行政助理/秘書崗位說明書

　　行政助理/秘書主要是從事秘書、信息資料搜集、計(jì)算機(jī)文字處理等辦公程序性工作，以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)的一個(gè)職業(yè)。企業(yè)/公司要做到一定的規(guī)模，要在市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，就要需要有良好的管理體系，這樣才能更好的統(tǒng)籌全局，明確分工，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系。目前，大多數(shù)的中型企業(yè)都有專門的行政部門，一些小的企業(yè)或公司即使沒有專門的行政部門，也設(shè)置了行政助理制個(gè)崗位，以便公司更好的運(yùn)作。作為現(xiàn)代社會(huì)的行政助理/秘書，不僅需要具有良好的心理素質(zhì)，具有一定的應(yīng)用寫作能力、語言表達(dá)能力、理解能力和分析判斷能力，還應(yīng)該擁有較強(qiáng)的責(zé)任心和人際溝通能力，有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神與較好的英文水平，同時(shí)要求熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)和辦公系統(tǒng)。

　　行政助理介紹：

　　工作內(nèi)容

　　1.負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的社保、失業(yè)、工傷、生育、保險(xiǎn)等福利保障制度的貫徹落實(shí)

　　2.責(zé)公司機(jī)構(gòu)下行文件的下發(fā)、跟蹤、落實(shí)和反饋，負(fù)責(zé)相關(guān)會(huì)議的組織籌備工作

　　3.責(zé)部分相關(guān)制度和文稿的起草及監(jiān)督落實(shí)

　　4.籌協(xié)調(diào)員工工作安排，草擬公司機(jī)構(gòu)相關(guān)人事管理制度

　　5.責(zé)員工入職手續(xù)及人事檔案管理

　　6.加對(duì)公司機(jī)構(gòu)員工的績(jī)效考評(píng)工作，負(fù)責(zé)公司機(jī)構(gòu)員工的日�？记诠芾砑捌渌�事務(wù)性管理工作

　　勞動(dòng)活動(dòng)重要度基本描述

　　實(shí)施管理活動(dòng)——執(zhí)行重復(fù)的管理任務(wù)，例如維護(hù)信息，及處理文書工作

　　與計(jì)算機(jī)打交道——使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)(包括硬件和軟件)進(jìn)行編碼、寫軟件、設(shè)定功能、輸入數(shù)據(jù)或處理信息。

　　獲取信息——觀察、獲取或者通過其它相關(guān)的渠道獲取信息。

　　與主管、同事或下屬溝通——通過電話、書寫、電子郵件或面對(duì)面的方式與上級(jí)、同事、或下屬進(jìn)行溝通。

　　組織、計(jì)劃并對(duì)工作排列優(yōu)先級(jí)——設(shè)計(jì)目標(biāo)，并排列優(yōu)先級(jí)，組織并實(shí)施你的工作。

　　工作環(huán)境

　　作為行政助理/秘書，工作性質(zhì)決定了工作主要是在辦公室中完成的，大量的工作是事務(wù)性的工作，尤其是要大多時(shí)間面對(duì)電腦，所以容易產(chǎn)生眼睛疲勞，應(yīng)該注意眼睛保護(hù)。一般來說，工作時(shí)間相對(duì)規(guī)律，節(jié)假日也能照常休息，雖然也偶爾加班，但綜合來說工作環(huán)境是十分令人羨慕的。

　　工作條件

　　重要度基本描述

　　電話交流——工作中需要進(jìn)行電話交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　聯(lián)系他人——工作中需要(通過面對(duì)面、電話或其他方式)聯(lián)系他人的機(jī)會(huì)有多少?

　　面對(duì)面討論——工作中需要進(jìn)行面對(duì)面討論的機(jī)會(huì)有多少?

　　電子郵件——工作中需要通過電子郵件交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　信件和便條——工作中需要通過信件和便條交流的機(jī)會(huì)有多少?

　　精確和準(zhǔn)確的重要性——高度準(zhǔn)確性和精確性對(duì)于這份工作來說有多重要?

　　團(tuán)隊(duì)合作——團(tuán)隊(duì)合作對(duì)于這份工作有多重要?

　　薪酬待遇

　　一般來說，行政助理/秘書的年薪在3-4萬元左右，但不同地區(qū)差異也比較大。東部沿海城市和大城市的工資水平高于中西部地區(qū)和小城市，大企業(yè)高于中小企業(yè)。

　　社會(huì)需求

　　伴隨著我國加入世貿(mào)組織，國內(nèi)市場(chǎng)進(jìn)一步開放，國家對(duì)于公司的注冊(cè)資本的.要求也降低了很多，一時(shí)間，各種公司大量成立。各公司對(duì)于行政助理/秘書以及相似性質(zhì)的工作崗位人員的需求也在快速的加強(qiáng)。應(yīng)該說，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，市場(chǎng)機(jī)制的逐漸完善，公司將會(huì)進(jìn)入一個(gè)更加快速的發(fā)展時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)也將更加激烈，要在這樣的環(huán)境不被淘汰，公司必須擁有合格的管理機(jī)制，而行政秘書/助理則是這一管理體制運(yùn)行的具體執(zhí)行者，他的作用也將更加重要。未來，市場(chǎng)對(duì)于行政秘書/助理的需求仍將持續(xù)走俏，在這樣的大背景下，具備良好的組織能力和溝通能力，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)，具備一定工作經(jīng)驗(yàn)，精通外語應(yīng)聘者將很受市場(chǎng)青睞，薪酬水平也將令人羨慕。

　　職業(yè)晉升

　　一般來說，行政助理/行政秘書在本行業(yè)積累一定的工作經(jīng)驗(yàn)后，可以晉升為行政主管或者部門主管，但這個(gè)過程可能比較緩慢。也有部分人轉(zhuǎn)行，憑借自己積累的工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)上的關(guān)系，進(jìn)入銷售領(lǐng)域。

　　教育背景

　　一般要求文科類專業(yè)大專以上學(xué)歷，大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求本科以上學(xué)歷

　　入行經(jīng)驗(yàn)

　　一般要求1年以上管理工作經(jīng)驗(yàn)，部分大型企業(yè)或外資企業(yè)則要求3年以上工作經(jīng)驗(yàn)

　　核心課程

　　管理學(xué)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)學(xué)、人力資源學(xué)、組織行為學(xué)等相關(guān)課程

　　培訓(xùn)及認(rèn)證

　　國家勞動(dòng)和社會(huì)保障部職業(yè)技能鑒定中心組織的秘書職業(yè)資格考試一般每年舉辦兩次,分別為初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)，并分為秘書及涉外秘書兩大類。

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