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山西票號的會計組織機構及內(nèi)部控制
【摘 要】 山西票號的會計組織機構基本具備現(xiàn)代會計組織機構的規(guī)模和形式,其內(nèi)部控制包括內(nèi)部分工、賬簿控制、報告控制、內(nèi)部稽核、密押制度等方面,其內(nèi)部控制的到位,是山西票號在長達百余年的時間內(nèi)成為“國內(nèi)最富”的一大原因。【關鍵詞】 山西票號; 會計組織機構; 內(nèi)部控制
山西票號之所以能名震中外、匯通天下,在19世紀20年代誕生,到20世紀初達到壯盛,執(zhí)全國金融業(yè)之牛耳,其主要原因有三:第一,票號資本作為生息資本或是銀行資本適應了當時的社會經(jīng)濟環(huán)境;第二,晉商與清廷之間的結托關系使其把握商機,充當了清廷的財政工具;第三,嚴謹?shù)慕?jīng)營作風、創(chuàng)新的金融工具及嚴格的內(nèi)部治理機制是其生存發(fā)展的內(nèi)在基礎。其中,票號的組織機構設置,尤其是會計組織機構的設置之嚴密在當時都極具超前意識,其會計內(nèi)部控制既起到了防范金融風險的作用,又是票號能在長達百余年的時間內(nèi)成為“國內(nèi)最富”的立足之本。
一、山西票號的會計組織機構
(一)山西票號會計組織機構的設立
賬房——作為山西票號的會計組織機構,專司賬務處理。每家票號設立時,都設置賬房或指定專人負責銀錢和賬目工作。隨著票號經(jīng)營業(yè)務的不斷發(fā)展,在賬房內(nèi)部逐步完善了會計職位的設置,負責各種不同事項的處理。
1.總號賬房
在總號,賬房一般設有管賬、副管賬各一人,幫賬若干人。
管賬先生,總理全號賬目,負銀錢出納之責。即不僅治理總號賬目,也包括分號賬目。管賬先生所負的銀錢出納之責,是票號庫存的大額銀兩的出納。如天天營業(yè)開始或營業(yè)中,柜存的銀兩不足支付客戶時,由柜房向賬房領取銀兩。營業(yè)終了,柜臺將當日結余的大額銀兩交與賬房。若哪一家分號現(xiàn)銀短缺,由總號調(diào)劑或調(diào)運現(xiàn)銀給分號等。
副管賬,協(xié)助管賬先生治理賬目。幫賬在副管賬指導下,助理各種賬簿。幫賬多由進號一年以上的員工擔任,借此加以業(yè)務練習,故無固定名額。
2.分號賬房
山西票號的分號一般設有管賬一人,總理分號賬目,并負銀錢出納之責。至于設不設或設幾位助員,則根據(jù)分號業(yè)務規(guī)模和需要而定。清末,在上海設立的分號,其賬房設置與銀號賬房設置相同,分為內(nèi)賬房和外賬房。內(nèi)賬房負責總清賬,計算利息,編制月清和年總結等。外賬房即匯劃賬房,負責票號與客戶之間的相關賬務處理和日常核算。
(二)山西票號各級會計組織機構的任務
山西票號總、分號賬房的任務不完全相同。分號作為總號的派出機構,主要從事各種經(jīng)營活動。因而,分號賬房的任務是記清分號的經(jīng)營事項,并向總號進行財務報告。
總號作為票號的總部,負責全號經(jīng)營活動的組織、治理與調(diào)度,另外也設有門市,從事經(jīng)營活動。因而,總號賬房的任務是既紀錄總號的經(jīng)營事項,又負責全號的匯總與決算。
(三)山西票號會計職員的任職要求
賬房在票號經(jīng)營中處于很重要的地位,發(fā)揮著非常重要的作用。因而,票號對賬房的任職職員要求很高。不僅要求品德可靠,而且對業(yè)務技術水平也有相當高的要求。凡是到賬房任職的職員,必須羊毫字寫得好,算盤打得準,頭腦聰明,做事認真穩(wěn)重。對于初招進號的年輕人,必須是經(jīng)過一年以上的學徒練習,經(jīng)考查、考驗適合搞會計工作的人才能答應進賬房做幫賬。幫賬必須服從副管賬或管賬的囑托,幫賬若干年,技術嫻熟,熟悉了賬房的各種賬務后,才有可能得以提升或派往分號任職。
(四)山西票號會計組織機構的特點
可以看出,山西票號已有自己獨立的會計組織機構,其賬房已從業(yè)務部分脫離出來,形成專職機構。山西票號賬房內(nèi)部,通過設置不同的職位,基本形成了會計工作的分工�？�、分號賬房之間,通過定期進行業(yè)務報告,為總號審核分號業(yè)務,從而控制整個票號,調(diào)度資金,統(tǒng)籌安排經(jīng)營,提供了基本條件�？傊�,山西票號會計組織機構的設立已具備了現(xiàn)代會計組織機構的雛形。
