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企業(yè)采購管理淺析
隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展,市場競爭越來越激烈,采購管理在“供、產(chǎn)、銷”這一物流管理中的重要作用也逐步突出出來,采購管理的成效將會直接決定企業(yè)的經(jīng)濟效益。
一、強化采購管理的現(xiàn)實意義
1.采購成本過大,不利于企業(yè)參與市場競爭。市場競爭中價格的競爭,表面上看來是產(chǎn)品價格高低的競爭,實際上是成本高低的較量。降低成本有兩個基本途徑:一是降低生產(chǎn)過程中的消耗,二是降低采購過程中的采購價格。傳統(tǒng)的成本管理主要解決降低生產(chǎn)消耗的問題,實際上對很多企業(yè)來講更重要的是降低采購成本。生產(chǎn)過程中的成本挖潛是很有限的,比較起來采購過程中的潛力卻大得多,而且由于市場隨時在變,采購過程中的挖潛可以說是永無止境。
2.賣方市場的形成,增加了企業(yè)采購的難度。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,我國的市場供求關(guān)系發(fā)生了根本性的變化,在市場供大于求的情況下,賣方競爭激烈,這種競爭會使產(chǎn)品的種類、規(guī)格、性能、包裝等日趨多樣化。這就為采購行為增加了難度,企業(yè)必須對采購物資的質(zhì)量、價格、供貨方式、信譽等多方面加以比較選擇,這就要求企業(yè)要切實加強采購管理。
3.規(guī)范花的采購管理,避免企業(yè)遭受不必要的損失。在市場競爭異常激烈的今天,賣方會利用五花八門的促銷手段,甚至是不規(guī)范的返利、回扣、提成等方法來推銷產(chǎn)品,這種情況下,如果沒有嚴格的采購管理制度加以規(guī)范和監(jiān)督,就會極大的損害企業(yè)利益。
二、目前采購工作中普遍存在的問題
1.采購過程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購工作中,采購部門作為一個單獨的職能部門,相對獨立地開展工作,與企業(yè)內(nèi)其他部門很少進行直接的接觸,采購人員很少與銷售人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員和財務(wù)人員進行溝通,通常采購部門關(guān)心的是物料的制造和供應(yīng),采購人員只是在物料計劃員和供應(yīng)商之間起了一個中介人的作用,在兩者之間傳遞信息。一旦某個環(huán)節(jié)對信息的理解出現(xiàn)失誤或者信息的有效流通受到阻礙,就會造成物料的重復采購和資金的積壓。
2.采購工作缺少監(jiān)督制衡機制。物資采購是直接以貨幣為媒介的商品交換,掌握著大量的資金使用權(quán),必須有有效的監(jiān)督措施。但目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里,由一人制定采購計劃,又一人去采購物資,缺乏有力的監(jiān)督和制約機制。長此下去,在采購工作中還會出現(xiàn)不正之風,影響企業(yè)正常的物資采購工作。
3.企業(yè)對供應(yīng)商的管理有待加強。目前很多企業(yè)的采購工作都存在著一個誤區(qū),認為采購工作就是和供應(yīng)商搞好關(guān)系,然后在這種關(guān)系基礎(chǔ)上,與企業(yè)需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業(yè)而言,這種情況是很危險的。在采購行為中,與供應(yīng)商建立良好的個人關(guān)系固然重要,長此以往,就會產(chǎn)生企業(yè)對某些特定供應(yīng)商的依賴,不利于企業(yè)尋找新的更好的供應(yīng)商,不利于企業(yè)進行技術(shù)創(chuàng)新,也會在企業(yè)內(nèi)部滋生行為,損害企業(yè)的利益。
三、進一步做好采購管理工作的途徑探討
(一)做好采購管理的基礎(chǔ)性工作
1.建立決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的管理機制。目前很多企業(yè)的物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里,由一人制定采購計劃,又一人去采購物資,缺乏有力的監(jiān)督機制。按照機構(gòu)的權(quán)責和機構(gòu)相互支持、相互制衡的原則,應(yīng)建立起決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的機制。決策層負責制定采購原則、方針、采購限價等;執(zhí)行部門即采購部門負責具體實施;監(jiān)督層即價格管理部門負責控制,監(jiān)督采購價格及采購行為。價格審核與采購業(yè)務(wù)相分離,獨立行使物價管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權(quán)責明確。形成有效的制衡機制,權(quán)利的分散和制約會有效的防止物資采購中的“暗箱操作”。
