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  • 秘書與人交談的禮儀知識

    時間:2024-09-23 05:02:51 辦公文秘 我要投稿
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    秘書與人交談的禮儀知識

      秘書在交談時的表現(xiàn),不但是其工作能力、待人接物態(tài)度的體現(xiàn),也是展示個人魅力與風采的方式之一。小編帶來的秘書與人交談的禮儀知識。

    秘書與人交談的禮儀知識

      交談的態(tài)度

      在與人交談時應(yīng)當體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹慎、主動熱情的基本態(tài)度,而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。

      一、要表情自然

      第一,專注。交談時目光應(yīng)當專注,或注視對方,或凝神思考,從而和諧地與交談進程相配合。眼珠一動不動,眼神呆滯,甚至直愣愣地盯視對方,都是極不禮貌的。目光東游西走,四處“掃瞄”,漫無邊際,則是對對方不屑一顧的失禮之舉,也是不可取的。如果是多人交談,就應(yīng)該不時地用目光與眾人交流,以表示彼此是平等的。

      第二,配合。交談時可適當運用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化,來表達自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑,從而表明自己的專注之情,使交談順利進行。

      第三,協(xié)調(diào)。交談時的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級領(lǐng)導談話,應(yīng)恭敬而大方;與客人談話,則應(yīng)親切而自然。

      二、要說話禮貌

      第一,注意語音。與人進行交談時,尤其是在大庭廣眾之下,必須有意識地壓低自己說話時的音量。最佳的說話聲音標準是,只要交談對象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣,不僅有礙于他人,而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。

      第二,注意語態(tài)。與人交談時,在神態(tài)上要既親切友善,又舒展自如、不卑不亢。自己說話時,要恭敬有禮,切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當別人講話時,則要洗耳恭聽,最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。

      第三,注意語氣。在與別人交談時,秘書的語氣應(yīng)當和藹可親,一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些,講話的音量低一些,講話的語調(diào)抑揚頓挫一些。在交談時既不要表現(xiàn)得居高臨下,也不宜在語氣上刻意奉迎,故意討好對方,令對方反感。同時,在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

      第四,注意語速。在交談之中,語速應(yīng)保持相對的穩(wěn)定,既快慢適宜,舒張有度,又在一定時間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢,會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺,是應(yīng)當力戒的。

      三、要舉止得體

      第一,善于運用舉止傳遞信息。例如,發(fā)言者可用手勢來補充說明其所闡述的具體事由,適度的舉止既可表達敬人之意,又有助于雙方的溝通和交流。

      第二,避免過分或多余的動作。與人交談時可有動作,但動作不可過大,更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達敬人之意,切勿在談話時左顧右盼,或是雙手置于腦后,或是高架“二郎腿”,甚至修指甲、挖耳朵等。交談時應(yīng)盡量避免打哈欠,如果實在忍不住,也應(yīng)側(cè)頭掩口,并向他人致歉。尤其應(yīng)當注意的是,不要在交談時以手指指人,否則就有污蔑之意。

      四、要遵守慣例

      秘書在交談時往往還能夠通過一些細節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度,在這些細節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。

      第一,注意傾聽。秘書在交談時務(wù)必要認真聆聽對方的發(fā)言,以表情舉止予以配合,從而表達自己的敬意,并為積極融入到交談中去做最充分的準備。切不可追求“獨角戲”,對他人發(fā)言不聞不問,甚至隨意打斷對方的發(fā)言。

      第二,謹慎插話。交談中不應(yīng)當隨便打斷別人說話,要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實想要插話,應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩Σ黄,我插一句行?”所插之言亦不可冗長,一句兩句點到為止即可,不能接過話茬就開始長篇大論,完全不顧及對方的感受,也不管對方是否已經(jīng)闡述完畢。

      第三,重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程,需要各方的積極參與。因此在交談時切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時要給其他人發(fā)表意見的機會,別人說話時自己則要適時發(fā)表個人看法,互動式地促進交談進行。同時,要以交談各方都共同感興趣的話題為中心,并利用雙方均能接受的方式進行。若發(fā)現(xiàn)話不投機,需及時調(diào)整話題。

