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知識管理對企業(yè)檔案管理創(chuàng)新
進入21世紀，知識作為推動社會進步和經(jīng)濟發(fā)展的核心力量，在社會眾多領域發(fā)揮著越來越大的作用。而知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為眾多企事業(yè)單位為適應新時期要求和保持核心競爭力的重要選擇。下面是yjbys小編分享的一些相關資料，供大家參考。
1知識管理是全新的管理理念
知識管理是一種理念，目前知識管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識管理主要是針對知識本身的管理，廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包括對與知識有關的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產(chǎn)、知識人員等全方位、全過程的管理。這里提到的檔案工作中的知識管理，是一種符合新時期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識管理理論與檔案工作實際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過對檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識和人們在科研生產(chǎn)過程中大腦所形成的隱性知識進行收集、篩選、分類、整理與編研，并在動態(tài)知識庫體系中進行存儲、傳播和應用，為利用者提供最有效的知識共享平臺，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟效益。
2知識管理與檔案管理的關系
檔案管理是一項歷史悠久的管理活動，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長的道路，經(jīng)過了實體管理、信息管理和知識管理等三個階段的發(fā)展演變過程。第一階段檔案實體管理主要是對在科研生產(chǎn)實踐活動中所產(chǎn)生的原始實體狀態(tài)檔案資料進行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類、整理、鑒定、保管、編研及存儲等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡系統(tǒng)技術手段實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡化管理，是一種比較先進的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識管理階段，其實質(zhì)是針對社會對信息的需求進行分析研究，能夠在最需要的時間將最需要的知識傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識，并將其獲得的信息知識服務于科技活動中，從而達到為社會創(chuàng)造出更大經(jīng)濟效益的目的。知識管理本質(zhì)上就是人們在知識經(jīng)濟時代，對知識創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來的一種新型的管理模式，知識管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識、人和共享。人是知識活動的主體，將顯性知識和人頭腦中的隱形知識結(jié)合起來，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務方式，利用網(wǎng)絡信息服務平臺，快捷、迅速地把信息知識傳遞給需要利用的人，從而達到知識共享。檔案是一種信息的載體，離開了這種載體，知識的獲取、創(chuàng)造、儲存及傳遞都將無法繼續(xù)。知識管理不僅是對知識載體、知識信息、知識實踐活動的管理，同時也是對檔案工作的管理，對顯性知識的管理和檔案人員頭腦中隱性知識的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時，知識管理又是對傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。
3知識管理對傳統(tǒng)檔案管理的影響
3.1知識管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化
知識管理作為一種新的思維方法，對傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過去重視檔案實體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識的管理，使過去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔⒅R的開發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃訁⑴c，把對檔案控制管理變?yōu)橹R提供資源的共享，把過去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑⻊铡＿@樣一來，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來檔案部門的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R的開發(fā)者，成為知識的管理者、提供者及決策咨詢者。
3.2知識管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務流程
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識管理是在知識經(jīng)濟時代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會導致企業(yè)生產(chǎn)管理活動的過程發(fā)生變化，必然會引起企業(yè)業(yè)務流程再造。把知識管理應用到檔案管理工作中，檔案管理者就會依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個不可分割的文件連續(xù)體，實現(xiàn)文件檔案一體化管理，對檔案業(yè)務流程重新梳理，對文件生命周期的全過程重新設計。因此，知識管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務流程的改變。
3.3知識管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類
在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識管理要求信息知識共享，這就要求檔案部門必須構(gòu)建多樣化特色的知識庫。檔案部門應借助知識管理的理念，通過對檔案信息資源的二次開發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會各類人員對檔案知識的需求。
3.4知識管理促進了檔案管理人員素質(zhì)的提高
知識管理不僅對企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應用知識管理到檔案管理工作中，必然會要求檔案人員不僅要具備檔案專業(yè)知識和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識管理。
4應用知識管理進行檔案管理創(chuàng)新的必要性