但是,山西票號并沒有明確規(guī)定賬房不得涉足銀錢,有的票號集管賬和管錢兩種職能于1人之身,這在現(xiàn)代企業(yè)財務制度中是萬不可取的。在長達百年的票號史上很少聽到會計舞弊的事情,除在內(nèi)控方面做得比較突出外(后面將述及),主要由于票號在用人上較為重視,具有嚴格的選拔制度,一般只用山西當?shù)厝?另外進進票號還需有人作保。除此之外,在選拔職員上尤其重視出身和品德的考核,進進票號后除進行大量的業(yè)務培訓外,還進行道德方面的教育,要求他們重品德、重誠信,重視員工的效忠精神,極具傳統(tǒng)的中國文化色彩。
二、山西票號的會計內(nèi)部控制
山西票號的分號遍布全國各地,又有獨立處置業(yè)務的權利。這便需要有一種方式來保證總號對分號的控制能力,同時也防止各總號或分號內(nèi)部職員利用職務之便進行舞弊。為此,山西票號在其經(jīng)營中實施了很多內(nèi)部控制的辦法和措施。
(一)通過職員的職責分工進行內(nèi)部控制
如前所述,山西票號在總號和分號賬房內(nèi)部設置有不同的會計職位,負責不同事項的會計工作。如總號,副管賬和幫賬負責總號會計事項的處理,但幫賬只能在副管賬的指導下負責有關賬項的抄寫,以及匯總業(yè)務時的打算盤等具體工作,而副管賬則可負責總號全部賬簿的治理,并協(xié)助管賬先生治理全號賬目。管賬先生在治理全號賬目的同時,還負責銀錢出納工作。這樣不僅可以使票號賬房所管銀錢與柜房所管銀錢相分離,而且可對柜房的銀錢收付進行監(jiān)視和控制。從這些方面可以看出,票號會計與現(xiàn)代企業(yè)會計實行的崗位責任制和分工負責制基本類似。
(二)通過賬簿進行內(nèi)部控制
山西票號的業(yè)務內(nèi)容較多,為了加強賬務治理,其賬簿的設置也頗為繁復。設置賬簿本身就是會計控制的一個內(nèi)容。據(jù)考察,山西票號的各類賬簿,其數(shù)目多達16種,且各有功用。根據(jù)一份1911年天津義善源票號倒閉清理時的記錄,該號賬簿共12種,22冊。這些賬簿是:長期賬1冊,規(guī)元賬1冊,局所賬4冊,各記賬5冊,各號賬2冊,爐房賬2冊;洋元賬2冊,往來賬1冊,暫記賬1冊,存條賬1冊,撥條賬1冊,各有賬1冊。
票號賬簿名目雖多,以類來分不過三類:一是流水賬,凡有交易,皆進此賬,是票號業(yè)務最原始的記錄;二是分類賬,也稱老賬,是在流水賬記錄的基礎上,再分門別類加以登載,以便條目清楚;三是現(xiàn)金賬,凡交易過程的現(xiàn)金往來,均進此類賬簿。從賬簿的分類看,山西票號賬簿的設置和今天企業(yè)所設置的總賬、分類賬、日記賬這樣的賬簿體系沒有太大的區(qū)別。
(三)通過定期報告進行內(nèi)部控制
票號總號對分號業(yè)務的了解,有一種非常直接、簡單的辦法,即分號向總號的定期報告制度。分號向總號的定期報告制度,分為營業(yè)報告和財務報告兩類。
1.營業(yè)報告
各分號對自己的營業(yè)狀況需隨時向總號進行報告。營業(yè)報告用書信形式,根據(jù)內(nèi)容可分為兩類:一類是對具體交易的直接說明,這類報告是收匯票號向付兌票號發(fā)出,具體說明收匯何人銀兩若干,何時兌付,以使付兌票號有所預備,“如同發(fā)出匯票后,報送匯票底根一樣”。另一類是對當時經(jīng)營及市場情況的通報,包括本號天天的營業(yè)情況,當?shù)氐男惺?以及對業(yè)務處理的意見等等。這類報告的主要目的,是使總號對各分號均能了解全面情況,置分號于總號的控制之中,從而預做籌劃,主動尋找商機。
2.財務報告
分號的財務報告,分為“月清”與“年總結”兩種,兩者的內(nèi)容、格式基本相同,只是上報的時間上有所區(qū)別,前者上報于每月月底,后者上報于每年的舊歷十月底。
關于財務報告的內(nèi)容、格式,曾有這樣的描述:“報告使用舊時賬冊,如同賬本一樣。報告內(nèi)容,首先是各項總結起來的數(shù)字,并寫在前面;其次,關于各項總結數(shù)字的具體花名、數(shù)字及地點,都寫在后面�！北热鐓R兌,前面只寫該時期共收回或兌出銀兩多少,至于每一筆匯兌的地點、日期、銀數(shù)、客戶等項,均分列于后�！斑@樣,總號看過之后,不僅可以稽核數(shù)字,而且可以明了都是做了些誰的生意,有哪些收進和花銷,有沒有題目”,從而加強總號在業(yè)務上對分號的控制。除以上兩種報告之外,票號總號每年還要做一年度總結,將本年的經(jīng)營狀況作一總的報告。這份報告稱為“清單”,是呈送給票號股東的。它是總號匯結各分號年總結后,再加上總號本身業(yè)務綜合編制的向股東報賬的一種方式,類似近代銀行的決算報告。到大賬期之年,該報告還要算出每股應分紅的數(shù)字。