      第四,禮讓對方。在與他人進行交談時,不要以自我為中心,而忽略了對對方的尊重。正常情況下,在談話中不要隨便否定對方或是質(zhì)疑對方,不要動輒插嘴、抬杠,不要一人獨霸“講壇”,或者一言不發(fā)、有意冷場。

      第五,委婉表達。在陳述自己的見解時,應(yīng)該力求和緩、中聽,不僅要善解人意,而且要留有余地。即使是提出建議或忠告,也可以采用設(shè)問句,最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時候,都不要強人所難。

      交談的語言

      語言運用是否準確恰當,直接影響著交談能否順利進行。所以,在交談中尤其要注意語言的使用問題。

      一、要通俗易懂

      第一,說普通話。在日常工作中,秘書應(yīng)該自覺使用普通話,不要使用別人聽不懂的方言或土語。

      第二,說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話,切不可滿口“之乎者也”,濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時,要以務(wù)實為本,應(yīng)當通俗活潑、生動形象、淺顯易懂,猶如家常話一般。

      第三,說通俗話。在與普通群眾交談時,為了避免自己談話時語言枯燥乏味,應(yīng)充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素,努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明,所說的話應(yīng)力求平易通俗,以利于溝通交流。如果“官話”連篇,不僅有礙信息的傳達,而且容易脫離群眾。

      二、要掌握口語

      第一,機動靈活。在交談過程中隨時對自己所運用的口語具體內(nèi)容與形式進行適度的調(diào)整。從表面上來看,口語大都顯得語句簡短,結(jié)構(gòu)松散,多有省略之處。有時,它甚至會出現(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性,這些問題往往瑕不掩瑜,反而更能顯示口語生動活潑的特性。

      第二,簡明扼要。一方面要求發(fā)音標準,吐字清晰;另一方面則要求所說之話含義明確,不可模棱兩可產(chǎn)生歧義,以免造成不必要的誤會。

      三、要文明禮貌

      第一,要盡量使用尊稱,并善于使用一些約定俗成的禮貌用語,如“您”“謝謝”“對不起”等。

      第二,要多使用文明用語,在語言的選擇和使用之中,應(yīng)當既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實際態(tài)度,又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。

      第三,在交談時不可意氣用事,以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷,也不可夜郎自大,處處賣弄才識指正別人。

      第四,交談中應(yīng)當盡量避免某些不文雅的語句和說法,對于不宜明言的一些事情,可以盡量用委婉的詞句來表達,多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時,可以說:“對不起,我去一下洗手間。”或者說:“不好意思,我去打個電話!

      交談的內(nèi)容

      交談內(nèi)容的選擇,應(yīng)遵守一定的原則。

      一、要切合語境

      第一,交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時間、地點與場合相對應(yīng),否則就有可能出錯。

      第二,交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國的法律法規(guī),并與單位和領(lǐng)導保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導唱反調(diào),切勿泄露本單位的機密。

      二、要因人而異

      在交談時要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作,因此秘書在選擇交談內(nèi)容時,就應(yīng)當為談話對象著想,根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。

      三、要回避禁忌

      秘書在與別人交談時,應(yīng)當把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制,不要引起對方的不快,不可一言不發(fā),不可沒完沒了。不可諷刺挖苦,不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌,千萬不要犯忌,不宜對自己的單位或領(lǐng)導橫加非議,必須時刻維護單位的聲譽,絕對不能對自己的領(lǐng)導、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對方單位內(nèi)部事務(wù),不要涉及對方弱點與短處。同時,如果雙方不是十分熟識,也不要涉及對方的個人隱私,如年齡、收入等。

      交談的方式

      與他人交談,既要注意具體內(nèi)容,又要注意表達方式?筛鶕(jù)不同的情況,采取以下幾種不同的談話方式。

      一是擴展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

      二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點以后,在適當?shù)臅r刻,以適當?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M行插話,來發(fā)表自己就此問題的主要看法。

      三是傾瀉式。指在談話時對對方毫無保留,將自己的全部想法都全盤托出,也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。

      四是靜聽式。指與別人進行談話時,自己主要是洗耳恭聽。

      五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動幫助不善表達的另一方,在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導、支持、鼓勵,以幫助對方在談話中得以采用恰當?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。