有創(chuàng)新才會有發(fā)展，有發(fā)展才會有進步。知識管理作為知識經(jīng)濟發(fā)展的一種全新管理，它越來越成為各企事業(yè)檔案部門適應時代要求、自我發(fā)展和保持核心競爭力的重要選擇。
4.1時代發(fā)展的需要
眾所周知，檔案部門經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學管理和信息化管理漫長的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡等多種載體形式，而服務方式也從傳統(tǒng)單一的服務形式向網(wǎng)絡信息服務、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫等多種服務形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的到來，人類知識產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識的途徑更加便捷，但是面對知識冗余、知識泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識的能力。在這種情況下，檔案部門引入知識管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識，滿足利用者的需求，凸顯了時代發(fā)展的需要。
4.2自身發(fā)展的需要
檔案部門是信息管理的組織機構(gòu)，其服務宗旨是滿足利用者對各種檔案信息資源的需求。而知識分為顯性知識和隱性知識，檔案知識管理也是對顯性知識和隱形知識的管理，其實質(zhì)相應表現(xiàn)為對檔案信息資源實體的管理和對人的大腦智力資源的管理，盤活資源，進行組合，使其得到充分利用。于此同時，人們的管理思維、管理設施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。
4.3檔案服務功能的需要
不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門實施知識管理就是創(chuàng)新服務方式，更好地滿足利用者的需求。將知識管理應用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門就可將核心競爭力定位于知識服務，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識為本、以服務為核心，在檔案管理的服務觀念、服務手段、服務形式等各方面進行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務功能，提高檔案知識服務的質(zhì)量。
5應用知識管理推進檔案管理創(chuàng)新的策略
如何應用知識管理推進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認為可通過管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來實現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識管理就能應用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
5.1開展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識管理行政管理體系
構(gòu)建知識管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設計和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識管理行政管理體系，創(chuàng)建一個能促進學習、積累知識和知識共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識創(chuàng)新掃除障礙，拉近領導和員工之間的距離，調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。
5.2開展制度創(chuàng)新，不斷完善知識管理職能
知識管理就是要做好知識積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴格的制度作保障。首先，要建立知識管理運作機制，這主要是包括知識管理投入機制、系統(tǒng)建設管理、知識交流機制、知識發(fā)布制度等內(nèi)容，這是為了確保知識管理和傳播的各項措施到位。其次，要建立知識管理的績效機制，績效機制的主要功能是要對個人和單位的管理成果進行審查和評定，以便總結(jié)經(jīng)驗，順利推進知識管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識管理激勵機制，包括對知識薪酬、支付制度、知識培訓制度和知識淘汰制度等的編制。
5.3開展技術創(chuàng)新，搭建知識管理信息平臺
要想成功地在企業(yè)檔案工作中進行知識管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲和呈現(xiàn)，才能讓知識共享，方便人們快速查詢和利用，從而提高檔案業(yè)務水平和工作效率。首先，搭建知識整合平臺，把館藏檔案、文件、業(yè)務流程、網(wǎng)絡信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識進行集中，然后進過優(yōu)化篩選、分類、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當合理的形式集成存儲，形成各種主題的知識庫，以便提供服務。其次，搭建知識轉(zhuǎn)換平臺，建立知識管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進隱性知識和顯性知識相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識，并將經(jīng)過實踐驗證的有價值的知識存儲起來，以便應用。第三，搭建知識傳播平臺。知識管理的本質(zhì)是知識共享，利用現(xiàn)代化信息技術，采用多樣化傳播方式，把知識和信息傳遞給所需要的人,從而實現(xiàn)知識共享。
5.4優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊伍
為了做好檔案管理中的知識管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強、結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)隊伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長期以來形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識管理工作，就必須加強對人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識管理工作的順利開展和推進。綜上所述，在知識經(jīng)濟的大環(huán)境下，檔案部門應該順應這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識管理在檔案管理工作的應用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價值，為社會創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財富和精神財富。
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