(dǎo)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目實(shí)施中要最大程度地滿(mǎn)足這三類(lèi)主要項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目的期望,可以使用“優(yōu)先順序法”對(duì)不同項(xiàng)目關(guān)系人的期望進(jìn)行排序,也可以通過(guò)“分類(lèi)管理法”把這些期望分為“必須類(lèi)”和“希望類(lèi)”進(jìn)行管理。
項(xiàng)目經(jīng)理所擔(dān)當(dāng)?shù)娜刎?zé)任
第一,項(xiàng)目經(jīng)理要向公司的管理層負(fù)責(zé)。公司管理層通過(guò)發(fā)布《項(xiàng)目章程》等方式,授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施,同時(shí)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施寄予了一定的期望。這種期望可能是:贏取既定的利潤(rùn)、贏取期望的市場(chǎng)美譽(yù)、為其它項(xiàng)目的實(shí)施樹(shù)立榜樣或其它。項(xiàng)目經(jīng)理有責(zé)任通過(guò)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的管理達(dá)到公司管理層的期望。
第二,項(xiàng)目經(jīng)理要向客戶(hù)負(fù)責(zé)。在客戶(hù)簽署項(xiàng)目合同的時(shí)候,就對(duì)項(xiàng)目設(shè)置了預(yù)期的目標(biāo),這種目標(biāo)可能是:實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的預(yù)期功能和性能,從而提升客戶(hù)自身的業(yè)務(wù)能力或效率。項(xiàng)目經(jīng)理要通過(guò)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的有效管理,使項(xiàng)目實(shí)施的最終結(jié)果能滿(mǎn)足或超出客戶(hù)的期望。
第三,項(xiàng)目經(jīng)理要向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)揮自己的領(lǐng)導(dǎo)能力,為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員營(yíng)造合適的工作環(huán)境和工作氛圍,使團(tuán)隊(duì)成員可以高效地發(fā)揮自身的潛力,并同時(shí)通過(guò)參與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)一步提升團(tuán)隊(duì)成員的能力。
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