      六是跳躍式。指在交談過程中,某一話題在無人呼應(yīng)時,為避免談話者感到尷尬,或者是談話出現(xiàn)冷場,因而跳出原先談?wù)摰姆秶D(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。

      秘書交談禮儀

      (一)、寒喧與敬語

      音樂始于序曲,交談起于寒喧。寒喧不僅是一種必不可少的客套,而且可以為交談作情緒情感的鋪墊。敬語,不僅可以表現(xiàn)使用者的修養(yǎng)、風度,而且可以為交談的友好發(fā)展增添催化、促進的因子。

      問候寒喧暖人心,問候寒喧是交談的導入階段,是交談的第一禮儀程序。

      問候也好,寒暄也罷,本身并無多少實際意義,主要是在交談時具有情感導入色彩。問候寒暄可以打破陌生雙方的界限,縮短熟人之間的情感距離,導出交談?wù)咧g的交談話題。因此,有人把它稱作人際關(guān)系發(fā)生、發(fā)展的起點,是頗為準確的。

      (1)、中國傳統(tǒng)的問候寒喧用語比較復(fù)雜些。常見的有以下幾種方式:

      1.問候語的內(nèi)容是與吃喝拉撒睡有關(guān)的。比如;“你吃了嗎?”您吃好了?”還沒歇著啦?”……等等,一天之中的絕大多數(shù)時間都可以使用此類問候語。

      2.問候語是與問候?qū)ο笳谶M行的活動有關(guān)。例如:“您上班去呀?”“您正在吃飯?”您出去呀?”等等。這類問候語有點“明知故問”的味道。

      3.問候語是與了解對方的行動目的有關(guān)的,如:“您干什么去?”對這樣的問候,答話者既可如實相告,也可隨便答上一句“我出去一下”之類的話。

      4.問候語是與夸耀對方有關(guān)的,如:“小王,你穿這身衣服顯得特別英俊!

      5.問候語是不具體涉及交談雙方的,如:“這天可真好?”,“電影院里空氣真差。”這樣一些比較具體、復(fù)雜、略顯得羅嗦的問候語,在過去人們生活節(jié)奏比較緩慢,人際接觸比較單一、穩(wěn)固的情況下,曾產(chǎn)生過很好的演禮效果,今后也將繼續(xù)存在,繼續(xù)發(fā)揮它們的作用。

      隨著時代的發(fā)展,各種事物和現(xiàn)象都在發(fā)生著迅速而微妙的變化。問候語的發(fā)展隨著人們的生活節(jié)奏的加快,日益變得簡捷、抽象,F(xiàn)在,公眾場合最常見的問候語和答謝語都只有兩個字“你好!”。它適應(yīng)于在一切場合,各種情景下,在各色人物之間使用。在文化人中,更有用英美人打招呼時用的“Hi—”以取代“你好”的勢頭。

      當然,如果是雙方要停下來交談,問候語也可能比較具體。比如,“好久不見,你近來怎樣?”“你走以后,我們好想你喲。”來這里多長時間啦?還住得慣嗎?”好久沒來了,你覺得我們這里有什么變化?”等等。

      寒暄語越是具體,越應(yīng)考慮交往環(huán)境,交往對象與交往目的,使形式能為內(nèi)容服務(wù)。也就是說,不應(yīng)當將上述寒喧用語到處亂套,對不同的人應(yīng)使用不同的問候寒暄語。比如,對頭上長有瘡疤來作客的人,就不能用,“你們家的燈光真亮”作為寒喧語。

      中國人過去見面,喜歡用“你又長胖了”作為恭維話、問候語,F(xiàn)在恐怕用在小姐們面前就不會有好效果了。同樣,在西方人眼中,只有窮人因無錢長時間參加旅游,日光浴等健身活動,才會發(fā)白、發(fā)胖。因此,面對西方人也不應(yīng)用“你又白又胖”作為問候語。

      西方小姐在聽到人家用“你看上去真迷人!”,“你真是太美了!”等向她們問候時,她們會很興奮,并會很禮貌地以“謝謝”作答。但倘若在中國小姐面前使用這句話就應(yīng)特別慎重了,弄不好有人會覺得你品行不端、心術(shù)不正。不過,幾乎無論在世界的任何地方,與男性比起來,女性更希望得到別人的贊美。如果男性在寒暄時用誠懇、恰當?shù)恼Z言,贊美女性的風度、儀態(tài)、談吐等,她們會受寵若驚。在與女性交談時,切不可貿(mào)然打聽對方年齡、體重以及婚姻狀況等。

