油田采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范策略探析論文
0 引言
采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購(gòu)過(guò)程中可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)等。具體說(shuō)來(lái)，有以下幾類(lèi)情形：采購(gòu)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)，導(dǎo)致物料難以滿足生產(chǎn)要求或超出預(yù)算;供應(yīng)商群體產(chǎn)能下降，導(dǎo)致供應(yīng)不及時(shí)、貨物不符合訂單要求;物料存量過(guò)多，耗用量極少，較低的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率導(dǎo)致呆滯物料增加;采購(gòu)人員工作失誤或和供應(yīng)商之間存在不誠(chéng)實(shí)合作、甚至違法行為等。這些情況都會(huì)影響采購(gòu)預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
由于油田作業(yè)本身具有較大的不可預(yù)知性，且野外作業(yè)情況較多，自然環(huán)境要求較為特殊，常常使油田物資采購(gòu)種類(lèi)繁多，供應(yīng)商群也極其復(fù)雜。這就要求采購(gòu)人員要科學(xué)理性采購(gòu)，進(jìn)行嚴(yán)格的過(guò)程控制，全面化解采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。河南油田物資供銷(xiāo)處為確保物資供應(yīng)，大力加強(qiáng)供應(yīng)商管理等工作，有效降低了采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。本文在總結(jié)他們的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，對(duì)部分防控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的方法進(jìn)行了探析。
1 樹(shù)立科學(xué)理性采購(gòu)的思想
規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，首先就要樹(shù)立科學(xué)理性采購(gòu)的思想。
要做到這一點(diǎn)，企業(yè)擁有正確的物資供應(yīng)價(jià)值取向，不斷強(qiáng)化采購(gòu)策略研究，切實(shí)落實(shí)性?xún)r(jià)格比最優(yōu)、供應(yīng)總成本最低的采購(gòu)理念十分重要�？茖W(xué)理性采購(gòu)是物資采購(gòu)供應(yīng)工作的核心理念，是推動(dòng)物資采購(gòu)工作上臺(tái)階、與國(guó)際先進(jìn)水平快速接軌的指導(dǎo)方針�？茖W(xué)理性采購(gòu)要求采購(gòu)者對(duì)物資進(jìn)行全周期管理，不僅將物資的采購(gòu)價(jià)格與交貨、運(yùn)輸、付款、售后服務(wù)以及實(shí)際使用和維護(hù)等成本進(jìn)行綜合考慮，還要通過(guò)與同類(lèi)產(chǎn)品的綜合分析或投入產(chǎn)出效果進(jìn)行比較;不僅要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的安全無(wú)憂，還要達(dá)到供應(yīng)總成本最低的`目標(biāo)。
2 用框架協(xié)議采購(gòu)“治散治亂”
當(dāng)很多小的重復(fù)交易建立了長(zhǎng)期合同，就需要一個(gè)特殊的合同機(jī)制涵蓋這種關(guān)系和單個(gè)交易的需求 , 這被稱(chēng)為采購(gòu)框架協(xié)議。合同在一定時(shí)期內(nèi)，為每個(gè)單筆交易作為一個(gè)框架進(jìn)行運(yùn)作�？蚣軈f(xié)議采購(gòu)能整合需求計(jì)劃，加大需方在市場(chǎng)進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)談判的籌碼，增加與供方對(duì)話的話語(yǔ)權(quán)，促使供方在價(jià)格方面給予更高的優(yōu)惠，在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)方面給予更高的重視，最大限度降低成本，提高物資采購(gòu)抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。
針對(duì)辦公用品和耗材經(jīng)銷(xiāo)商眾多、采購(gòu)分散、供應(yīng)商良莠不齊的情況，河南油田物資采購(gòu)處大力推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)，先后與聯(lián)想、惠普等供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，在大大提高采購(gòu)品質(zhì)的同時(shí)，將采購(gòu)價(jià)格降低 10% ～ 20%。2010 年，該處共簽訂框架協(xié)議訂單12.75億元，節(jié)約采購(gòu)資金1.1億元，框架協(xié)議采購(gòu)率達(dá) 62.21%。
3 優(yōu)化供應(yīng)商的整體結(jié)構(gòu)
選擇最適合企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的供應(yīng)商，不僅可以確保產(chǎn)品質(zhì)量，還能夠降低延遲交貨的風(fēng)險(xiǎn)。在簽訂重要物資合同前，要調(diào)查供方的生產(chǎn)能力，選擇貨真價(jià)實(shí)、信譽(yù)高、交貨及時(shí)、歷史業(yè)績(jī)好的供應(yīng)商;必要時(shí)可以進(jìn)行實(shí)地考察，從供貨能力上分析潛在的延遲風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，根據(jù)不同類(lèi)別物資和對(duì)企業(yè)的重要程度、采購(gòu)的難易程度和可靠程度，通過(guò)給長(zhǎng)期合作的戰(zhàn)略供應(yīng)商、主力供應(yīng)商提供需求信息、優(yōu)先資金保障、反饋物資使用情況等措施，謀求與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略協(xié)作伙伴關(guān)系，共享庫(kù)存和需求信息，共同抵御市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。
河南油田加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)審查，堅(jiān)持與信譽(yù)良好的企業(yè)合作，拒絕審批供應(yīng)商 67 家，清理流通商和無(wú)業(yè)績(jī)供應(yīng)商 142 家，廠家直接供貨率從 2008 年的 75% 提高到2010 年的 84.81%，有效避免了交貨不及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。
