- 相關(guān)推薦
信息技術(shù)與企業(yè)內(nèi)部控制
信息技術(shù)的應(yīng)用增加了企業(yè)內(nèi)部控制的潛在風(fēng)險，但同時，信息流程和業(yè)務(wù)流程的結(jié)合給企業(yè)內(nèi)部控制效率的增強也帶來了機遇。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是為防止舞弊和差錯而形成的以內(nèi)部稽核和相互牽制為核心的工作制度。由于內(nèi)部控制理論的發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，賦予了其新的內(nèi)涵，發(fā)展成為以系統(tǒng)安全保障和控制相結(jié)合的控制體系。隨著信息時代的到來，內(nèi)部控制系統(tǒng)可以分為系統(tǒng)控制與管理控制兩大類。
一、系統(tǒng)控制
系統(tǒng)控制是指與程序設(shè)計、運行維護、數(shù)據(jù)處理過程、硬件設(shè)備等相關(guān)的可靠性控制制度。根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用下的企業(yè)內(nèi)部控制中新的控制風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)加強在這幾方面的控制力度。
它包括一般控制與應(yīng)用控制。一般控制幫助管理階層確保系統(tǒng)能持續(xù)、適當(dāng)?shù)剡\轉(zhuǎn)，具體含有應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、建立和維護控制，系統(tǒng)軟件與操作控制，數(shù)據(jù)和程序控制、存取安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制等。應(yīng)用控制是對信息系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理活動所進行的控制，包括應(yīng)用軟件中的電算化步驟及相關(guān)的人工程序，劃分為輸入控制、計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制和輸出控制。
二、管理控制
管理控制是運用現(xiàn)代管的組織規(guī)劃、資源使用限制等原理，制定的諸如業(yè)務(wù)流程、工作程序、崗位設(shè)置、職責(zé)分工、授權(quán)批準等一系列內(nèi)部管理制度。信息技術(shù)的引進以及現(xiàn)代的嶄新變化，使我們要在以往內(nèi)部控制形式上注入新的特色。
1.完善內(nèi)部控制環(huán)境，培養(yǎng)企業(yè)整體的信息技術(shù)能力。
企業(yè)為了適應(yīng)控制環(huán)境的變化，需要從一個新的角度來看待信息技術(shù)，要重視公司進行網(wǎng)絡(luò)化管理的整體的IT能力，而不是簡單的建立諸如儲存系統(tǒng)、存貨控制系統(tǒng)等幾個孤立的IT系統(tǒng)。
(1)建立健全組織結(jié)構(gòu)與權(quán)責(zé)分派體系。
一般而言，內(nèi)部控制的建設(shè)體現(xiàn)在兩個方面：一是健全的結(jié)構(gòu)，這是內(nèi)部控制機制產(chǎn)生作用的硬件要素；二是各個內(nèi)部機構(gòu)間、各經(jīng)辦人員間的科學(xué)分工與牽制，這是內(nèi)部控制機制產(chǎn)生作用的軟件要素。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破了信息傳遞和信息處理的瓶頸，管理的幅度增長，層次減少，高聳性的組織結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平。隱藏在這一表征后面的實質(zhì)是從根本上對組織的人員和職能之間的關(guān)系的重新界定。
(2)強調(diào)內(nèi)部控制框架中的“軟控制”與人的重要性。
內(nèi)部控制由人來進行并受人的因素影響，保證組織內(nèi)所有成員具有一定水準的誠信、觀和能力的資源方針與實踐是內(nèi)部控制有效的關(guān)鍵因素之一。實踐表明，基于環(huán)境現(xiàn)狀構(gòu)建內(nèi)部控制機制是一種被動性的做法，故此，我們應(yīng)越來越重視將道德規(guī)范、行為準則、能力素質(zhì)的建設(shè)直接納入內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容，更加強調(diào)“軟控制”的作用。在信息技術(shù)環(huán)境下，企業(yè)尤其應(yīng)該注重培養(yǎng)組織中人員的信息觀念，理解企業(yè)信息化建設(shè)和管理改革、內(nèi)部控制創(chuàng)新之間的關(guān)系，并重視和實現(xiàn)這個改革。
