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員工溝通管理的這幾個特殊時期HR需要注意
引導(dǎo)語:人與人之間溝通很重要,職場中更為突出。所以企業(yè)對完善溝通管理體系特別重視,尤其在五個特殊時期,關(guān)于企業(yè)溝通管理方面HR需要重視。下面是yjbys小編為你帶來的員工溝通管理的這幾個特殊時期HR需要注意,希望對大家有所幫助。
1.員工新入職
新員工剛加入企業(yè)的時候是一個很關(guān)鍵的時期,對該員工今后的工作方式、工作績效,乃至工作理念都具有很大影響。為了幫助新員工更加快速地融入企業(yè),度過“磨合適應(yīng)期”,人力資源管理需要注意以下幾點:
a.溝通內(nèi)容的側(cè)重點首先包括企業(yè)基本情況、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及相關(guān)關(guān)系、企業(yè)文化、企業(yè)愿望與經(jīng)營理念、管理制度,特別是與新員工密切相關(guān)的制度,包括薪酬福利、保險和公積金、個別企業(yè)還有戶口政策、宿舍、班車、內(nèi)部郵件或辦公系統(tǒng)等細(xì)節(jié)。甚至提供企業(yè)附近交通、餐飲、娛樂等路線和情況等的介紹資料。要知道,企業(yè)越貼心,新員工越感到溫暖,越能與企業(yè)達(dá)成“心理契約”。
其次,人力資源管理要重點講明所在崗位的工作性質(zhì)、工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方式、考核標(biāo)準(zhǔn),包括可能遇到的困難以及未來的發(fā)展空間等。
最后,企業(yè)還要詳細(xì)介紹本部門的職責(zé)與分工、已有員工的情況、部門運作、與其它部門的關(guān)系等。
b.溝通方式一是發(fā)放員工手冊、公司制度或其他指導(dǎo)資料,最好能總結(jié)歸納出新員工一般會提出的問題,并做成紙質(zhì)資料。
二是新員工入職培訓(xùn),包括新員工歡迎會、拓展訓(xùn)練、崗前培訓(xùn)等系列培訓(xùn)。
三是不定期面談,或不定期組織新員工座談會。
c.溝通實施主體大多數(shù)企業(yè)都知道新員工所屬直接上級和人力資源部是最主要的溝通主體,卻忽略了企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的作用。在新員工入職培訓(xùn)、座談會或者不定期面談中,如果有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的參與,那么新員工會覺得受到重視,起到意想不到的激勵效果。
2.工作變動時期
工作變動,包括崗位向上、平級、向下的調(diào)整,工作地點、內(nèi)容等的變動。由于大多數(shù)中國人習(xí)慣穩(wěn)定,害怕變化,所以企業(yè)人力資源一定要作好這個時期的溝通工作。
a.溝通內(nèi)容的側(cè)重點包括工作變動的原因、依據(jù)、目的;是屬于臨時變動,還是長期變動;從什么時候開始執(zhí)行,如果是臨時變動,還要告知什么時候或什么條件下結(jié)束;變動后的工作地點、內(nèi)容、責(zé)任等,要把其當(dāng)作新崗位的新員工對待,可以參考上文的介紹。
b.需要特別注意的情況在崗位向下調(diào)整中,對于被降職的員工,一定要提前溝通,不能直接一紙調(diào)令;要注意溝通時的態(tài)度和語氣,不能與員工發(fā)生爭執(zhí),要詳細(xì)說明調(diào)整的原因。如果員工不能接受,一定要事先準(zhǔn)備好與原因相對應(yīng)的證據(jù),或者新安排的依據(jù);提前做好員工不接受的處理方案。
當(dāng)工作地點發(fā)生變動時,一般工作地點的改變在同一城市內(nèi)時比較好處理,但對于異地變動的情況,就需要更多的溝通。此時,應(yīng)由人力資源部或者員工的直接上級出面,對該員工詳細(xì)解說變動的原因,變動后的工資待遇和相應(yīng)的補助,公司所考慮到會對家庭和生活帶來的困難以及解決的措施。特別是對于不能解決的困難,在溝通時要鼓勵員工以積極的心態(tài)來面對,避免將情緒帶入新工作中。