      到不同地方須使用不同的寒暄語,才會有好的效果。比如,當你進入一間裝有空調(diào),鋪設(shè)地毯,四周金碧輝煌的辦公室時,可以說:“你們的辦公室真是富麗堂皇,舒適典雅!边@樣,主人也許會很興奮。但倘若你到一間只有五十年代的木制書桌、水泥地板、白熾吊燈、四壁空空的辦公室也這樣說,主人就會覺得你不是過于虛浮,就是刻意挖苦,因而會很反感的。

      總之,只有適度的問候與寒暄才能引起交際雙方的交談興趣與欲望,才能活躍交談氣氛,使交談友好、親切地進行下去。

      (2)、常用敬語顯風度

      人際感情能否溝通,關(guān)鍵取決于交際者的談吐,取決于交際者用什么方式、什么感情交談。美國前哈佛大學校長伊立特曾經(jīng)說過:“在造就一個有教養(yǎng)的人的教育中,有一種訓練必不可少。那就是,優(yōu)美、高雅的談吐!本凑Z是構(gòu)成文雅談吐的重要組成部分,是展示談話人風度與魅力必不可少的基本要素之一。使用敬語,是尊人與尊己相統(tǒng)一的重要手段。

      敬語,特別是常用敬語,主要在以下幾個場景使用:

      1.相見道好。人們彼此相見時,開口問候:“您好!”“早上好”。在這里一個詞至少向?qū)Ψ絺鬟_了三個意思:表示尊重,顯示親切,給予友情。同時也顯示了自己三個特點:有教養(yǎng)、有風度、有禮貌。

      2.偏勞道謝。在對方給與幫助、支持、關(guān)照,尊重、夸獎之后,最簡潔、及時而有效的回應(yīng)就是由衷地說一聲“謝謝”。

      3.托事道請。人生在世,不可能“萬事不求人”。有求于他人時,言語中冠以“請”字,會贏得對方理解、支持。

      4.失禮致歉,F(xiàn)代社會,人際接觸日益頻繁,無論你多么謹慎,也難免有失禮于你的親友、鄰里、同事或其他人的時候。但倘若你在這類事情發(fā)生之后能及時真誠地說一聲“對不起”,“打擾您了”,就會使對方趨怒的情緒得到緩解,化干戈為玉帛。

      除了以上四大類外,生活中還有許多敬語可展現(xiàn)社交人員的風度與魅力。如,拜托語言:“請多關(guān)照”、“承蒙關(guān)照”、“拜托”等;慰問語言:“辛苦了”、“您受累了”等;贊賞語言:“太好了!”、“真讓我高興”;同情語言:“真難為你了”、“您太苦了”等;掛念語言:“你現(xiàn)在還好嗎?生活愉快嗎?”;祝福語言:“上帝保佑”、“阿彌陀佛”、“一路順風”等。

      又如:與人初次見面時可說“久仰”;很久未見可用“久違”;等侯客人用“恭侯”;請人勿送說“留步”;陪伴朋友用“奉陪”;中途先走用“失陪”;請人批評用“指教”;求人原諒用“包涵”;請給方便用“借光”;求人指教用“賜教”;向人道賀用“恭喜”;看望別人用“拜訪”;賓客來訪用“光臨”;贊賞見解用“高見”;歡迎消費用“光顧”;老人年歲用“高壽”;小姐年齡用“芳齡”;他人來信稱“惠書”等等,都可以歸為敬語范圍。

      (二)、談話技巧

      語言是雙方信息溝通的橋梁,是雙方思想感情交流的渠道,語言交流在人際交往中占據(jù)著最重要的位置,作為一種表達方式,語言交流首先隨時間、場合、對象的不同,而表達出各種各樣的信息和豐富多彩的思想感情。

