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企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?
OA辦公系統(tǒng)，一直是企業(yè)治理里程碑中一項重大工程。企業(yè)OA辦公系統(tǒng)是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場競爭的時候，才會有強烈的需求。企業(yè)為什么需要OA辦公系統(tǒng)?一起來看看吧！
隨著企業(yè)管理手段的不斷創(chuàng)新，人們對管理的要求也在不斷的提高，一些成長型的企業(yè)規(guī)模不斷在擴大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長更新，面對日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式已經(jīng)不能為企業(yè)的成長提供有力支持的時候，企業(yè)就會感覺原先的管理方式對企業(yè)的更大發(fā)展已經(jīng)越來越力不從心了。這樣的結(jié)果就導(dǎo)致一些有創(chuàng)新意識的企業(yè)家們開始尋找新的出路，采取更加有效的手段，從而解決企業(yè)管理所面臨的一系列問題。
企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對市場信息的了解，公司內(nèi)部人員管理和生產(chǎn)銷售財務(wù)等諸多方面都表現(xiàn)出強烈的掌握欲望，以便在企業(yè)的未來發(fā)展中做出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃，而傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能解決這些問題，這樣就需要一種全新的輔助手段，來幫助企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層解決對企業(yè)掌握不充分的問題;那么企業(yè)信息化，作為企業(yè)成長中的一種全新的輔助手段，是提升現(xiàn)代企業(yè)管理的重要方面之一，通過實施信息化來解決企業(yè)存在的一系列問題，從企業(yè)自身的發(fā)展來看，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)在成長與發(fā)展過程中的重要部署之一。
一、生產(chǎn)與銷售之間需要OA辦公系統(tǒng)
以傳統(tǒng)手段經(jīng)營的企業(yè)，生產(chǎn)部門與銷售部門之間是通過人為的方式進行溝通，相互之間的溝通沒有形成一種統(tǒng)一規(guī)范的形式，而且這種語言的溝通在傳達上還容易出現(xiàn)理解上的偏差。企業(yè)的銷售人員對產(chǎn)品的理解主要是來自市場的需求，而生產(chǎn)人員對產(chǎn)品的理解主要是來自產(chǎn)品的性能。雙方之間如果只是靠主管的領(lǐng)導(dǎo)之間的語言溝通，受個人主觀意識的影響，很容易就出現(xiàn)理解上的不一致，極有可能導(dǎo)致生產(chǎn)出來的產(chǎn)品和銷售部門理想中的產(chǎn)品存在很大的差異。特別是在處理一些緊急訂單的時候，對于一些企業(yè)來講，客戶突然增加緊急訂單或者追加訂單數(shù)量是常有的事情，在面對這樣情況的時候，企業(yè)的生產(chǎn)部門和銷售部門之間的溝通就顯得尤其重要了。
二、 員工與管理需要OA辦公系統(tǒng)
對于一個企業(yè)的管理而言，主要是以企業(yè)最上層面的領(lǐng)導(dǎo)和各個部門的主管人員來分開管理，來經(jīng)營企業(yè)正常發(fā)展的，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，不太可能對企業(yè)的每一件事情每一個員工都了如指掌。最大限度的就是定期的通過與主管部門的負責(zé)人通過會議的形式，對下面的情況進行了解，這個時候的領(lǐng)導(dǎo)所了解的信息和企業(yè)的實際情況是有很大出入的。這也是現(xiàn)代企業(yè)的一種普遍現(xiàn)象。特別是對那些人員流動比較大的中小型企業(yè)而言，對人員的管理就顯得尤為重要。可以說，企業(yè)的根本并不是掌握在領(lǐng)導(dǎo)的手里，而是掌握在員工的手里，一個銷售人員可能要掌握企業(yè)很大比例的客戶資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對這些工作人員不能有很好的管理，一旦銷售人員離職，就有可能是隨之而來的失去一大批客戶資源。另外，對于一些生產(chǎn)制造型企業(yè)來講，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)人員和產(chǎn)品設(shè)計人員的管理也非常重要。
三、庫存與原材料管理需要OA辦公系統(tǒng)
制造型企業(yè)的主要工作就是把原材料加工成產(chǎn)品，滿足市場的需求。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)如何掌握庫存的信息和原材料市場信息，是直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本的重要因素。原材料的市場同樣也是在不斷的變化，價格的上漲下跌、市場的存貨狀況、新材料的上市等一系列信息都是需要企業(yè)隨時來掌握的。特別是一些需要兩種或者多種原材料的制造型企業(yè)，對原材料信息的掌握就顯得更加重要了。另外，對庫存的管理，很多企業(yè)在全國的很多城市都成立了辦事處或者分公司，這些公司主要是負責(zé)該地區(qū)的產(chǎn)品銷售和市場調(diào)研等工作，而這些各地的分支機構(gòu)除了要完成總公司安排的各項任務(wù)之外，好要時刻了解本部的產(chǎn)品庫存情況，才可以對市場做出相應(yīng)的應(yīng)對措施。如果對庫存的掌握力度不夠，就很有可能導(dǎo)致一種產(chǎn)品的積壓或者銷售脫節(jié)等現(xiàn)象。
