商務(wù)秘書知識輔導(dǎo)：會議管理
會議管理體系，是要解決企業(yè)管理層，特別是領(lǐng)導(dǎo)層對公司經(jīng)營決策的執(zhí)行問題，從而避免在經(jīng)營決策分析中“拍腦袋、拍桌子、拍大腿”等隨意行為。下面小編為大家整理了會議管理的文章，一起來看看吧：
1、會議籌備方案的擬訂
內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。
作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。
(1)組建會議籌備委員會
(2)分成籌備小組
(3)形成籌備方案
(4)領(lǐng)導(dǎo)審核方案
2、會務(wù)檢查工作程序
內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。
(1)開會檢查的程序
1)會議籌備機構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進行自我檢查
2)會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知
3)召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題
4)匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實
(2)現(xiàn)場檢查的程序
1)指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點
2)制作檢查單，以便記錄和匯總
3)按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄
4)對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正
3、會議文件審核工作程序
內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的`內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準(zhǔn)確。
(1)起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審
(2)主觀秘書進行初審
(3)如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審
(4)審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審
4、擬訂會議的應(yīng)急方案
內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題(人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題)，出現(xiàn)問題時負責(zé)解決的會議工作人員。
(1)預(yù)測不可預(yù)知的情況
(2)提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案
(3)討論會議緊急情況
(4)確定會議應(yīng)急方案
5、提示會議按計劃進行
是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。
(1)了解議題和議程
(2)準(zhǔn)時宣布開會
(3)有效引導(dǎo)議題
6、處理會議突發(fā)事件的程序
(1)向領(lǐng)導(dǎo)報告
(2)啟動會議應(yīng)急方案
(3)實施應(yīng)急方案
(4)必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援
(5)善后工作(向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通)
7、會議總結(jié)工作程序
內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。
(1)對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿
(2)向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論
(3)總結(jié)定稿
(4)印發(fā)
(5)歸檔
(6)組織全體工作人員進行總結(jié)
【商務(wù)秘書知識輔導(dǎo)：會議管理】相關(guān)文章：
商務(wù)秘書速記基礎(chǔ)知識輔導(dǎo)08-14
商務(wù)秘書知識輔導(dǎo)：人際關(guān)系05-17