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  • 秘書基礎(chǔ):會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待程序

    時(shí)間:2024-06-22 23:34:34 辦公文秘 我要投稿
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    秘書基礎(chǔ):會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待程序

      一、銷售部接待程序:

    秘書基礎(chǔ):會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待程序

      銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會(huì)議的信息后,應(yīng)著手做以下工作:

      1、及時(shí)與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)

      (1)清楚了解會(huì)議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動(dòng),是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時(shí)間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

      (2)若屬大型、重要的會(huì)議接待,在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后,應(yīng)及時(shí)向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會(huì)議,統(tǒng)籌整個(gè)會(huì)議的接待工作。

      2、落實(shí)會(huì)議場地和房間數(shù)量

      在會(huì)議洽談協(xié)商的過程中,應(yīng)和會(huì)務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會(huì)議細(xì)節(jié),做好記錄,尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后,應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。

      3、商談價(jià)格

      當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動(dòng)涉及多項(xiàng)內(nèi)容,應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門對(duì)某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。

      價(jià)格政策是相對(duì)固定的,如超出自己的權(quán)限,應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

      4、簽訂會(huì)議協(xié)議,收取會(huì)議押金

      當(dāng)會(huì)務(wù)方已確認(rèn)所有會(huì)議細(xì)節(jié)后,雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會(huì)議協(xié)議,并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會(huì)議押金;

      5、下發(fā)會(huì)議接待通知單

      簽訂好會(huì)議協(xié)議后,根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié),填寫會(huì)議接待通知單,經(jīng)核對(duì)無誤,下發(fā)至各部門,并保存該次會(huì)議的檔案;

      6、會(huì)議接待

      發(fā)出會(huì)議接待通知單后,需和會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時(shí)保持聯(lián)系,協(xié)調(diào)會(huì)場的布置,跟蹤會(huì)議進(jìn)程;

      7、會(huì)議結(jié)賬

      會(huì)議結(jié)束,若客戶消費(fèi)掛賬,其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收,餐飲部給予協(xié)助;

      8、會(huì)議送別

      恭送會(huì)務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會(huì)負(fù)責(zé)人,為賓客留下美好感受;同時(shí)擇機(jī)贈(zèng)送精美小紀(jì)念品給會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人,加深友情;

      9、會(huì)議結(jié)束

      會(huì)議結(jié)束,視需要召開總結(jié)會(huì),分析會(huì)議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關(guān)部門,同時(shí)銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對(duì)有新聞價(jià)值的會(huì)議接待活動(dòng),可撰稿送媒體發(fā)表。

      二、房務(wù)部接待程序:

      房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會(huì)議接待通知單后,應(yīng)做到:

      1、會(huì)議接待的前期工作

      (1)熟悉、了解會(huì)議接待通知單的內(nèi)容;

      (2)了解結(jié)算方式,收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人;

      (3)落實(shí)是否需要安排會(huì)議用房及用房數(shù)量和時(shí)間,了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;

      (4)落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;

      (5)落實(shí)參會(huì)嘉賓是否乘專梯,客人是否分批到達(dá);

      (6)負(fù)責(zé)會(huì)議嘉賓報(bào)到時(shí)房卡的分發(fā)等。

      2、會(huì)議排房

      按會(huì)議接待要求安排相應(yīng)的房間,在房類資源充足的情況下,房間安排力求集中,同時(shí)也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。

      3、會(huì)議空房

      確認(rèn)會(huì)議定房,落實(shí)好具體房間后,將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號(hào)。

      4、會(huì)議嘉賓入住

      (1)在會(huì)議客人到店前一天,與銷售部就會(huì)議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí),至少前一天排房,做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作;

      (2)會(huì)議賓客到達(dá)前,準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會(huì)議分發(fā)一覽表;對(duì)于重要客人,可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處,由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間,確保房間處于正常狀態(tài);

      (3)當(dāng)會(huì)議賓客抵店后,按會(huì)議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù),并由行李員及時(shí)運(yùn)送客人的行李。若遇問題,及時(shí)與銷售部會(huì)議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。

      5、會(huì)議嘉賓離店

      (1)禮賓官接待信息,應(yīng)及時(shí)協(xié)助客人收送行李;

      (2)前臺(tái)收銀處快速結(jié)賬;

      (3)協(xié)助客人安排好車輛。

      6、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣,收集整理客史資料。

      三、餐飲部接待程序

      餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會(huì)議接待通知單后,應(yīng)做到:

      1、會(huì)議接待前期工作

      (1)做好記錄,根據(jù)會(huì)議接待通知單,準(zhǔn)確掌握會(huì)議的舉辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級(jí)傳遞;

      (2)根據(jù)會(huì)議接待通知單及會(huì)務(wù)方的要求,至少提前半天布置會(huì)場;

      (3)由宴會(huì)主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會(huì)前準(zhǔn)備情況(會(huì)議通道是否暢通、會(huì)議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會(huì)場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等),發(fā)現(xiàn)問題立即整改,力求沒有疏漏;

      (4)提前兩天跟進(jìn)會(huì)務(wù)方及銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人,確定會(huì)議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求,并為會(huì)議客人預(yù)留用餐場所。

      2、會(huì)議接待中

      (1)安排優(yōu)秀禮儀人員,在會(huì)議召開前40分鐘到場,引領(lǐng)參會(huì)嘉賓;

      (2)跟進(jìn)會(huì)議服務(wù)及協(xié)助客人處理會(huì)間特殊事項(xiàng);

      (3)協(xié)助銷售部會(huì)議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時(shí)理清會(huì)議帳務(wù),準(zhǔn)備與會(huì)務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。

      3、會(huì)議結(jié)束

      (1)宴會(huì)服務(wù)人員跟進(jìn)會(huì)議結(jié)帳工作;

      (2)幫助會(huì)議客人整理會(huì)議遺留物品。

      4、會(huì)議用餐及送別

      (1)引領(lǐng)會(huì)議客人用餐,并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);

      (2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。

      5、送別

      (1)恭送會(huì)議客人,為賓客留下美好感受;

      (2)客人離店后,若遺留下貴重物品,應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。

      6、整理會(huì)議客戶資料,總結(jié)會(huì)議接待得失。

      四、其他相關(guān)部門請(qǐng)參照銷售部所下發(fā)會(huì)議接待通知單,做好相應(yīng)接待工作。

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