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文秘如何提高公文質(zhì)量
提高文稿質(zhì)量，是黨政機(jī)關(guān)工作人員特別是秘書工作者必須解決好的重要問(wèn)題。從某種意義上說(shuō)，文稿質(zhì)量反映機(jī)關(guān)的工作水平，決定個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)步。提高文稿質(zhì)量，需要長(zhǎng)時(shí)間和多方面努力。
文成于思
這里的“思”，包括提高思想高度與把握思考角度。思想高度，是指我們平常所說(shuō)的思想性，它是文稿的靈魂，是文稿寫作成敗的關(guān)鍵。對(duì)一篇好的文稿，人們往往會(huì)有“高屋建瓴、思想深刻、立意高遠(yuǎn)”等評(píng)價(jià)，這是因?yàn)樗兴枷敫叨�。一篇沒有思想性的文章，往往顯得平平淡淡、蒼白無(wú)力。把握思想高度，要注意這幾點(diǎn)：
一要準(zhǔn)確把握主題。一般來(lái)說(shuō)，一篇文稿最好突出一個(gè)主題，通篇圍繞一個(gè)中心來(lái)展開，防止“四面出擊”。主題不應(yīng)太宏觀、太久遠(yuǎn)，而要“以我們正在做的事情為中心”，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。
二要認(rèn)真提煉觀點(diǎn)。主題確定以后，要有觀點(diǎn)來(lái)支撐。觀點(diǎn)要緊緊圍繞主題，從不同側(cè)面來(lái)論述。觀點(diǎn)應(yīng)是理論與實(shí)踐相結(jié)合的產(chǎn)物，有新意、有見解，不是一般化的泛泛而談。
三要深入進(jìn)行論述。觀點(diǎn)就如同一個(gè)骨架，需要補(bǔ)充有血有肉的東西，所以還要加以深入論述。論述是否精辟，不在于文字多少，而在于是否到位，古語(yǔ)所說(shuō)“隔靴搔癢贊何益，入木三分罵亦精”，就是這個(gè)道理。深入進(jìn)行論述，具體來(lái)說(shuō)，就是要有權(quán)威性;有辯證性，運(yùn)用哲學(xué)思維，具有思辨色彩;有對(duì)比性，前后左右、橫向縱向進(jìn)行對(duì)比，學(xué)會(huì)用數(shù)字說(shuō)話;有例證性，列舉典型事例，用事實(shí)說(shuō)話。
文成于細(xì)
美國(guó)首都華盛頓郊區(qū)有個(gè)叫“小華盛頓”的酒店，規(guī)模不大，但人均效益卻是全美第一。它服務(wù)細(xì)致到什么程度呢?比如客人一進(jìn)門，就有專門的心理師來(lái)測(cè)試心情指數(shù)，看客人今天高興還是不高興。對(duì)心情指數(shù)偏低的顧客，總經(jīng)理就會(huì)出面，給客人贈(zèng)送紅酒，然后領(lǐng)客人參觀廚房，客人心情好轉(zhuǎn)了，消費(fèi)自然會(huì)增加。正因?yàn)檫@個(gè)酒店無(wú)與倫比的細(xì)致服務(wù)，所以創(chuàng)造了全美第一的人均效益。
同樣，要提高文稿質(zhì)量，就要提高文稿的精細(xì)化水平。最重要的是增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，特別是要樹立“最后一道關(guān)口”的意識(shí)。不要因?yàn)槊蚶�，或者自己不是最后的“關(guān)口”，就輕易把錯(cuò)誤放過(guò)去，不能因?yàn)樯砗筮�有運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)就粗心大意，要始終做到高度負(fù)責(zé)。
文成于改
好文章是改出來(lái)的。一稿就通過(guò)、一稿就成為精品的文章不是沒有，但為數(shù)極少，多數(shù)文章要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改、不同環(huán)節(jié)修改才能成功。
如何修改，大體應(yīng)當(dāng)把握這幾個(gè)關(guān)口：
一要把好內(nèi)容關(guān)。要注意主題是否鮮明，觀點(diǎn)是否正確，能不能立得住，文題是否相符，有沒有無(wú)病呻吟、節(jié)外生枝等現(xiàn)象。
二要把好文字關(guān)。主要看表述是否準(zhǔn)確，語(yǔ)言是否流暢，文字是否清楚、簡(jiǎn)潔。要留意括號(hào)、引號(hào)里的東西，因?yàn)檫@些較容易被忽視。引用東西一定要引對(duì)，不要讓改稿的人親自去核對(duì)，這樣會(huì)增加其工作量，同時(shí)別人對(duì)你的責(zé)任意識(shí)也會(huì)產(chǎn)生懷疑。運(yùn)用的數(shù)據(jù)、事例、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)不準(zhǔn)，字、詞、句有沒有毛病，這些都要注意。有人把犯這些文字上的“小”錯(cuò)誤叫做“小兒科”錯(cuò)誤，就是說(shuō)很不應(yīng)該犯的錯(cuò)。試想，如果一個(gè)公文的字詞、標(biāo)點(diǎn)、所引數(shù)據(jù)有誤，會(huì)是什么效果?
三要把好格式關(guān)。這個(gè)問(wèn)題要注意正反兩個(gè)方面：一方面，文無(wú)定法，形式要服從內(nèi)容;另一方面，文有規(guī)矩，格式也是必須強(qiáng)調(diào)的。比如序號(hào)如何規(guī)范，漢字、阿拉伯?dāng)?shù)字怎么用;比如字號(hào)要求，黑體、楷體、宋體的用法和順序等，都要按規(guī)范使用。此外，文稿運(yùn)轉(zhuǎn)前要仔細(xì)檢查裝訂、清點(diǎn)頁(yè)碼等，防止出錯(cuò)。
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