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淺談電算化條件下的內(nèi)部會計控制
【摘要】 本文圍繞電算化條件下的內(nèi)部會計控制題目,在分析會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制影響的基礎上,研究了當前會計電算化中存在的主要題目,并提出了電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干舉措。【關鍵詞】 電算化;內(nèi)部控制;會計
一、引言
會計電算化進一步向深層次的發(fā)展,給企事業(yè)單位帶來巨大效益的同時,也給企事業(yè)單位的內(nèi)部控制帶來更嚴重的考驗。財政部頒布的《內(nèi)部會計規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施�！眴挝辉诮⒘穗娝慊瘯嬒到y(tǒng)后,會計核算和會計治理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的正確性和可靠性也有了很大的進步,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及正確性,確保財產(chǎn)的安全,為單位的經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。因此,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響
內(nèi)部控制是企業(yè)在會計工作中為維護會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)完整性而制定的各種規(guī)章制度、治理方法、業(yè)務處理手續(xù)等控制措施的總稱。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)控制方式發(fā)生變化,由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是職員的內(nèi)部牽制制度。會計電算化后,會計賬務的集中化處理,使會計部分傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能,業(yè)務事項可以在闊別企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應由會計職員處理的有關業(yè)務事項,現(xiàn)在可能由其他業(yè)務職員在終端機上一次完成,昔日應由幾個部分按預定的步驟完成的業(yè)務事項,現(xiàn)在集中在一個部分甚至一個人完成。會計電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制制度是由人通過會計軟件來實現(xiàn)的,由職員和計算機相結(jié)合來共同完成。
(二)控制對象發(fā)生變化,由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ�、機控制為主
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄在紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后,會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,使會計核算無紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,該項交易的有關信息由業(yè)務職員直接輸進計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。
(三)加大了控制舞弊、犯罪的難度
手工會計系統(tǒng)中,會出現(xiàn)由于會計職員的粗心大意、疲憊或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意識錯誤。會計電算化系統(tǒng)后,輸進數(shù)據(jù)正確、計算機程序正確和設備正常運轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務信息的正確性,假如上述的任何一方出現(xiàn)差錯,就會使處理結(jié)果錯誤�，F(xiàn)實中,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)輕易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加之數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的職員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會計電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。由于控制方法、對象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求,因此進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。完善會計電算化內(nèi)部控制的基本思路為:堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全治理原則,建立系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制,使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
三、當前會計電算化中存在的主要題目
會計電算化的發(fā)展給內(nèi)部控制帶來了新的題目和挑戰(zhàn),主要表現(xiàn)在如下幾個方面:
(一)對財會軟件的控制方面
對于軟件本身,由于當前的財會軟件都著重開發(fā)賬務處理與報表治理,對于其它如本錢核算、市場猜測等功能,開發(fā)力度較小,使得在處理此類題目時,不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式直接使用基礎數(shù)據(jù),不能充分發(fā)揮它的治理功效和猜測功能�？梢哉f當前的很多軟件只是減少了會計而已,并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟效益和治理效益。另外,會計軟件的修改必須經(jīng)過周密地計劃和嚴格地記錄,經(jīng)批準后才能實施修改,計算機會計系統(tǒng)的操縱職員不能參與軟件的修改,權(quán)限要控制。
(二)在會計資料存儲方式方面
