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從領(lǐng)導(dǎo)和秘書的關(guān)系看秘書的溝通協(xié)調(diào)
1 指導(dǎo)和秘書de矛盾關(guān)系指導(dǎo)和秘書shi壹對矛盾,互為矛盾de統(tǒng)一面,他們互為依存,互為條件。秘書以指導(dǎo)活舉措為本人存在和開展de條件,沒有指導(dǎo)秘書也得到了存在和開展de根據(jù),假如沒有秘書de輔佐,指導(dǎo)也無法解脫少量事務(wù)性任務(wù)而集中精神停止決策和控制。
指導(dǎo)者shi依據(jù)壹定de法律、法規(guī)或組織外部規(guī)章經(jīng)過民主選舉或下級任命發(fā)生de,指導(dǎo)壹旦發(fā)生就有法定權(quán)益和威望,對外代表整個組織de利益,對內(nèi)運用權(quán)益施行管理,其基本職能shi決策,并經(jīng)過方案、組織、指揮、協(xié)調(diào)等手腕將決策付諸施行,完成決策目的,從而推進組織開展。而秘書shi隨同指導(dǎo)活動而發(fā)生,秘書de效勞范圍,效勞方向隨著指導(dǎo)活動de變化而不時調(diào)整,分開了指導(dǎo)秘書也就得到了方向和中心。秘書de職能表現(xiàn)為輔佐決策、處置信息、協(xié)調(diào)關(guān)系和操持事務(wù),處于為指導(dǎo)效勞de附屬位置。所以指導(dǎo)和秘書de任務(wù)法定位置職責(zé)de宏大差別決策了指導(dǎo)和秘書de主從關(guān)系,指導(dǎo)總shi處于主導(dǎo)和支配位置,而秘書總shi處于附屬和主動位置。指導(dǎo)者勇于從大處著眼,鼠目寸光,敢當(dāng)風(fēng)險,秘書則慎密、細(xì)致、周到、采取逆向思想。相互商討,砥勵,所以指導(dǎo)和秘書相互浸透、相互補充,誰也離不開誰。
2 指導(dǎo)和秘書de權(quán)利特征
指導(dǎo)從下級任命de那壹刻起,就獲得了壹種法定de權(quán)利,他就shi壹個組織de法人代表,對組織開展有決策權(quán)和管理權(quán)。而秘書資歷de獲得shi只shi經(jīng)過人事部門de考核,并征得指導(dǎo)贊同獲得de,他們權(quán)利來源于兩方面,壹shi指導(dǎo)權(quán)de延伸或輻射,shi指導(dǎo)權(quán)利de假借;貳shi來自于秘書職位de權(quán)益,包括組織外部de事務(wù)管理權(quán),執(zhí)行權(quán)。除此以外秘書還有壹種時機性權(quán)利,秘書貼近指導(dǎo),顧問征詢shi秘書de職能,秘書適時、適地de抓住時機提出建議讓指導(dǎo)采用。秘書de另壹頭shi群眾,也很無機會和四周de部門和人員樹立起良好de人際關(guān)系,這些關(guān)系有時也會成為壹種辦事權(quán),所以秘書de權(quán)益不象指導(dǎo)權(quán),shi強迫de,硬性de和支配性de,而shi彈性de,脆弱de和普遍de。秘書de彈性權(quán)與指導(dǎo)權(quán)利de大小有關(guān),秘書效勞de指導(dǎo)de位置越高,秘書de影響越大,還與指導(dǎo)受權(quán),和指導(dǎo)者de指導(dǎo)作風(fēng)有關(guān),遇上辦事豁達,心胸開闊de指導(dǎo),秘書權(quán)利大壹些,遇身體力行、謹(jǐn)小慎微de指導(dǎo),秘書權(quán)利小壹些。秘書de基本職能shi輔佐管理,秘書活動de最大特點shi輔佐性,由此決議了秘書權(quán)利de脆弱性,它雖然shi指導(dǎo)權(quán)de延伸,但不具有指導(dǎo)權(quán),假如秘書強行用權(quán),壹來形成越權(quán),違犯組織分工,貳shi任務(wù)受阻,無法獲得他人de了解和支持,從而不能完成義務(wù),影響指導(dǎo)任務(wù)de部署。秘書de權(quán)利在強度上很脆弱,但從廣度上看,秘書de權(quán)利輔射到整個組織零碎,秘書輔佐指導(dǎo)施行綜合管理,指導(dǎo)任務(wù)到哪,秘書效勞到哪。確保全方位效勞。
3 秘書de溝通協(xié)調(diào)
秘書部門在各類組織中處于中心樞紐地位,能貫串上下,溝通內(nèi)外,聯(lián)絡(luò)左右,這就決議了溝通協(xié)調(diào)shi秘書de重要職能。秘書de協(xié)調(diào)shi壹種非權(quán)利支配協(xié)調(diào)。
3.1 秘書溝通協(xié)調(diào)de特點
3.1.1 附屬性。秘書de協(xié)調(diào)無論shi指導(dǎo)受權(quán)或shi職責(zé)范圍de自動協(xié)調(diào),都要以指導(dǎo)de指示、意見、要求和意圖為根據(jù),反映指導(dǎo)意圖,協(xié)調(diào)后果有利于指導(dǎo)施行管理。