      (1)、選擇適當?shù)膬?nèi)容

      1.話題應(yīng)量避開一些不宜在友好交談中出現(xiàn)的事情,也應(yīng)該避免涉及個人隱私等方面的問題。

      2.話題應(yīng)盡量符合交談雙方的年齡、職業(yè)、性格、心理特征。

      3.交談中對方顯得無禮時要寬容克制,不能以眼對眼,以牙還牙,出言不遜,惡語傷人;也不可斥責、譏諷對方?赡軙r可以好言相勸,使對方冷靜;或者轉(zhuǎn)移話題,討論一些輕松的東西;也可暫時中止一下說話,待對方情緒穩(wěn)定后再尋找新的話題。

      4.注意在已有的話題中尋找大家有興趣的細節(jié)作為新話題,使談話更具創(chuàng)新和吸引力,能保持談話始終在趣味盎然的氛圍中進行。此外,說話中一般不要使用對方不懂的語言,如方言、土語或外語。由于使用什么樣的語言也是一種情感信息,因此,應(yīng)盡量用與對方一致的語言交談,如果對方講普通話,就盡量使用普通話與之交談。

      還有,交談中應(yīng)注意根據(jù)對象選擇不同的表達方式,例如:對待普通市民適宜用通俗易懂、用最接近生活的日常語言與之交談,而不宜用深刻的哲理性的語言,或者枯燥生硬的邏輯推理;對待學問較高深的人適宜用提綱挈領(lǐng)、邏輯嚴密的方式進行交談,而不宜用簡單無聊、雜亂無章的語言進行交談。

      (2)、語氣忌生冷

      以下的A和B表達的其實是一種意思,但讓人聽起來,感受卻有天淵之別。

      A:就這么決定!你說什么也不能動搖我的想法!

      B:你所說的固然也有道理,但我真的已經(jīng)決定了。

      A:你覺得這樣不好!那你說出更好的來!說呀!

      B:這樣也許不是最好,但我實在想不出更好的辦法來,也許你有?

      這樣的例子實在是舉不勝舉。沒有人喜歡聽到A組的談話方式,那種咄咄逼人的語氣只會令人感到厭惡。但捫心自問,我們在生活和工作中,有沒有常對身邊人和工作同事用這樣一種語氣說過話呢?當然有!即使我們自己當時不察覺或過后已忘記,但對方一定會深深記得,因為,這種逼人之語,是一種“傷害性語言”。被這種語言刺傷過的人,是不會輕易忘記的。

      有位企業(yè)家在接受記者采訪時,說過這樣一件事:我的成功得自于一位素不相識的人。當時,20歲的我摸進一家大企業(yè)想應(yīng)聘推銷員一職,主考的人將我上下打量一遍,漫不經(jīng)心地說:這位置不適合你!看你的樣子就知道你不行。我據(jù)理力爭,他又說:你說你可以,那好!說出你可以的根據(jù)來。說啊!你怎么不說啊!之后,是幾聲冷笑。我覺得他的話像一把刀插入我的心臟。從那一刻,我發(fā)誓,我遲早要“吃”掉這個公司!這位企業(yè)家在10年后成功收購了當年令他蒙受恥辱的公司。他特地將那個羞辱他的主考官叫到跟前,可惜的是,那個人根本不記得曾有過這樣一件事!這充分可以說明言者無心,而聽者有意的道理。

      因此,我們應(yīng)時時檢討自己的談話方式及語氣,萬不能得罪了人自己還不知道。當我們惱怒時,心緒不寧時,失望時……切勿將心情注人語言,否則,一定會得不償失。

      (3)、不要用把握不準的辭句

      在一家大企業(yè)的來年工作計劃決策會議上,一位中級職務(wù)的管理者引起了高層注意。但見他舉止端正,措辭得當,尤其是他的幾點“補充建議”更是令到會者心悅誠服。大家給他以熱烈的掌聲,他謙恭地說:“拋磚引玉之談,謝謝大家厚愛。不過最后幾點建議確實有一定的可行性,尤其是其中關(guān)于……,我覺得這同三十六計中的“掩耳盜鈴”之計有異曲同工之妙……”會場死一般地沉默,接著傳出幾聲竊笑。決策者的臉上露出失望,很顯然,這個發(fā)言者的“掩耳盜鈴”四個字完全用錯了地方!他在根本拿不準三十六計及掩耳盜鈴這個成語的情況下而“冒險”使用,當然會令別人覺得他淺薄無知而發(fā)出竊笑。一般來說,使用拿不準的辭句是一種“冒險”,僥幸撞對了,當然好得很;若用錯地方,則只會貽笑大方。