四、市場競爭需要OA辦公系統(tǒng)
隨著市場競爭的不斷加劇，競爭的形式也層出不窮，這個時候企業(yè)所面臨最重要的問題就是該如何才能在競爭中脫穎而出，贏得更大的市場。為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。特別是一些處于成長型的企業(yè)，能夠很好的把握市場和競爭規(guī)律，對競爭對手有充分的了解接顯得特別重要了。以往的企業(yè)在面對市場競爭的時候，也只能做到出現(xiàn)問題之后才開始采取應(yīng)對措施，只能等到事情發(fā)生之后，才知道該如何解決問題的辦法。因為對市場和競爭對手們?nèi)狈α私�，所以，沒有辦法做到預(yù)防和防范，在競爭中，對雖然能夠取得競爭的勝利的，但是，由于缺乏對競爭對手和市場信息的及時掌握，也會導(dǎo)致一些不必要的損失。
上述的企業(yè)OA辦公系統(tǒng)的四個需求方面，只是OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)所解決的一些表面問題。其實，企業(yè)信息化是建立在企業(yè)不斷發(fā)展及不斷適應(yīng)市場競爭的時候，才會有強烈的需求。特別是隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息資源的共享越來越便捷，能夠時刻掌握市場的動態(tài)和整個行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，是企業(yè)能夠提升競爭能力的基本要求。企業(yè)通過利用OA辦公系統(tǒng)信息化手段;對外，時刻掌握行業(yè)里的整體趨勢;對內(nèi)，時刻了解企業(yè)內(nèi)部人、財、物等各個方面的信息動向。對內(nèi)外信息的結(jié)合，才能夠采取更加切實可行的發(fā)展手段，為企業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的信息參考依據(jù)。特別是一些求發(fā)展，促成長的中小型企業(yè)們，能夠通過信息化手段提升企業(yè)的競爭能力和綜合實力，是企業(yè)發(fā)展的重要手段。
拓展：OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展趨勢
一、關(guān)注流2.0
一直以來，流程管理就是OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用核心。工作流2.0能夠讓軟件更好地適應(yīng)企業(yè)的管理變化，滿足用戶各種復(fù)雜的流程管理需求。
因為，工作流2.0能使OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同作用更加智能，不但實現(xiàn)OA系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)整合，也實現(xiàn)OA系統(tǒng)和第三方應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，通過實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步交換和共享，從而簡化多余流程，消除重復(fù)工作，有效提升協(xié)同工作的效率和精度。
二、數(shù)據(jù)整合
有不少跡象表明，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，這對企業(yè)的數(shù)據(jù)整合能力提出了挑戰(zhàn)。能夠勝任數(shù)據(jù)整合的OA辦公系統(tǒng)將成為用戶的新寵。如今，不少OA辦公系統(tǒng)廠商已經(jīng)在花費不菲的人力及物力從事軟件數(shù)據(jù)整合能力的研發(fā)。
三、移動OA
隨著智能移動終端的普及，OA辦公系統(tǒng)充分利用智能移動終端的特點，與之融合而成的移動OA辦公系統(tǒng)逐漸成為市場的主角。當(dāng)前，各大OA辦公系統(tǒng)廠商紛紛推出移動OA辦公系統(tǒng)，各具特色。
OA不但可為新任員工提供流程、溝通以及與團隊協(xié)同的幫助， 還可幫助有經(jīng)驗的員工追蹤、 統(tǒng)計、自動生成報表、甚至使用商業(yè)智能。此外，OA還允許自定義菜單及界面， 新任員工和有經(jīng)驗的員工都可按需定義不同的菜單及界面。
四、全時服務(wù)
如今，用戶對OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)有了更為理性的判斷，對產(chǎn)品的后續(xù)服務(wù)有著非常高的要求。因為廠商提供的服務(wù)在很大程度上影響著產(chǎn)品的應(yīng)用。優(yōu)質(zhì)的OA辦公系統(tǒng)廠商會致力于為用戶提供可靠、及時、靈活、低成本的服務(wù)。
OA系統(tǒng)可以為用戶提供全工作日的在線服務(wù)支持，其專業(yè)客服可以通過QQ、MSN、EMAIL、電話、遠程訪問等方式隨時為客戶提供各種技術(shù)支持，遠程訪問的方式可以在第一時間模擬現(xiàn)場解決問題。
五、體驗式營銷
有一句話在OA行業(yè)里很流行，那就是產(chǎn)品好不好，用了就知道。為了讓用戶更加放心，不少OA辦公系統(tǒng)廠商開始在行業(yè)里提倡體驗式營銷，拋開理念的炒作，直接用產(chǎn)品說話。一般，只有那些有底氣，產(chǎn)品過硬的廠商才敢以這樣的方式對用戶負責(zé)。
六、安全防護
如今，用戶在OA軟件選型過程中，會越來越考慮到安全這一要素。
OA辦公系統(tǒng)行業(yè)在國內(nèi)經(jīng)過20多年的發(fā)展，大浪淘沙后，市場也在重新洗牌，新一輪領(lǐng)軍企業(yè)嶄露頭角。在新的角逐中能脫穎而出的OA辦公系統(tǒng)廠商必然要抓住以上六大發(fā)展趨勢，才能讓產(chǎn)品煥發(fā)出新的光彩，成為耀眼的明日之星。
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