如何做好辦公室信息工作

　　有效的辦公室信息工作可推動其他部門的工作進程，也有利于上級領(lǐng)導(dǎo)在有效信息中做出正確的抉擇，從而把握住大的發(fā)展方向，推動整個公司快速發(fā)展。能夠充分認識辦公室信息工作的重要性是做好辦公室信息和其他各項工作的保證，對于確保各級領(lǐng)導(dǎo)正確決策，提高辦事效率，推動企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

　　辦公室信息工作第一是發(fā)揮 “耳目”作用，“耳”是指能聽見群眾、下屬、社會層面等各個領(lǐng)域的聲音，“目”是指能看到在社會各個領(lǐng)域中發(fā)生的事情，耳目作用就是要掌握并反饋社會的總動態(tài)，通報情況，相互交流，做到下情上傳，上情下達。一定要保持信息的及時性和有效性，收集所有相關(guān)的信息并對此加以篩檢，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供做科學(xué)決策的依據(jù)和服務(wù)。第二，做好辦公室信息工作可以起到較好的向?qū)ё饔�，通過信息可以反映出各個時期公司的政策方針，主推的策略，鼓勵什么或者禁止什么，以及上級領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)和要求等等。與此同時，做好宣傳本單位的優(yōu)勢和成果工作，有利于提高知名度。第三，辦公室信息工作是通過各種信息渠道，來疏通不同的工作部門及工作人員，把各級的工作狀況、意見、建議及工作中所遇到的問題都歸集到一起，統(tǒng)一解決重要和典型問題；同時也將上級領(lǐng)導(dǎo)對工作的要求及工作整體的規(guī)劃傳達下去，使公司上下級信息是相通的，更有利于公司員工齊心協(xié)力去工作，快速推動各項工作指標(biāo)的完成。第四，較為重要的作用當(dāng)屬參謀作用，辦公室處理后的有效信息會輔助上級領(lǐng)導(dǎo)工作，避免在某些問題上鉆牛角尖，信息工作是為了更好地規(guī)避事物的局限性，使領(lǐng)導(dǎo)能夠看得更清更透。在領(lǐng)導(dǎo)做大決策的時候，一定要做好信息調(diào)查研究工作，以免在前期就犯策略上的錯誤，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)和依據(jù)。

　　既然明確了信息工作的重要性，那么我們來從實際工作中總結(jié)一下如何才能做好辦公室信息工作，有以下幾點：

　　一、加大調(diào)研力度，提高信息質(zhì)量

　　要加大調(diào)研力度，確保辦公室信息的質(zhì)量。需要在收集的信息庫中按原則保留最準(zhǔn)確的部分，嚴格遵守實事求是的原則，以保證所反映的信息是真實情況，不掩飾工作中的任何問題，也不夸大工作中的成果。要以客觀的眼光看待和處理信息，只有具有真實性才能保證信息的質(zhì)量，這也是做好信息工作的首要前提，只有在正確的基礎(chǔ)上才能有正確的決策。如果不能保證信息的準(zhǔn)確性和有效性，就可能導(dǎo)致上級領(lǐng)導(dǎo)決策上的失誤或作出錯誤的工作規(guī)劃。所以信息的真實性極為重要，向上級領(lǐng)導(dǎo)提供的信息必須是經(jīng)過核實的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)或事實，不可人為地粉飾和修改，或為達到個人目的而篡改事實，也不可斷章取義、道聽途說，更不可報喜不報憂。做好信息工作最必要的要求是將現(xiàn)實工作中的成績、經(jīng)驗、問題都如實地向領(lǐng)導(dǎo)反映，正視工作中的困難，采取積極正確的態(tài)度去解決問題，而不是掩蓋問題，反之，會對公司造成更壞的影響。反映出工作中的問題是促進工作的便捷之路，它會像響起的警鐘，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)注意某些方面的問題，也提醒領(lǐng)導(dǎo)要更全面地看問題，把握住整體的態(tài)勢，與此同時，做好信息工作還表現(xiàn)在對于信息的處理上要更加地仔細，要深入研究信息，并分析工作問題產(chǎn)生的原因，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)找出解決問題的措施和途徑，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

　　二、準(zhǔn)確把握上級領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向

　　辦公室信息工作主要是服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)的，只有準(zhǔn)確把握上級領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向，才能不偏離主題信息航道。所以信息的主要方向要明確，我們需要換位思考問題，以上級領(lǐng)導(dǎo)為思考主體。這就要求我們不斷增強主動服務(wù)和超前服務(wù)的意識，緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思維，及時把握領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點和興奮點，在辦公室信息工作中努力按領(lǐng)導(dǎo)要求和工作需要去處理信息，力爭掌握上級領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的問題，努力上報領(lǐng)導(dǎo)所需的信息。

　　三、突出“重點”信息

　　不同時期的信息工作有不同的側(cè)重方面，要抓住信息工作中的重點情況和問題進行反饋，抓住各個時期、各個階段、各項工作的側(cè)重方面，以便領(lǐng)導(dǎo)得到重要信息，有利于作出科學(xué)決策。抓住問題的關(guān)鍵，反映群眾的呼聲和要求，讓領(lǐng)導(dǎo)注意到工作中的重點所在，收集并反映這些有效信息是有助于解決這些重要問題有效途徑，以利于領(lǐng)導(dǎo)借鑒局部經(jīng)驗，從宏觀上指導(dǎo)和推動整體工作。與此同時，還要緊扣在工作中遇到的各種矛盾和問題，不僅要善于發(fā)現(xiàn)和反映問題，而且要深入分析原因，尤其是對政策、決策貫徹落實中遇到的問題，要針對性地提出建議，這樣才算是真正做好了辦公室信息工作的一部分。

　　四、保證信息的時效性

　　時效性對于信息來說是至關(guān)重要的，信息除真實性以外，時效性也很重要。信息要及時地傳達到上級領(lǐng)導(dǎo)手上才能保持它的效用。同理，一個過時的信息是毫無價值的，一定要保證每一條有效的信息在一定時間內(nèi)被傳達到。信息作為決策的基礎(chǔ)，一定要走在決策的前面，要與時俱進，以“新鮮”為佳，信息的快速傳達也表示出信息工作的完成，但都是以信息真實性為基礎(chǔ)。保證信息的有效性還表現(xiàn)在對于緊急信息的處理上，若是發(fā)生重大事故或緊急事件等重大信息，一定要保證第一時間掌握有效信息，匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)有更多的時間作出工作的部署。在傳達信息的方式上也要跟上現(xiàn)代化信息傳遞的腳步，以便更快地傳達出去，決不能因個人原因阻礙信息的傳遞。

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