信息時代同樣是知識經(jīng)濟的時代，企業(yè)發(fā)展將主要依靠科技、知識與人才�！叭吮局髁x”作為構(gòu)建內(nèi)部控制機制的信條已經(jīng)越來越多地被企業(yè)接受，企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對人員的選擇、使用和培養(yǎng)，這不再單純只是內(nèi)部控制的環(huán)境因素，它也日益成為內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)的有機組成部分。
2.評估與現(xiàn)行的業(yè)務(wù)過程和信息過程有關(guān)的風(fēng)險，采用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)計特定的控制程序。
對于內(nèi)部控制的研究不可能脫離其賴以存在的環(huán)境及企業(yè)內(nèi)外部各種風(fēng)險因素，而必須從環(huán)境及其風(fēng)險的分析入手。在內(nèi)部控制制度下，先識別內(nèi)部控制的目標，然后提出一系列相適應(yīng)的控制政策和程序，某些風(fēng)險需要特定的控制程序來控制。在IT高速發(fā)展的今天，信息的、處理和反饋的速度都大大加快了，由此導(dǎo)致企業(yè)會常常同時改變業(yè)務(wù)和信息過程，在這個改變過程中，不能再盲目地采用傳統(tǒng)的控制政策和程序，而必須重新評價它，以適應(yīng)新業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。我們應(yīng)把注意力集中在評估特定業(yè)務(wù)環(huán)境下的風(fēng)險，而不是拘泥于特定的控制程序。
例如，職責(zé)分離是內(nèi)部控制的一個重要組成部分。傳統(tǒng)上，控制程序?qū)⒉煌呢?zé)任分派給不同的人員以期達到互相牽制。但隨著IT的發(fā)展，許多傳統(tǒng)上由人來做的工作可以由來代替，自動控制處理代替了分離的人的角色，從而消除了一個人執(zhí)行兩項不相容的工作的風(fēng)險。當(dāng)然，計算機環(huán)境下也要有職責(zé)分離，例如，一旦某種軟件被安裝并用于執(zhí)行某項功能以后，它的編碼、運行和維護職責(zé)就必須相分離。應(yīng)當(dāng)說，職責(zé)分離仍然是形成內(nèi)部控制的重要程序，但在IT背景下，這個程序的適用方式發(fā)生了變化。
所以，信息技術(shù)環(huán)境下的企業(yè)需要分離新的職責(zé)，取消舊的職責(zé)，以反映用來設(shè)計和運行系統(tǒng)的手段的更新。由此可見，為了不斷改善內(nèi)部控制，使其保持高標準，應(yīng)識別與更高過程相關(guān)的風(fēng)險，并制定相應(yīng)的控制程序以有效地降低風(fēng)險。而不能讓特定的控制程序限制了對技術(shù)的使用，使用技術(shù)將會使業(yè)務(wù)運行的效率和準確率更高。
3.控制手段中應(yīng)充分引入信息技術(shù)，增強內(nèi)部控制。
一個有效的內(nèi)部控制制度需要性的、檢查性的和糾正性的控制。企業(yè)一旦檢查出了錯誤和舞弊，應(yīng)該糾正其影響；同時制定預(yù)防性控制措施以確保錯誤和舞弊不再發(fā)生。如果能事先預(yù)防錯誤和舞弊而不是事后檢查和糾正，這樣的內(nèi)部控制制度將給企業(yè)帶來更大的價值。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度通常是根據(jù)已輸出的會計信息在年末檢查錯誤舞弊，大部分的內(nèi)部控制的預(yù)防功能被限制了，這也同時影響了企業(yè)的所有者和經(jīng)營者對內(nèi)部控制制度的理解和重視程度。在信息技術(shù)環(huán)境下，廣泛地使用信息技術(shù)為支持決策和改善業(yè)務(wù)與信息過程提供了戰(zhàn)略機會，也提供了預(yù)防、檢查和糾正錯誤或舞弊的機會。我們今天的技術(shù)水平已能在計算機中加入芯片，隨時監(jiān)控你的工作和運行程序，在你犯錯或程序出現(xiàn)問題時及時提示你該做什么，或與技術(shù)支持相聯(lián)系，向他們報告問題。因此，會計與人員在建立內(nèi)部控制制度時，應(yīng)充分考慮技術(shù)的能力，打破傳統(tǒng)上獨產(chǎn)的、反映的和檢查性的模式，而具備“實時”的控制思想：即利用信息技術(shù)將控制嵌入到會計信息系統(tǒng)中，在更廣泛的IT環(huán)境中來看待企業(yè)內(nèi)部控制，針對關(guān)鍵控制點制定相應(yīng)的控制手段，強調(diào)預(yù)防、業(yè)務(wù)操作和對規(guī)章制度的遵守情況，從傳統(tǒng)管理的發(fā)現(xiàn)問題事后補救的做法，發(fā)展為做到事前預(yù)防和事中控制。