由于存儲方式的變化,輕易影響會計資料的可靠性。手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度,在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失,憑證所起到的較強的控制功能弱化。在手工方式下,會計資料以賬簿、憑證、報表等形式存儲于紙張上,增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計職員的字跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁(光)介質(zhì)上,憑證、經(jīng)濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依靠計算機方可錄進、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、刪除和拷貝均不會留下任何痕跡,有些業(yè)務可能不被打印出來,因此極易被篡改而不留痕跡。另外,數(shù)據(jù)集中在磁(光)介質(zhì)中,一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等,輕易造成數(shù)據(jù)丟失。
(三)在對操縱職員的職能控制方面
通過計算機舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計算機操縱員。會計電算化所要求的完善的職員職能控制制度就是適當分工,明確規(guī)定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預,系統(tǒng)操縱職員、治理職員和維護職員這三種不相容職務相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。
(四)在軟件的數(shù)據(jù)操縱控制方面
主要包括對經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸進控制、數(shù)據(jù)輸出控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,通過計算機的控制程序?qū)I(yè)務發(fā)生的公道性、正當性和完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非�？�,一旦出錯,影響極大。因此,單位應該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸進的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸進的正確性。 四、電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的舉措
(一)制訂單位內(nèi)部電算化治理制度
操縱治理制度是針對每一個上機操縱會計軟件的職員而制訂的,主要用來規(guī)范每一個操縱職員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件在操縱方面作了一定的內(nèi)部控制設計以外,制訂嚴格的操縱治理制度,將會有效地保證會計軟件的安全運行;同時,也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。操縱治理制度從內(nèi)容上來看,一般包括以下幾項:(1)操縱職員的工作職責和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶治理功能,但其用戶治理的設置是由人工進行的,這就需要從制度上對操縱職員的工作職責和工作權(quán)限加以規(guī)定,在用戶治理的設置和具體的操縱中執(zhí)行。(2)預防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸進計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關審核職員審核并簽章后才能輸進計算等。(3)預防已輸進計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸進計算機的憑證需由審核職員核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。(4)建立必要的上機操縱記錄制度。使用日志的形式記錄下每個會計操縱職員的機號、登錄日期及時間、所做的操縱等情況,并經(jīng)常性查看日志,檢查有無異常情況,監(jiān)視系統(tǒng)操縱。(5)根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求和不相容職務相分離的原則,設立各個電腦操縱崗位,如系統(tǒng)維護員、系統(tǒng)治理員、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)復核、會計檔案治理員等,明確崗位職責和操縱權(quán)限,使每個操縱職員只能在自己的操縱權(quán)限范圍內(nèi)進行工作,保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作,確保會計數(shù)據(jù)的安全、正確、可靠。
(二)建立健全檔案治理制度
會計電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會計下相同的紙制會計資料,如打印輸出的各種賬簿、報表、憑證外,還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質(zhì),這些檔案的治理與紙制檔案的治理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應通過制定與實施相應的檔案治理制度來實現(xiàn),一般包括:(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)治理員的簽章才能存檔保管。(2)采取安全保證措施,如備份的磁盤介質(zhì)應貼上保護標簽,存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方,最好進行雙備份或三備份,并存儲于兩個空間位置不同的地方分別保管。(3)對保存的磁盤介質(zhì)要定期進行檢查和復制,防止磁性介質(zhì)損壞而使會計資料丟失。(4)對于磁盤介質(zhì)原則上不予外借,如有必要,可采取復制的辦法借出。假如原件借出,必須嚴格進行登記并告之其使用辦法,收回時應嚴格檢查存儲內(nèi)容的完整性及安全性。
(三)加強計算機軟、硬件與網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制
軟件方面,應留意及時對軟件進行升級補漏或更改控制參數(shù),將錯誤存在時間控制在最短。硬件方面,必須保證質(zhì)量,關鍵性的硬件設備應采用雙系統(tǒng)備份。網(wǎng)絡系統(tǒng)安全方面,應留意:對用戶進行權(quán)限和密碼設置,只有被授權(quán)的用戶才能在系統(tǒng)中進行相應操縱;對重要的操縱日志進行記錄,包括操縱時間、方式、查詢和修改的數(shù)據(jù)等,以便在出現(xiàn)題目時及時對相關職員進行核查;建立網(wǎng)絡安全“防火墻”,并安裝殺毒軟件,及時更新病毒庫;未經(jīng)授權(quán),禁止用戶自行安裝或卸載軟件,尤其是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件的安裝,以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)打開賬套數(shù)據(jù)庫進行非法篡改。
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