      其實,漢文化浩如煙海,漢語中有太多太多的辭句可供選擇。我們實在沒有必要去冒險使用自己拿不準的辭句。如果實在喜歡某句話,不妨回家查閱辭典,拿準了再用也不遲。對那些自己覺得似懂非懂,似是而非的辭句,千萬不要隨便在社交場合“拋出”,弄不好,會讓人當成笑柄呢。

      (4)、加強文學素養(yǎng)

      談話,是人類社會生活中的一項主要內(nèi)容。每個人都要與人談話,談人生、談理想、談生老病死、談世事百態(tài), ……活著,就要說話。在社交場合,那些談吐得體、斯文大方的人士往往倍受歡迎;而那些辭不達意,期期艾艾半天也說不出一句“妙語”之人則常遭冷落。那么,為什么有些人能夠字字珠璣,句句錦繡呢?這其中有什么“訣竅”呢?其實,歸根到底一句話:腹有詩書言自妙。一個學識深厚,修養(yǎng)良好的人,必然一舉一動都透著種“書卷氣”,他的語言也自然是幽默風趣而又不失哲理的。相反,那些胸無點墨的人,他是無論如何也不會出口成章,妙語如珠的。

      因此,一個人談話水平的高低取決于他的文化素養(yǎng)。文化素養(yǎng)高,談話水平當然高;文化素養(yǎng)低,那當然說不出什么“東西”了。所以,一個人若想在社交場所中出口成章,大放異彩,首先要做的是:加強和提高文化素養(yǎng)。

      除了多抽出些時間看書外,還應(yīng)多注意收聽廣播,觀看影視劇,有意識地提高自己的談話“擋次”。書籍,是最基本的“語言營養(yǎng)”,所謂“開卷有益”,不管是什么書,只要你用心去讀去體會,一定能從中汲取到有益的東西,這對提高一個人的談話水平,起著決定性的作用。

      (5)、恭維的方法

      在與人交往中,適當?shù)毓ЬS與贊美可令對方無限喜悅。所以有人說:恭維是談話的潤滑劑。這話十分傳神貼切。說恭維話,最根本的一點是要真誠。真誠而恰到好處的恭維,一定可以打動對方的心。若是毫無誠意地胡亂恭維,則只會令人尷尬和反感。

      恭維還要有“尺度”,在切合實際的情況下小小地夸張一些不妨;若是天花亂墜,硬要將一個花甲老人說成“矯健青年”,或者將一個工作平平者說成“業(yè)績杰出”,那所產(chǎn)生的,只能是反效果。因此,恭維要適可而止,恰到好處。多用濫用只會令其流于形式、流于虛偽。

      (6)、要“舍得”調(diào)侃自己

      調(diào)侃別人,每個人都有過,但調(diào)侃自己呢!卻是有相當多的人不“舍得”。為什么呢?調(diào)侃,可以說是一種善意的嘲諷,往往是從對方的不足或缺點“下手”。比如有人忘性大,朋友常會調(diào)侃他:“小王,怪不得今天遲到,是把上班這事給忘了吧?”又或者“這東西還是我拿吧,你拿我不放心,上次你連自己都給弄丟了……”

      調(diào)侃別人,當然是順口談笑,容易極了。但調(diào)侃自己,換言之叫“自嘲”,則人們往往不喜歡如此。其實,適時地自嘲,可以化解尷尬,活潑氣氛。

      例如,某君肥胖,有次去友人家中赴宴,剛落坐便聽得“喀喀”兩聲—友人的餐椅從中折斷。友人只是搓著雙手,連說對不起,別在意等。某君卻笑道,小港灣哪泊得下萬噸巨輪,下次請我吃飯,可得訂做一張鐵皮椅子。一場尷尬由此化解。

