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秘書如何巧妙化解會議中的尷尬
開會時,常常遇到老板不滿意某位同事的報告或觀點,或會議進行一半時,同事因意見不同而造成尷尬的氣氛。身為與會者的你,該怎么打圓場,好打破僵局,繼續(xù)進行會議呢?
異中求同 化解尷尬
若是公司內部會議進行一半時,上司因不同意某位同事的想法而加以斥責時,其他同事可以試著先以“異中求同”的方式來化解僵局。
由于與會者都是針對某一特定議題,透過會議來彼此討論觀點,其中必有部分相似之處,而非只有“零”或“一百”兩個極端的戰(zhàn)爭。因此,其他人可以先分析主管的想法,再羅列另一位同事的觀點,例如“主管,你的想法有A、B、C,而他的意見是A、C、D,其實你們都認為A與C是可行的”,找出中間交集之處后,特別針對相似之處加以討論來和緩尷尬的氣氛。
暫停會議彼此冷靜
如果上司當時是對某位部屬的情緒反應、或是同事間意見不同時,那么我建議最好的方式是停止爭吵,由會議主持人宣布休會5至10分鐘,先讓雙方冷靜一下,氣氛稍稍和緩之后再持續(xù)會議討論。
此外,會議主持人也可以先跳開這個爭議的話題,選擇有趣的議題或爭議性較低的議題來討論,同時,個性較為活潑、廣為大家接受的同事可以主動胡扯些適宜的話,來化解突然冷卻的氣氛、打破僵局。當氣氛和緩后,再繼續(xù)進行議程。
對外會議 事前推演
除了公司的內部會議時有尷尬情景發(fā)生,對外的會議,尤其是對客戶報告或討論的會議,也常會有意見相左而爭執(zhí)不下的情形。
同樣地,異中求同是一個最有效化解尷尬的方式。先綜合列出客戶的想法,再聚焦點出雙方意見相近之處,特別集中討論,同時提出適宜的解決方案。
但所有打圓場的方式都不如事前做好準備工作、避免僵局的方式來得有效。在與客戶開會前,公司內部先預演,設定好討論議題的順序,針對可能會受到客戶質疑或較為敏感的議題,先做好沙盤推演,甚至先假設客戶可能提出的各式問題,準備最為合宜的答復,并且及時提出解決之道。
會議前若有充分的準備,就能盡量避免會議僵局,也就不用時時出來打圓場了。
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