3.1.2 直接性。秘書不shi指導(dǎo),沒有點頭定案de權(quán)利。也沒有職能部門人物財方面de分配權(quán),不能間接運用行政手腕,而只shi在協(xié)調(diào)進程中發(fā)揚溝通、協(xié)商、引導(dǎo)調(diào)理de作用,表現(xiàn)為壹種認(rèn)同引導(dǎo),順勢而行。
3.1.3 效勞性。秘書隨指導(dǎo)活動而發(fā)生,隨指導(dǎo)活動而開展,效勞聽從于指導(dǎo)shi秘書職業(yè)de最大準(zhǔn)繩,秘書無論shi上下協(xié)調(diào),還shi左右協(xié)調(diào),必需吃透指導(dǎo)意圖,明白協(xié)調(diào)目的,表現(xiàn)為指導(dǎo)效勞de準(zhǔn)繩。
3.1.4 自動性。秘書de協(xié)調(diào),特別shi受權(quán)協(xié)調(diào)任務(wù)很主動,但秘書團體shi自動de,秘書在協(xié)調(diào)時要擅長在主動中求自動,眼觀六路,耳聽八方,擅長發(fā)現(xiàn)苗頭性成績和矛盾集中區(qū),經(jīng)過請示匯報搞好協(xié)調(diào),借權(quán)而不越權(quán),自動任務(wù)、主動效勞。
3.2 秘書溝通協(xié)調(diào)de戰(zhàn)略
秘書de協(xié)調(diào)靠權(quán)利慣性和權(quán)利輻射,巧妙de借權(quán)行事,它也不shi職責(zé)限定性,有很大de伸縮性和靈敏性,協(xié)調(diào)de空間十分普遍,所以秘書de協(xié)調(diào)要講準(zhǔn)繩,壹shi思想要搶先,協(xié)調(diào)中講大局、講政策、講勾結(jié)、講作風(fēng);貳shi客觀公正,協(xié)調(diào)中仔細(xì)調(diào)查研討,堅持實事求shi,力戒先入為主,偏聽偏住,感情用事;叁shi溝通協(xié)商,化解矛盾,秘書在協(xié)調(diào)中發(fā)揚中介作用,不要把本人de意強加于人,最終淡化矛盾、諧和矛盾、消弭矛盾;肆shi靈敏過度。擅長依據(jù)協(xié)調(diào)進程中呈現(xiàn)de新狀況,及時調(diào)停協(xié)調(diào)方案和協(xié)調(diào)戰(zhàn)略,或抓住戰(zhàn)機壹鼓作氣,速戰(zhàn)速決,或發(fā)現(xiàn)難關(guān),聯(lián)系解圍,迂回行進,或轉(zhuǎn)功為守,適當(dāng)退讓變通執(zhí)行。
秘書在溝通協(xié)調(diào)中,多用假借戰(zhàn)略,秘書代表指導(dǎo)出面而發(fā)生de威望效應(yīng),促使協(xié)調(diào);求同戰(zhàn)略,經(jīng)過溝通。尋覓矛盾各方de共同點尋覓打破口;折衷戰(zhàn)略,秘書擅長提出各方都承受de折衷方案促進協(xié)調(diào);迂回戰(zhàn)略,秘書協(xié)調(diào)遇難,強行闖關(guān)欲速則不達,不如拈輕怕重,掛起難題,等候機遇再集中力氣處理;模糊戰(zhàn)略,這shi矛盾單方心情統(tǒng)一,針鋒絕對意氣用事,亂箭齊發(fā)時,秘書防止卷入無準(zhǔn)繩之爭,采用模糊言語和模糊兩可de態(tài)度處置非準(zhǔn)繩成績;幽默戰(zhàn)略,幽默shi調(diào)理活躍氛圍,消弭統(tǒng)一心情,打破僵局de無效手腕,壹語雙關(guān),趣聞軼事、格言警句,夸大比喻等只需運用恰當(dāng),都會起到幽默de效果。情感戰(zhàn)略,適外地巧妙de運用心思學(xué)原理停止情感投資,在協(xié)調(diào)對象間樹立友誼,互相信任,經(jīng)過發(fā)明良好de人際關(guān)系推進協(xié)調(diào)任務(wù)。
指導(dǎo)和秘書雖然shi支配和被支配、效勞和被效勞de矛盾關(guān)系,法定位置和權(quán)利也存在很大差別,但他們處在同壹組織零碎之中,有相反de任務(wù)目的,秘書只需借權(quán)妥當(dāng),用權(quán)藝術(shù),考究戰(zhàn)略,運用正常de協(xié)調(diào)手腕,當(dāng)面協(xié)調(diào)不成就反面協(xié)調(diào),正面不成正面協(xié)調(diào),不能運用正式手腕就用非正式手腕,不能綜合協(xié)調(diào)就運用專題協(xié)調(diào),運用說話法、統(tǒng)籌法、書面法、傳達法、專家法等多種協(xié)調(diào)辦法,使壹個組織各零碎彼此配合,步伐壹致,上下調(diào)和,左右調(diào)和、內(nèi)外調(diào)和,全體調(diào)和運轉(zhuǎn)。
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