3.績效考核時期
溝通存在于績效考核的整個過程中,合理的績效管理要通過溝通發(fā)現(xiàn)存在的問題及改進(jìn)的辦法,提高員工對績效溝通的認(rèn)識,并理解績效管理的目的和重要性。
a.人力資源制定計劃階段首先,必須提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料,包括考核體系、考核方案的整體介紹;企業(yè)本年度的經(jīng)營目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃;從上至下分解的目標(biāo);員工個人的職責(zé)描述及上一個績效期間的績效評估結(jié)果等。員工對組織的信息了解得越多,就越能在自己的工作中保持正確的方向。
其次,保持雙向的溝通,讓員工考慮個人的目標(biāo)和計劃,不要一味下達(dá)指標(biāo),而要多聽員工的想法和建議,時刻保持良好的心態(tài)。這樣使管理者和員工在績效考核時有一個雙方認(rèn)可的客觀依據(jù),減少分歧。就員工的目標(biāo)及應(yīng)采取的行動計劃達(dá)成一致,對有爭議的部分進(jìn)行協(xié)商,若無法達(dá)成一致意見,則可以適當(dāng)緩一緩,避免發(fā)生爭執(zhí)。
b.考核實施階段確定并公布計劃階段溝通的結(jié)果,講解考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的應(yīng)用范圍,最好通過一對一面談的形式,保證與員工進(jìn)行充分的交流。
人力資源在考核過程中,要保持與員工進(jìn)行持續(xù)有效的溝通,并且及時給予員工肯定和提醒,使溝通起到監(jiān)督和督促的作用。
c.考核反饋階段選擇適宜的時間。提前通知員工,讓員工有一定的準(zhǔn)備時間。最好安排在績效考核后一周左右,如果太遲了,則失去了時效性,如果太早了,則缺乏充分的準(zhǔn)備。
在宣布結(jié)果前,人力資源以開場白調(diào)節(jié)溝通氣氛,不要讓員工過于緊張,可以就考核周期內(nèi)的績效表現(xiàn)進(jìn)行回顧,讓員工對結(jié)果有心理準(zhǔn)備。
通常來說,正面反饋指員工考核成績優(yōu)秀、表現(xiàn)良好。這種情況下溝通可以通過贊揚開場,對員工的貢獻(xiàn)表示肯定,鼓勵員工再接再厲。但要注意贊揚要適可而止,不要讓員工過于驕傲,或者對所獲得的獎勵產(chǎn)生過高的期待,因為一旦所獲得的與期望差太多,反而會引起不滿或在下個考核周期表現(xiàn)消極。
當(dāng)員工考核成績不佳,表現(xiàn)不盡如人意的時候,人力資源溝通時不要用指責(zé)或者批評的語氣,而要主體圍繞尋找原因以及怎樣提升績效、改進(jìn)不足來展開。對于員工表現(xiàn)好的方面也要適當(dāng)表示肯定,不要全盤否定。
設(shè)置下一考核目標(biāo)。在溝通的最后,要通過雙方協(xié)商,共同制定下一步目標(biāo)和計劃,進(jìn)入下一個考核周期循環(huán)。
4.員工離職時期
員工離職有兩種情況,一種是主動離職,一種是被動離職,即解雇。不同情況下的溝通也應(yīng)區(qū)別對待。
a.主動離職首先,了解離職的原因。不要以責(zé)怪的語氣,而應(yīng)該坦誠相待,引導(dǎo)員工說出自己真實的想法,包括在職時不敢講的負(fù)面看法。如果員工離職是因為企業(yè)本身存在的問題,也可以促使管理者反思企業(yè)的制度。
其次,留住骨干員工。對企業(yè)里一些骨干員工的離職,要及時溝通,如果離職原因是公司有能力解決的,可與員工協(xié)商解決。如果是因為誤會或者誤解,那么溝通時應(yīng)立刻作出解釋,消除誤會。特別注意溝通時的態(tài)度,一定要有誠意,適時表現(xiàn)出對該員工的重視和挽留。如果員工的離職決定做得比較草率,或是對離職本身猶疑不決,溝通可以讓其改變主意。
再次,傳達(dá)正面信息。如果真的無法挽留或者沒有必要挽留,那么一定要注意“好聚好散”。在溝通時需傳達(dá)公司的正面信息,樹立正面形象,讓員工即使離職了,也不會向市場和行業(yè)內(nèi)散布壞的口碑。而且很多時候,離職員工還可能為公司帶來很多長遠(yuǎn)的利益,比如新的客戶和市場機會,業(yè)務(wù)上的聯(lián)系或者合作,甚至重新回到公司繼續(xù)效力。故溝通時要放眼長遠(yuǎn)利益,隨時注意公司形象。
