2016年秘書資格考試備考的輔導資料「二級」

　　2016年秘書資格考試就快到了，大家的二級都備考得怎么樣了?為了讓大家能更好地進行復習，小編整理了一些秘書資格考試二級的備考輔導資料，希望能對大家有幫助。

　　1、辦公室管理工作程序的含義和內(nèi)容

　　所謂辦公室管理工作程序，是指辦公室內(nèi)按照一定模式制定的完成各項管理工作所需的步驟的總和。它或者是書寫、計劃、討論、收集、整理等一連串相關聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是完成某一項工作的日程計劃。

　　辦公室管理工作程序設計的內(nèi)容包括：確定事務處理的數(shù)量，組成程序的步驟順序及性質(zhì)，為設計程序研究相應的方法、方式、技術(shù)手段，程序使用的最佳時間和空間條件;將程序用文字或圖表表述出來;設計統(tǒng)一程序等。

　　2、辦公室管理工作程序設計原則

　　3、辦公室管理工作控制的含義和內(nèi)容

　　辦公室管理工作控制就是通過辦公室高層領導的指揮，使辦公室工作沿著預定的目標前進。

　　辦公室工作控制的內(nèi)容主要有：(1)數(shù)量控制;(2)質(zhì)量控制;(3)時間控制。

　　4、辦公室工作簡化的目標

　　辦公室工作簡化的總目標是提高辦公室工作的效率。其具體目標主要有：(1)建立責任制，實行權(quán)責一致原則，減少相互推諉，相互扯皮;(2)將辦公費用降到最低;(3)建立最有效的文件批閱傳送程序;(4)縮減行政人員、辦公室空間和資金;(5)在準確的時間將準確的管理信息傳遞和反饋給高層管理人員;(6)保證辦公室管理達到自身目標。

　　5、辦公室管理工作簡化的意義

　　辦公室管理工作簡化的意義表現(xiàn)在：

　　(1) 它從整體上提高辦公室管理工作的效率

　　(2) 節(jié)省人力、物力和辦公開支

　　(3) 通過辦公室工作系統(tǒng)的測定分析，為上級管理者提供咨詢，幫助他們做好管理和決策

　　(4) 在全體辦公人員中灌輸“效率就是生命”的觀念，使辦公人員心中時刻有效率觀念

　　6、檔案利用工作的方式

　　檔案的利用工作一般有如下幾種。

　　為利用者提供服務的工作主要有以檔案原件提供利用的開設閱覽室、檔案外借和以檔案復制件提供利用的制發(fā)檔案復本等幾種主要方法。

　　在提供利用時，要正確處理利用和保密之間的關系，避免泄露機密。

　　7.開設閱覽室

　　開設閱覽室是指檔案館(室)在特定的場所開辟閱覽室，直接向用戶提供信息的一種服務方式。

　　開設閱覽室必須具備一定的條件。

　　(1)人員條件。檔案閱覽室的工作人員應具備較強的業(yè)務能力，了解所藏檔案的成分和位置，熟練掌握各種檢索工具，能協(xié)助用戶滿足其利用需求。

　　(2)物質(zhì)條件。閱覽室應具備服務臺、閱覽桌、布告欄、目錄和資料柜、監(jiān)護設備和檢索工具等必要的物質(zhì)設施。

　　(3)制度條件。檔案閱覽室必須制定閱覽制度，明確規(guī)定接待對象、閱覽范圍、閱覽要求及手續(xù)，以及其他相關事項。

　　閱覽室要具備借閱登記制度。由利用者填寫調(diào)閱單，檔案管理人員根據(jù)調(diào)閱單填寫情況，入庫調(diào)檔，取出所需文件，并在相應位置放上代理卡。

　　閱畢的檔案應及時歸還，認真清點。

　　8.檔案外借

　　檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。

　　檔案外借服務應該注重以下幾點。

　　(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經(jīng)過一定的批準手續(xù)才能外借。

　　(2)借出檔案時，應履行嚴格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

　　(3)在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。

　　(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應做必要的控制。

　　(5)檔案借出后，應填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。

　　(6)歸還檔案時，必須認真清點，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。

　　(7)檔案工作人員應經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。

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