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企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理提高采購(gòu)水平
引導(dǎo)語(yǔ)：物資管理是企業(yè)管理活動(dòng)的重要組成部分，物資管理的關(guān)鍵是物資采購(gòu)的管理。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理提高采購(gòu)水平，希望對(duì)你有所幫助。
一、正確認(rèn)識(shí),是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購(gòu)管理水平的前提。
從企業(yè)管理層到具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)部門每一名工作人員對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認(rèn)識(shí),是保證內(nèi)部控制管理工作順利開(kāi)展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購(gòu)業(yè)務(wù)部門的工作人員要以高度的責(zé)任感,認(rèn)真履行崗位職責(zé),服從服務(wù)于采購(gòu)工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說(shuō),企業(yè)的一切管理工作,應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下;企業(yè)的一切活動(dòng),都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要。
二、制度保障,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購(gòu)管理水平的基礎(chǔ)。
建立完善的物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理制度,既是滿足提高采購(gòu)管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要;建立完善的內(nèi)部控制制度體系,通過(guò)內(nèi)部控制管理制度來(lái)規(guī)范和管理采購(gòu)程序和標(biāo)準(zhǔn),并開(kāi)展定期的評(píng)價(jià)和維護(hù),必將為采購(gòu)管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)等幾個(gè)方面提供有力的保障。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強(qiáng)化公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內(nèi)部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程均處于受控狀態(tài),確保采購(gòu)業(yè)務(wù)工作有章可循,有法可依,促進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。
三、程序合理,是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理,提高采購(gòu)管理水平的重點(diǎn)。
內(nèi)部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強(qiáng)化企業(yè)的過(guò)程管理和流程管理,因此制定嚴(yán)密合理的采購(gòu)業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購(gòu)管理水平的重點(diǎn)。包括采購(gòu)計(jì)劃方案的編制審定、供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗(yàn)收入庫(kù)、采購(gòu)付款與往來(lái)核對(duì)、采購(gòu)業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點(diǎn)。
(一)采購(gòu)計(jì)劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購(gòu)預(yù)算,其一般管理控制程序?yàn)椴少?gòu)部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要,提出物資采購(gòu)的申請(qǐng),倉(cāng)儲(chǔ)或有關(guān)部門平衡庫(kù)存后由物資管理部門編制采購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門審核后報(bào)采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)方案,采購(gòu)方案應(yīng)明確采購(gòu)的原則、采購(gòu)的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查采購(gòu)方案是否經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核,是否明確采購(gòu)物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購(gòu)方式等,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(二)供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)是采購(gòu)管理控制工作的重點(diǎn),可以使企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本降低,并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。其一般管理控制程序?yàn)椴少?gòu)部門應(yīng)根據(jù)審定的采購(gòu)方案,通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)或詢價(jià)采購(gòu)等方式確定供應(yīng)商與采購(gòu)價(jià)格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)為采購(gòu)是否經(jīng)過(guò)詢比價(jià)、有無(wú)詢比價(jià)記錄,通過(guò)招標(biāo)方式采購(gòu)的是否符合招標(biāo)管理規(guī)定,對(duì)大宗、批量、重要及特殊物資的采購(gòu)是否采取招標(biāo)方式,應(yīng)集中采購(gòu)的是否有違規(guī)自行采購(gòu)的現(xiàn)象,相關(guān)審定是否符合權(quán)限。
(三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。
這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)的合法利益。主要通過(guò)合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)資質(zhì)信用管理,建立供應(yīng)商誠(chéng)信檔案體系,降低了履約風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理,強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),減少合同履行風(fēng)險(xiǎn);通過(guò)合同會(huì)簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務(wù)流程;通過(guò)合同履行管理,加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制能力,提升公司精細(xì)管理水平;通過(guò)合同統(tǒng)計(jì)分析管理,提高公司經(jīng)營(yíng)決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門是否對(duì)合同進(jìn)行審核,簽訂的合同是否送交財(cái)會(huì)、法律等相關(guān)監(jiān)管部門。
(四)物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)。
采購(gòu)物資到貨后,物資管理部門應(yīng)組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)等部門對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)清點(diǎn),質(zhì)檢部門出具檢驗(yàn)報(bào)告,倉(cāng)儲(chǔ)部門依據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫(kù)手續(xù),編制入庫(kù)單,登記庫(kù)存明細(xì)帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫(kù)驗(yàn)收資料是否齊全,驗(yàn)收入庫(kù)是否符合不相容要求,庫(kù)存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。
(五)采購(gòu)付款與往來(lái)核對(duì)環(huán)節(jié)。
財(cái)會(huì)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購(gòu)款的支付應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同及到貨情況提出申請(qǐng),填制付款申請(qǐng)單,附齊相關(guān)單據(jù),經(jīng)采購(gòu)等部門負(fù)責(zé)人審核簽字后送財(cái)會(huì)部門審核,財(cái)會(huì)部門根據(jù)資金安排、使用計(jì)劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù),采購(gòu)款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點(diǎn)是檢查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時(shí)合理;檢查采購(gòu)款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關(guān)審批是否符合權(quán)限。
(六)分析與考核環(huán)節(jié)。
在“分析”環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門定期對(duì)計(jì)劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購(gòu)管理等情況進(jìn)行分析,并向企業(yè)有關(guān)會(huì)議報(bào)告;在“考核”環(huán)節(jié)上,企業(yè)應(yīng)建立與采購(gòu)相關(guān)的考核辦法,定期對(duì)采購(gòu)管理情況進(jìn)行考核。
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