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高校畢業(yè)生檔案信息化建設的重要性
高校畢業(yè)生走出校門后，首先面臨的問題就是檔案的轉遞和查詢工作。但對于檔案的管理法律約束方面，目前只有《中華人民共和國檔案法》，而且最近一次的修改是1996年的7月，像人事檔案這樣一些帶有特殊性質的檔案目前還沒有制定相關的法律法規(guī)。
目前，人事檔案管理不規(guī)范，尤其是立卷歸檔格式不規(guī)范、保管不規(guī)范和管理人員素質參差不齊。由于對入檔的內容、紙張大小、頁邊距、裝訂標準等沒有統(tǒng)一的要求，造成檔案在轉遞、合訂、取證等方面遇到很多問題，也極易造成基層工作人員與辦事群眾的矛盾公開化。人事檔案多頭管理的現(xiàn)象比較嚴重，直接或間接導致存放檔案的各部門檔案室的軟、硬件差距較大，管理人員的素質參差不齊。
建設檔案信息化和數(shù)字化的好處，主要有四個方面。
一是數(shù)據(jù)共享、成本降低、減少浪費。日常工作和生活中看似簡單的復印，在我們這個人口基數(shù)以億為計量單位的國家背后是紙張等辦公用品的天量浪費。基本信息如果實現(xiàn)數(shù)字化和共享，達到一次采集、反復使用的效果，那么在減少巨大浪費的同時還能方便群眾、提高效率。
二是信息準確、檢索方便、效率倍增。檔案內容實現(xiàn)數(shù)字化后，只要數(shù)據(jù)庫不被病毒侵入和修改，那么何人、何時調取的數(shù)據(jù)結果都是一樣的，這就從根本上解決了造假現(xiàn)象的發(fā)生。同時，“關鍵字”搜索的功能還可以在很短的時間內從數(shù)據(jù)庫中找到需要的信息，效率是呈幾何增長的方式進行提高。
三是增長壽命、覆蓋全面、受限較少。紙制檔案數(shù)字化后，能夠在確保檔案材料真實性的前提下減少對存儲的硬件要求，同時人事檔案管理所必須的各種人工和硬件成本會明顯減少，但是工作效率反而會明顯上升。
四是資源整合、信息安全、傳遞便捷。目前，在信息安全的前提下，“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”的服務模式已經是政府進行宣傳和服務的重要方式，而且政府各部門之間信息和數(shù)據(jù)的交流、傳遞、溝通和共享也是政府自身工作發(fā)展不可阻擋的趨勢(比如政府部門之間的考核指標、財務數(shù)據(jù)的比對、核實等工作)。隨著人才流動的加快，人事檔案要想實現(xiàn)信息的及時和即時傳遞，信息的數(shù)字化建議是最基本的前提和基礎。
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