第四,吸取經(jīng)驗。通過與離職員工溝通,企業(yè)要仔細(xì)分析離職群體,了解這些人員的特點是什么,相似點有哪些。這樣,在進(jìn)行招聘的時候,就能夠根據(jù)這些總結(jié)出來的經(jīng)驗來指導(dǎo)招聘行為,較快剔除那些有不穩(wěn)定傾向的求職者。
最后,記錄離職后的去向。在溝通時,要尋問包括離職后去向、聯(lián)系方式等,以便能在需要時取得聯(lián)系。如果發(fā)現(xiàn)員工隱瞞或者說謊,最好不要逼問和拆穿,可以通過別的方式間接了解。
在面談的過程中,傾聽的同時要肯定離職員工的優(yōu)點,其次指出不足,并提出改進(jìn)建議。如果是公司辭退員工,要送上可行性建議及祝福。
b.解雇首先,一定要有獲得支持的理由。不論以什么理由來解雇,一定要事先準(zhǔn)備好支持你觀點的材料,比如績效考核報告、違紀(jì)記錄、崗位設(shè)置調(diào)整、公司組織機構(gòu)變革等。盡量讓理由充分,不要讓員工有“被冤枉”或者你在找借口的感覺。
其次,不要過多提到員工的表現(xiàn)。要對員工對公司的貢獻(xiàn)表示肯定,但不要過多談及員工很優(yōu)秀,因為這樣反而讓員工感到憤怒和覺得你虛偽。更不能過多指責(zé)員工表現(xiàn)不好的地方,容易使員工產(chǎn)生挫敗感,盡量表達(dá)一個意思:不是你不好,而是這崗位不適合你而已。
再次,一定的隱私性。畢竟被解雇不是什么光彩的事情,不要在公開場合提及此事,也不要到處宣揚,應(yīng)選擇隱私性好的溝通環(huán)境,給員工留有“面子”。
最后,提出善意的建議。應(yīng)誠心地對該員工提出一些職業(yè)發(fā)展建議和指點,讓其感受到你的友善。
5.企業(yè)并購時期
在企業(yè)并購中,人力資源的管理往往真正決定著并購成功與否。而在整個人力資源問題中,員工的溝通又是其中關(guān)鍵。
a.維持穩(wěn)定性“穩(wěn)定軍心”是并購中溝通的首要目的。在各種猜測和流言撒布之前,應(yīng)及時召開并購宣布大會,向全員公開傳達(dá)他們想了解的信息。對事實的闡述應(yīng)保持清晰并透明,不帶含糊色彩或故弄玄虛。對問題提供盡可能多的答復(fù),保持信息穩(wěn)定順暢的流通。在會上,高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確傳達(dá)戰(zhàn)略目標(biāo),讓被兼并的員工看到未來的前進(jìn)方向。
b.對核心人才實行特定溝通,避免人才流失企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)評估被兼并企業(yè)的核心員工,確定每個人可能為公司帶來的價值,選擇適當(dāng)?shù)臅r間,進(jìn)行一對一的面談溝通。溝通時一要表達(dá)企業(yè)對他們的信心及希望他們留下來的愿望,二要向他們闡述企業(yè)對未來發(fā)展的設(shè)想以及實施的人才政策。對于能力高的員工,特別是來自被收購公司的員工,需要告知他們的重要性,適當(dāng)許下有能力實現(xiàn)的承諾。企業(yè)要尋找代替核心員工的新人可能要花費很多的時間與精力,特別是技術(shù)專家,他們對公司的深刻了解、與員工或客戶的密切關(guān)系等都無人能及。他們的離開不僅僅削弱了企業(yè),還可能增加競爭對手的實力。
c.在溝通中傳遞新的企業(yè)文化在并購中,通過面談、座談會、日常交流等方式,要在無形中傳播新的企業(yè)文化,感染、影響和引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)變觀念,適應(yīng)企業(yè)整合的要求。通過長期的溝通,使員工逐步形成共同的價值觀和職業(yè)道德。
企業(yè)員工溝通是極其重要的,HR需要妥善處理之間的關(guān)系。
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