      調(diào)侃自己,可令對方減少心理壓力,拉近距離;但也要分時間和場合,一般來說,在比較熟悉的朋友當中偶爾“自嘲”,會給人一種坦誠的好印象。

      對于初識,應(yīng)盡量不要調(diào)侃自己和對方。

      有一點應(yīng)該記住,那就是無論是與新交相會,還是與故友重逢,談話的“重點”都應(yīng)放在對方身上,比如:“你身體好嗎?怎么保養(yǎng)的?”“你的工作順利吧?近來有什么業(yè)績!”“記得你喜歡旅游,最近是不是又去瀟灑走一回了?講來聽聽!”這種問話,一定會勾起對方的談話興趣,他講完之后,自會問“你呢?”這時,你再將自己的狀況說出,會令對方記得更牢。

      對于自己,不要說得太多,尤其是有些你自以為很嚴重其實卻很瑣碎無聊的事情。因為這對于別人是毫不相關(guān)的事情。

      要想談話愉快,不妨在談話中多用“你”,而少用“我”。試試看,一定會有好效果。

      (7)、藝術(shù)地表達“歧見”

      歧見,即不同意見。在表達不同意見時,最忌諱一開始就全盤否定對方,那樣做等于是將對方逼到了你的對立面,兩個對立的人,又怎能達成一致的見解呢?

      一般來說,最基本的表達歧見的藝術(shù)方法是:先肯定—后提出疑問—再推出自己的見解。

      (8)、委婉地糾正他人的錯誤

      人非圣賢,誰能無過呢。每個人的一生中都無可避免地會犯下這樣或那樣的錯誤。談話同做人一樣,誰都不可能洋洋萬言,行云流水而毫無差錯。

      那么在社交場合,當你發(fā)現(xiàn)對方言語有誤時,該如何糾正呢?

      首先要看當時在場各位的反應(yīng),如果大家都沒有聽出“問題”而談話者又談興正濃,那么你千萬不要急于糾正可以等談話結(jié)束后,再悄悄地指出對方的錯誤。如果每個人都發(fā)現(xiàn)了“問題”卻無人敢于糾正,那你可以寫一張小紙條傳給談話者,將他的錯誤寫出來告訴他,他自然會懂得如何“自我糾正”。

      如果談話時只有你與對方兩個人,而你們又不是很熟悉,你當然不便直接糾正他的錯誤。這時,你可以使用“重復(fù)糾錯法”,即有意識地重復(fù)他說錯的部分,在重復(fù)時當然是用正確的發(fā)音或措辭,這樣,他自然會心照不宣地接受你的“正確信號”,從而改正錯誤。

      如果是親朋好友說錯了話,你可以當即委婉地指出,而不采用旁敲側(cè)擊的方法。總之,在糾正別人的錯誤時,切忌采用說教和命令式的口氣。溫和委婉的態(tài)度,才是糾正別人錯誤的“最有效武器”。

      (9)、善用幽默

      幽默是智慧、愛心和靈感的結(jié)晶,是一個人良好修養(yǎng)的表現(xiàn)。日本心理學家多湖輝把幽默稱作“語言的酵母”。創(chuàng)造出幽默就是創(chuàng)造出歡樂。

      幽默能表現(xiàn)說話者的風度、素養(yǎng),使人在忍俊不禁之中,借助輕松活潑的氣氛贏得對方的好感,完成公關(guān)任務(wù)。

      幽默是一種高深的說話藝術(shù)手段。運用得當,能為你的談話錦上添花,叫人輕松之余又深覺難忘;反之,則會弄巧成拙,叫人哭笑不得,很是無聊。

      在社交場合,幽默可以迅速地消除人與人之間的陌生感,也可以助你增添魅力。一般來說,幽默是將生活中的各種令人煩惱的問題以輕松詼諧的語言表達出來。如果想在社交生活中給人留下良好的印象,就得運用幽默力量。

      在運用幽默時,一定要表情自然輕松,只有這樣,你才能將幽默的輕松氣息“感染”到身邊每個人。記住,一個看來滿面愁容或神情抑郁的人,是不可能真正地發(fā)揮幽默的魅力的。

      幽默的人生,是樂趣無窮的。所以,學會和善于運用幽默,會令我們的社交生活更為豐富和快樂。

      需要注意的是,幽默既不是毫無意義的插科打渾,也不是沒有分寸的賣關(guān)子,耍嘴皮,幽默要在人情人理之中,引人發(fā)笑,給人啟迪,就需要一定的素質(zhì)和修養(yǎng)。