由此可見,山西票號的業(yè)務報告制度已具有了很高的水平,達到了精致化的程度,其中的很多做法在現(xiàn)代企業(yè)中還在應用。由此,票號的最高治理層,可以及時正確地了解經(jīng)營狀況,把握市場動態(tài),從而牢牢把握經(jīng)營的主動權。
(四)通過內(nèi)部稽核進行內(nèi)部控制
山西票號實行多環(huán)節(jié)的內(nèi)部稽核制度。這些環(huán)節(jié)包括依據(jù)流水賬記錄過進分類賬環(huán)節(jié);將分類賬和現(xiàn)銀賬記錄匯進“月清”和“年總結”環(huán)節(jié);期末的結賬環(huán)節(jié);派員赴分號稽核檢查環(huán)節(jié)等。
山西票號的分類賬依據(jù)流水賬記錄逐筆過進,“月清”和“年總結”根據(jù)分類賬和現(xiàn)銀賬的記錄和結果進行匯編。為了保證所過賬目和編制的財務報告正確無誤,票號賬房在過賬和匯編過程中,要對原賬簿記錄和新記賬目逐一進行核對。凡經(jīng)過核對的賬目均在其最頂端注有“O”或“√”,或?qū)懹小皟丁弊�。這樣一目了然,可使人明白哪些賬目已經(jīng)審核無誤。
山西票號賬房于月末時,還要進行結賬。如對現(xiàn)銀賬按照“舊管 新收-開除=實在”計算確定月末賬面結余數(shù),再對賬面“實在”數(shù)與實際結存數(shù)進行核對。通過核對,可發(fā)現(xiàn)賬簿記錄和銀兩治理中的題目,實行會計的內(nèi)部控制。
(五)通過密押制度進行內(nèi)部控制
票號用以匯兌款項的主要憑據(jù)是匯票。山西票號遍布全國各地,所以對匯票的使用數(shù)目相當之大。為了保證異地匯款所用匯票真實可信而不致被造假仿冒領取匯款,經(jīng)過不斷摸索,山西票號創(chuàng)造了一種密押制度,無論在匯票的形式還是內(nèi)容上,都做了精心的設計。
從票號的形式上看,各票號大致相同,多用特制的紙張來做匯票,這種匯票表面上看甚為簡單,似乎輕易制造,但特制的紙是不輕易仿造的。如平遠蔚泰厚的匯票紙,以綠線紅格,由平遠縣一處印刷,各分號均用總號之紙,若壞了一張,必須寄到總號備數(shù),其匯票紙夾有水印“蔚泰厚”三字。各票號匯票的書寫,責定專人,用羊毫書寫,并將字跡報告總號并通知各分號,以備查考,各號收到匯票,與預留字跡核對無誤,方能付款。另外,票號書寫完成后,必須加蓋印鑒,有抬頭章、押款章、落地章、騎縫章、套子章、防偽章等,從而確保匯票的安全。
除了在匯票的外表上別出心裁,一些票號還在匯票所記內(nèi)容上匠心獨運,使用種種暗號,匯款人、持票人無法知道,只有票號內(nèi)部專人才能辨認真假,暗號編成歌訣,以便記憶,而且怕日久天長難有疏漏,這種暗號每隔數(shù)年就要更換一次。如日升昌票號的匯票,月對暗號是“嚴防假票冒取,勿忘細視書章”,這十二字就分別是1—12月份的代號;日暗號為“堪笑世情薄,天道最公平,昧心圖自利,陰謀害他人,善惡終有報,到頭必分明”,這三十個字分別代表初一至三十的日期。大德恒票號的銀總暗號是“趙氏連城璧,由來天下傳”,分別代表大寫壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾10個數(shù)字,“周密流通”則代表“萬千百兩”。如“三月五日匯銀伍千兩”,即寫成“假薄璧密”。這些密碼,既有一定的含義,朗朗上口,又可以達到保密的效果。
(六)山西票號對財東行為的限制
山西票號實行兩權分離制。財東即股東是票號的所有者,一旦將票號的經(jīng)營權交予經(jīng)理,財東不得隨意干預票號的事務。如規(guī)定,財東只能在結賬時行使權利,平時不能在號內(nèi)食宿、借錢、或指使號內(nèi)職員為自己辦事,不得干預號內(nèi)事務。大德通票號《1904年合賬眾東添條規(guī)五條》中明確規(guī)定“各連號不準東家舉薦人位,如實在有情面難推者,準其往別名推薦,現(xiàn)下在號人位,無論與東家以及伙等有何親故,務必以公***,不準徇情庇護”,從而確保票號的經(jīng)營業(yè)務在總經(jīng)理的控制之中,為加強內(nèi)部治理奠定了堅實的基礎。
【參考文獻】
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