2.建立、健全嚴格的管理制度。市場經(jīng)濟從某種意義上講就是法制經(jīng)濟。規(guī)范企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)的人的行為,不能只靠個人的覺悟,根本途徑是靠制度。在企業(yè)內(nèi)部,搞好制度建設(shè)是實施采購管理的工作基礎(chǔ)和重要保證。要在企業(yè)內(nèi)部建立起科學、嚴密、規(guī)范、具體、可行的管理制度,來規(guī)范采購人員的采購行為,管理人員的管理方法等,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業(yè)的采購管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。
3.建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)。及時準確的信息是科學決策的依據(jù),采購管理面對市場,當前市場瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會變成武斷,必須利用現(xiàn)代化的通訊工具,建立快速的價格收集網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)有價可比。信息就是財富,廣泛收集價格信息是決定物資采購價格的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)為采購部門、價格審計部門配備各種現(xiàn)代化的通訊工具,建立廣泛的信息網(wǎng),保證采購管理工作得到及時的信息支持。
(二)采購管理工作的具體實施
1.成立專門的價格組,加強價格審核。成立專門的價格小組,對采購價格進行審核,價格組借助先進的網(wǎng)絡(luò)平臺開展價格審核,對原有的采購價格逐一進行審核,然后與供應(yīng)商開展降價談判。
2.去除部分中介商,直接和生產(chǎn)商進行聯(lián)系。企業(yè)與供應(yīng)廠商之中存在著大量的中間代理商,以及由于對價格審核制定的人員力量薄弱、審核力度不夠或者太輕,會造成物資采購的價格往往高于廠家直接售貨的50～80%不等,有的價格甚至為廠家售價的兩倍以上,嚴重的損害了企業(yè)的利益。鑒于這種情況,必須借助網(wǎng)上平臺尋求貨源,直接和廠家進行聯(lián)系,代替了部分中間商的供應(yīng),可以節(jié)約大量的采購資金。
3.開展國產(chǎn)化產(chǎn)品使用,降低采購價格。長期以來部分國產(chǎn)化的產(chǎn)品一直以來都無法滿足我們生產(chǎn)的需要,在采購過程中經(jīng)常性的會涉及到一些進口件,其價格遠遠的高于國產(chǎn)件。通過比較國內(nèi)國際兩種資源,我們發(fā)現(xiàn)最近幾年國產(chǎn)件性能已有很大的提高,部分國產(chǎn)件的性價比已經(jīng)高于進口件,完全能滿足我們生產(chǎn)的需求。根據(jù)這種情況,物資供應(yīng)公司和生產(chǎn)單位進行聯(lián)系,將部分進口件改為國產(chǎn)件,大大降低了物資采購件的價格。
4.將非標準件向標準件轉(zhuǎn)換。非標準件在物資采購工作中占有一定的比例,且由于非標準件產(chǎn)品本身特殊性的要求,經(jīng)過市場調(diào)研發(fā)現(xiàn),部分產(chǎn)品的由于其模具的緣故,價格往往高于同類標準件價格的4～6倍。鑒于這種情況物資供應(yīng)公司領(lǐng)導同電氣研究所以及各分廠進行聯(lián)系,建議在不影響我們產(chǎn)品性能的前提下,將這些非標件改為標準件,大大降低了產(chǎn)品的采購成本。
5.堅持索賠制度。為了確保供貨商更好的履行供貨合同的有關(guān)質(zhì)量技術(shù)標準及質(zhì)量三包等條款,除了在合同簽訂時對質(zhì)量保證條款和違約條款進行規(guī)定外,還應(yīng)制訂本企業(yè)外購物資索賠制度。
6.用制度保證采購工作的透明度。建立嚴格、完善的采購制度,不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動,提高效率,還能預防采購人員的不良行為。合理完善的制度是采購工作順利進行的重要保證。在構(gòu)建采購制度方面主要有四點:第一,采購公開制度。各類材料的技術(shù)標準、價格和年度采購計劃,對新建分承包方的選擇和評價程序、標準、辦法及相關(guān)資料,對現(xiàn)有分承包方在質(zhì)量、價格、交貨、技術(shù)和服務(wù)等方面的業(yè)績評價和資金支付情況,還有質(zhì)量評審、比價、索賠及其記錄均向全廠職工公開。另外除定期公開外,任何職工都可以隨時查閱這些項目。第二,多人參與制度。要求在與供應(yīng)商洽談業(yè)務(wù)時,要有兩個以上的人員參加,還要作好記錄;輔料定貨會、交易會、質(zhì)量懇談會、招標、分承包方的考察評定,要有財務(wù)、審計、監(jiān)督、技術(shù)部門的人員參加,共同研究決定。第三,多家選用制度。在開發(fā)或改造產(chǎn)品,更換所用材料時,對同一規(guī)格材料,技術(shù)部門要邀請兩家以上的供應(yīng)商參加開發(fā)研制,便于評審時比質(zhì)比價。第四,集體談價制度。選定一種新材料后,都要由物價部門牽頭,財務(wù)、審計、物價、監(jiān)管和技術(shù)部門的人員參加,共同比質(zhì)比價,共同與供貨商談價,最后共同簽字報廠領(lǐng)導批準。
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