      從幽默的功效來說,其形式有多種。既有愉悅式幽默,哲理式幽默,還有解嘲式幽默,譏諷式幽默。為了達到幽默的禮儀效果,對同志朋友宜多用愉悅式幽默和哲理性幽默;對待自我,對待友人也可以根據(jù)情況適當運用解嘲式幽默;對待敵人、惡人則要用諷刺性幽默,以便在用幽默譏諷,鞭撻對方的同時,給周圍的同事、朋友以愉快。

      幽默的使用也要具體情況具體分析,尤其是對于長輩、女性、初次相識的人,幽默一定要慎用。同時,幽默要注意“度”,一旦過了頭,就可能被對方誤解為取笑與譏諷,不僅不能演禮,而且簡直就是無禮了

      (10)、善用情感

      德國哲人黑格爾曾經(jīng)說過;“同樣一句話,從不同人嘴里說出來,具有不同的含義!逼鋵崳痪湓挘词故菑耐粋人嘴里說出來,也可能因為音強、音調(diào)、音質(zhì)的不同,面部表情有異,而帶有不同的含義,給人以不同的感覺。所以,要在說話中全面表現(xiàn)友好,除了說話內(nèi)容以外,還要控制聲調(diào)、表情等因素;除了有聲語言外,還要借助無聲語言。例如,拿托事道請的“請”字來說,如果說請字時,語調(diào)先低后高,帶有起伏不穩(wěn)的拖腔,眼瞼下垂,臉往上支,就給人以酸溜溜的感覺;這樣的“請”,多半是在無可奈何的情況下,或者是要譏諷對方的時候而說的。如果說話語調(diào)短促有力,表情緊張,兩眼直視,則給人以命令的印象;這樣的“請”,大多是在上級對下級或者是要顯示居高臨下的地位時說出來的。只有在說話時語調(diào)平穩(wěn),音強適中,音質(zhì)柔和飽滿,表情輕松自然,面帶微笑,才給人以客氣、禮貌的感覺。

      七十年代,美國心理學家阿爾培特,曾經(jīng)通過研究,給友好合禮的談話下了一個定義,立了一個公式,他認為:“談話的友好=7%的說話內(nèi)容+38%的聲調(diào)+55%的表情”。通過他的這一公式,我們不難看出,談話中的副語言,以及表情的重要性。意大利著名的悲劇家羅西有一次應(yīng)邀為外賓表演,他在臺上用意大利語念起一段臺詞,盡管外賓聽不懂他念的是什么內(nèi)容,但卻為他那滿臉辛酸,凄涼、悲愴的語音、聲調(diào)、表情所感染,大家禁不住淚如泉涌。當羅西表演結(jié)束后,翻譯解釋說,剛才羅西念的根本不是什么臺詞,而是大家面前桌子上的菜單!

      在社會交往場合,有的人總是力圖用語言來掩飾自己的真情實感,他們的語音、語調(diào)、語速、姿勢、表情、動作等等這些無聲的東西又將他們的真實心態(tài)暴露無遺,甚至即使他們的嘴保持緘默,他們的眼睛也往往會多嘴多舌。

      當然對于一個訓練有素的人來說,聲調(diào)表情等是可以自己控制的,他們可以用此來調(diào)控自己的外在表現(xiàn),給人以假象。對于這種情況,公關(guān)人員應(yīng)多加注意,綜合觀察,綜合分析,去偽存真,由表及里。

      即使是普通的人,聲音、語調(diào)等東西也有可塑性和穩(wěn)定性,也需要多加思考,才能作出準確的判斷。例如:說話速度很快,可能是因為緊張,也可能是因為精力充沛;說話速度緩慢,可能是因為老成,也可能是沒有興致,或者力不從心;說話音量大,可能是身體好,中氣足,也可能是因為激動,憤怒;說話結(jié)結(jié)巴巴,語無倫次,可能是因為缺乏自信,也可能是因為言不由衷;說話痛痛快快,無停無頓,可能是因為坦誠真實,也可能是在毫無根據(jù)地胡編亂造。

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