4.加強對會計信息系統(tǒng)的控制。
隨著計算機在會計工作中的普遍應(yīng)用，管理部門對由計算機產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預(yù)防和減少計算機犯罪的可能性。
信息技術(shù)為達到記錄、維護和產(chǎn)生精確、完整和及時的信息這一目標帶來了機遇。但是，當(dāng)企業(yè)在系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用時，應(yīng)更加強調(diào)：在業(yè)務(wù)活動發(fā)生時，在有關(guān)數(shù)據(jù)進入企業(yè)數(shù)據(jù)庫之前，檢查這些數(shù)據(jù)的精確性、完整性和合法性。如果不恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)出現(xiàn)在記錄和維護過程中，將會對公司造成某種程度的傷害。一句老生常談的話：垃圾進，垃圾出。如果不精確、不完整、不合法的數(shù)據(jù)被記錄和維護，結(jié)果會影響以后的所有處理，包括錯誤的報告和信息利用的質(zhì)量。
5.定期評估，重新設(shè)計規(guī)則。
新的技術(shù)帶來了新的大部分人還沒有意識到的風(fēng)險，內(nèi)部控制系統(tǒng)必須經(jīng)常評估和更新。
沒有哪一套規(guī)則在環(huán)境發(fā)生變化時還能很好的適應(yīng)，所以，對專業(yè)人員來說，評估內(nèi)部控制的有效性是非常重要的。既然控制程序和企業(yè)具體環(huán)境相關(guān)，當(dāng)新的業(yè)務(wù)和信息流程提出后，控制目標應(yīng)當(dāng)保持不變，但為達到該目標的具體控制措施必須改變以適應(yīng)新的環(huán)境，不要讓內(nèi)部控制程序限制能使企業(yè)運行更加有效的技術(shù)的使用。
6.正確處理傳統(tǒng)內(nèi)部控制方式與新型內(nèi)部控制方式的關(guān)系。
隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)在會計中的廣泛應(yīng)用，一些傳統(tǒng)的核對、計算、存儲等內(nèi)部會計控制方式都被計算機這個新型內(nèi)部控制方式輕而易舉地替代。但任何先進手段都是被人所指揮、所掌握，一些傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部會計控制制度如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍有自身生存和發(fā)展的土壤，仍將有效地發(fā)揮自己的積極作用。在采用新型內(nèi)部控制手段時，要結(jié)合堅持傳統(tǒng)有效的內(nèi)部控制方式。否則，已經(jīng)出現(xiàn)多起的利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類的活動還會繼續(xù)在我們身邊發(fā)生。
新經(jīng)濟，新技術(shù)使企業(yè)的運行環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，它給企業(yè)帶來風(fēng)險的同時也帶來了控制風(fēng)險的機會與工具。會計職業(yè)界應(yīng)在傳統(tǒng)的控制觀念基礎(chǔ)上，充分利用信息技術(shù)，開展內(nèi)部控制的創(chuàng)新工作，建立與時代相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，滿足企業(yè)管理的需要，為企業(yè)帶來更大的價值。
【信息技術(shù)與企業(yè)內(nèi)部控制】相關(guān)文章：
論企業(yè)內(nèi)部控制03-18
試論企業(yè)內(nèi)部控制03-29
企業(yè)內(nèi)部控制失控的表現(xiàn)03-29
淺談企業(yè)內(nèi)部控制審計03-23
企業(yè)內(nèi)部控制理論探源03-18
現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制思考03-22
淺談企業(yè)內(nèi)部控制的審計03-24