4 建立物資催交催運(yùn)工作制度
建立物資催交催運(yùn)工作制度，可以將責(zé)任目標(biāo)分解落實(shí)到具體的崗位，對(duì)每一份合同進(jìn)行全程跟蹤，確保合同執(zhí)行過(guò)程處于受控狀態(tài)，以便隨時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)準(zhǔn)備情況和生產(chǎn)計(jì)劃安排，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。
催交人員可以根據(jù)合同約定的到貨周期提前催交催運(yùn)，特別是簽訂了框架采購(gòu)協(xié)議、重大采購(gòu)合同和低價(jià)中標(biāo)合同的供應(yīng)商，更要密切關(guān)注、動(dòng)態(tài)監(jiān)控，牢牢把握主動(dòng)權(quán)，在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，采取“盯現(xiàn)場(chǎng)、盯工序、盯交貨期”的方式，催促?gòu)S家加快生產(chǎn)進(jìn)度。催交催運(yùn)可采用書(shū)面催交、電話催交、駐廠催交、赴廠催交等方式，遇有不能按期供貨的重大問(wèn)題早發(fā)現(xiàn)、勤匯報(bào)，以便于制定應(yīng)急措施進(jìn)行防范。
5 建立信息共享機(jī)制，掌控生產(chǎn)進(jìn)度在合同訂立時(shí)，供需雙方要確定合理的生產(chǎn)、備貨周期。
對(duì)長(zhǎng)周期設(shè)備材料，要將供應(yīng)商制造周期、交貨進(jìn)度、質(zhì)量控制等納入合同條款，或作為合同附件對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行約束，并加大執(zhí)行情況的檢查力度;對(duì)重要生產(chǎn)物資，合同簽訂后應(yīng)要求供應(yīng)商立即提供生產(chǎn)進(jìn)度表，內(nèi)容包括設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造、檢驗(yàn)和運(yùn)輸?shù)汝P(guān)健環(huán)節(jié)的預(yù)計(jì)開(kāi)始、結(jié)束時(shí)間，催交人員可以根據(jù)進(jìn)度表定期督促項(xiàng)目物資的交貨進(jìn)度。
如果工期落后于計(jì)劃進(jìn)度，需方可以要求供方采取優(yōu)化生產(chǎn)計(jì)劃等補(bǔ)救措施，盡可能將損失的工期奪回來(lái)，并根據(jù)需方的生產(chǎn)進(jìn)度，可以要求供方分期分批交貨，以避免或減少因延遲交貨給需方造成更大的損失。必要時(shí)，在考慮資金安全的前提下，可按雙方認(rèn)可的生產(chǎn)進(jìn)度表支付進(jìn)度款。
對(duì)于重點(diǎn)物資采購(gòu)，需方可以在合同中適當(dāng)提高延遲交貨罰款比例，提高供應(yīng)商的違約成本。
6 提前鎖定資源，積極落實(shí)保供措施
不斷強(qiáng)化采購(gòu)前期的準(zhǔn)備意識(shí)，積極與用戶(hù)、計(jì)劃部門(mén)、協(xié)調(diào)部門(mén)聯(lián)系，提前了解采購(gòu)需求，掌握生產(chǎn)單位主要物資需求進(jìn)度和訂貨狀態(tài)，如哪些是長(zhǎng)周期訂貨，哪些是市場(chǎng)緊俏物資，要做到心中有數(shù)，督促需求單位按時(shí)提報(bào)需求計(jì)劃，實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)。對(duì)常用、主要物資適當(dāng)增加備貨，在物資需求計(jì)劃落實(shí)后，要積極安排訂貨，及時(shí)與庫(kù)存單位對(duì)接，及時(shí)補(bǔ)充物資領(lǐng)用缺口，確保所需物資數(shù)量充足。
2010 年 10 月初，河南省水泥供貨陷入緊張局面。正值河南油田精蠟廠為完成汽油加氫項(xiàng)目大干 50 天，對(duì)水泥的需求量很大。該處盯緊省內(nèi)唯一還在生產(chǎn)的供應(yīng)商——中國(guó)聯(lián)合水泥公司南陽(yáng)分公司，派專(zhuān)人進(jìn)駐生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，搶占資源，盯緊裝車(chē)，確保了裝置改造工程的水泥需求，沒(méi)有出現(xiàn)“斷糧”局面。
7 質(zhì)量監(jiān)督前移，建立過(guò)程控制臺(tái)
賬質(zhì)量監(jiān)督前移，首先要同供應(yīng)商簽訂質(zhì)量控制協(xié)議，明確質(zhì)量控制雙方的權(quán)力、責(zé)任、措施和賠償規(guī)定。之后，要全程參與對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)和供應(yīng)過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控，強(qiáng)化落實(shí)質(zhì)量承諾和監(jiān)控制度，通過(guò)建立過(guò)程控制臺(tái)帳方式，對(duì)不按期到貨的供應(yīng)商嚴(yán)格按合同條款進(jìn)行處罰，并在后期的招標(biāo)采購(gòu)、資金兌付，資源分配方面不予支持。
在采購(gòu)高溫、高壓、高蝕閥門(mén)過(guò)程中，河南油田安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)閥門(mén)生產(chǎn)、供應(yīng)過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)督，并對(duì)油田使用的閥門(mén)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考核。使用單位對(duì)安裝使用的閥門(mén)登賬建檔，跟蹤質(zhì)量狀況，出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)向相關(guān)部門(mén)和供應(yīng)商反饋，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核處罰。
8 結(jié)語(yǔ)
除以上方法外，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的辦法還有很多，如做好年度采購(gòu)預(yù)算、嚴(yán)格審查訂貨合同確保合同條款的嚴(yán)密、把好采購(gòu)談判關(guān)、把好入庫(kù)驗(yàn)收關(guān)、做好市場(chǎng)調(diào)研等。這些方法都有利于采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避，并實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。
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