職場上的電話禮儀
電話形象,通常是由以下三個要素構(gòu)成:
其一,適時的選擇。就是電話應(yīng)該什么時間打,在哪里打。
其二,通話的態(tài)度。指的是通話時你的語言、表情、動作等。
其三,通話的內(nèi)容。即通話時談什么。
首先談?wù)劥螂娫挕4螂娫捯⒁庖韵聨c:
第一,時間的.選擇。一般情況下,除非確屬急事,在休息時間(如晚上10點以后,早上7點以前)、就餐時間、節(jié)假日等別打電話,因為在這些時候打電話,別人可能心里不高興,會影響通話效率和質(zhì)量。
第二,空間的選擇。一般來講,私人電話在家里打,辦公電話在辦公室打,有一點尤其要注意,一般情況下不要在公共場所(如影劇院、會場、餐廳、商場等)打電話,因為在公共場所打電話,對別人來講就是一個噪音,是一種缺乏修養(yǎng)的表現(xiàn)。
第三,通話的長度。電話禮儀有一個規(guī)則,叫做通話三分鐘法則。就是你跟外人通話時,每次的時間應(yīng)該有效地控制在三分鐘之內(nèi)為宜,總的原則是“長話短說,廢話不說,沒話別說”。一個有教養(yǎng)的人,應(yīng)該是辦事有效率、尊重別人時間的人。為了打電話高效高質(zhì),如果是重要的電話,最好在打電話前列出提綱,通話后先說最重要的事。
第四,自我的介紹。一般情況下,打電話都要進(jìn)行自我介紹。自我介紹有下列幾種模式:其一,錄音電話模式,就報電話號碼即可;其二,公務(wù)電話模式,一般報單位名稱;其三,私人電話模式,比如住宅電話或個人專用辦公電話,一般報姓名;其四,社交電話模式,一般要報三要素:單位、部門、姓名。
第五,通話的終止。如果你不想繼續(xù)通話了,想終止通話,可以適當(dāng)?shù)姆绞?暗示)對方。常規(guī)的做法就是重復(fù)要點。
第六,誰掛斷電話?交際禮儀的標(biāo)準(zhǔn)做法是:地位高者先掛。如果雙方地位一樣,則是求人的一方要等被求的一方先掛;如果地位一樣也不存在求與被求的問題,則一般是主叫先掛?偟膩碚f,打電話時你讓對方先掛永遠(yuǎn)不會錯。
職場上的電話禮儀注意事項
第一,鈴響不過三聲。就是要及時接聽電話。但要注意,也不能走另一種極端,即鈴聲一響馬上就接,一般以鈴響二到三聲接聽比較合適。
第二,不要隨便叫別人代接電話。叫人代接電話是對通話對象的不禮貌行為,因此不是不得已的情況下不要叫人代接電話。如果對方找的人不是你而他要找的人又不在,應(yīng)首先告訴對方他找的人不在,然后才能問對方是誰,有什么事,是否需要幫忙等。千萬別倒過來,即先問對方是誰,什么事等等,然后才告訴人家要找的人不在,這是很不禮貌的。
第三,要認(rèn)真進(jìn)行自我介紹。接電話時,下列三句話不能少:“你好”;自報家門;“再見”。自報家門即自我介紹,一般報單位名稱或單位、部門、姓名一起報。
第四,電話掉線時的處理。這種情況,一般是由“事故”方(如手機(jī)沒電、沒信號等情況)馬上把電話打回去,并要說明情況和表示歉意,如果雙方存在地位高低尊卑之分,那么地位低者要首先把電話打回去以示尊重。如果是手機(jī)信號不好,可以跟對方約定時間通話。
第五,對撥錯的電話處理。如果接到撥錯了的電話,一般應(yīng)說“先生(女士)你好,你撥錯電話了”。接著把本電話號碼報一下讓對方驗證不是騙他,第三句話則問對方“您需要幫助嗎?”千萬不能一接到撥錯了的電話就訓(xùn)斥甚至侮罵對方,損害個人和單位的形象。
關(guān)于電話的禮儀還有一些細(xì)節(jié)問題,于此不再詳列。
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